Qué es la gestión de proyectos: metodología y herramientas

Es posible que te hayas planteado hacer algún cambio en la forma de trabajar de tu empresa. Quizás has notado que hay cosas que no funcionan y has pensado en reorganizar el funcionamiento de algunas áreas.

Por supuesto, siempre es buena idea corregir lo que no funciona. Pero hay tendencias muy difíciles de cambiar. Sin un plan elaborado es probable que no logres alcanzar tus objetivos.

Hoy queremos hablarte de una herramienta que sin duda te resultará muy útil para lograr esa transformación con eficacia: la gestión de proyectos.

¿Sabes en qué consiste? ¿Quieres conocer qué beneficios aporta y cómo puedes aplicarla? ¡Continúa leyendo! En las próximas líneas te lo explicamos.

¿Qué es la gestión de proyectos?

Para comprender el concepto de gestión de proyectos, lo primero que tienes que conocer es qué se entiende por proyecto en el entorno empresarial. La explicación es muy sencilla: un proyecto no es más que la suma de acciones que sirve para desarrollar una idea de negocio. No olvides, en cualquier caso, que esa idea ha de tener viabilidad comercial y financiera, y también ha de responder a una visión tanto corto como a medio y largo plazo.

En este sentido, prácticamente cualquier cosa que haga tu empresa, desde optimizar un proceso interno hasta ejecutar un trabajo externo que encargue un cliente, puede considerarse un proyecto. Por eso los proyectos son una parte fundamental de la actividad cotidiana de una compañía, y garantizar su éxito es imprescindible para que todo vaya bien.

Sabiendo esto, es fácil entender que la gestión de proyectos son las metodologías necesarias para planificar y dirigir los distintos procesos incluidos en un proyecto. Es decir, todas las operaciones y acciones diseñadas específicamente para lograr el objetivo de desarrollar esa idea.

La gestión de proyectos se basa en establecer, ejecutar y vigilar el cumplimiento de logros específicos, alcanzables, medibles y realistas que lleven a cumplir tareas útiles para la organización. Esto se hace con tres objetivos siempre en mente:

• Controlar el inicio y la evolución de un proyecto.
• Detectar problemas que puedan surgir y encontrar maneras de resolverlos.
• Conducir hacia la finalización y aprobación definitiva del proyecto.

Ventajas de la gestión de proyectos

La gestión de proyectos aportará una serie de aspectos positivos que ayudarán a tu empresa a progresar:

• Maximiza la capacidad operativa de la compañía. Al gestionar los proyectos se consigue aumentar la eficiencia del trabajo cotidiano, ya que todas las tareas están ajustadas para incrementar su productividad. Además, se fomenta la comunicación entre las distintas áreas de la compañía, propiciando que todos los miembros de tu organización sepan con todo detalle cuál es su responsabilidad y puedan centrarse en ella. Todo esto se traduce en una reducción tanto de tiempos necesarios para cumplir las tareas como de costes asociados.
• Coordina los recursos. Esta mejora de la comunicación puede ayudar, por ejemplo, a que las distintas áreas de la empresa que trabajen con un mismo proveedor compaginen su actividad, haciéndola más eficaz.
• Da una visión de conjunto de la empresa. Se puede transferir conocimiento entre los distintos departamentos, evitando que actúen de forma independiente. Con esto se logra conocer la capacidad real del equipo de trabajo, además de identificar más rápidamente las debilidades y riesgos para posibilitar su corrección, y de permitir dar prioridad a las áreas que más lo necesiten.
• Permite reaccionar más rápido ante demandas cambiantes, debido a que facilita la fluidez en el trabajo cotidiano.
• Aporta un punto de vista enfocado en el cliente, ya que el objetivo último del proyecto es cubrir una necesidad específica que este tenga, en la medida en que es el que aporta recursos económicos a tu empresa. De esta manera se consigue mejorar la calidad, ya que tu producto o servicio tendrá que adecuarse a las demandas de tus consumidores.
• Facilita el aprendizaje del pasado. Con la gestión de proyectos se va acumulando conocimiento sobre la manera adecuada de desarrollar determinada tarea, lo que permite estandarizar algunos procesos. De esta manera se hace más fácil, rápida y barata su repetición futura.
• Evita riesgos. Un proyecto bien gestionado reduce al mínimo la posibilidad de fallos y errores que supongan sobrecostes.
• Mejora la imagen de la compañía. Como la gestión de proyectos repercute en un servicio más eficaz, transmite una imagen de profesionalidad, competencia y seriedad que puede ser muy útil para que aumentes el valor de tu marca.

Todos estos motivos justifican que la gestión de proyectos tenga gran importancia en la organización corporativa actual, aunque haya muchas empresas que todavía no la tengan en cuenta. Pero cuando vayas a implementar esta estrategia en tu empresa, debes tener en cuenta que no hay una sola manera.

Tipos de gestión de proyectos

Existen numerosas metodologías a la hora de aplicar la gestión de proyectos. Cuál elegir dependerá de las características y necesidades concretas de tu empresa. A continuación te presentamos algunas de las más populares:

• Secuencial tradicional. Se basa en ir completando las fases del proyecto por orden, sin empezar la siguiente hasta que no se ha completado la anterior. De esta manera se va generando un documento de control en el que se puede ir verificando el cumplimiento de los objetivos previstos. La principal ventaja es que, precisamente, facilita la vigilancia por parte de los encargados de asegurarse de que cada fase se cumpla. Como inconveniente, es demasiado rígida y si en algún momento se encuentra un error previo, es casi inevitable volver a empezar desde el principio.
• Metodología agile: Significa “ágil” en inglés, y su nombre deriva de que no es una metodología estricta, en el sentido de que los requisitos que va presentando la organización y las soluciones propuestas no son constantes, sino que pueden ir cambiando con el tiempo a medida que se va comprobando su eficacia. Reduce el tiempo de planificación y es más flexible, aunque puede derivar en sobrecostes en el presupuesto y no genera demasiada documentación que sea útil en el futuro.
• Gestión de cambio. Las metodologías de gestión de proyectos que se basan en esta tendencia se centran en planificar los riesgos en tomar el control cuando estos cambios se producen. Algunas de las más conocidas son Event Chain Methodology y Extreme Project Management.
• Metodologías basadas en el proceso. Son métodos que enfocan el trabajo como un conjunto de procesos interconectados, buscando objetivos concretos para todos ellos. Por ejemplo, Lean Manufacturing aspira a simplificar las tareas y a reducir los desperdicios, Six Sigma pretende reducir a cero los errores en los procedimientos, y la fórmula intermedia Lean Six Sigma intenta combinar ambos enfoques.
• PMI/PMBOK. Son las iniciales de Project Management Body Of Knowledge (cuerpo de conocimientos de la gestión de proyectos) y del Project Management Institute, la entidad que lo ideó. Posiblemente sea la más utilizada: divide la labor de gestión de proyectos en cinco fases que explicaremos a continuación.

Fases de la gestión de proyectos

Siguiendo el plan de PMI, podemos distinguir las siguientes:

1. Análisis de viabilidad. Fundamentalmente se trata de determinar si el beneficio que se obtendría al completar un proceso compensa la inversión necesaria, analizando factores como el tiempo necesario, los recursos que se gastarán y el coste económico requerido.
2. Planificación detallada del trabajo. Deberás enumerar con todo lujo de detalles las tareas que pretendes realizar, el calendario de ejecución de cada una y los recursos que necesitas para lograrlo.
3. Ejecución del proyecto. Aplica los conocimientos que tengas y que hayas adquirido de proyectos anteriores para seguir la planificación que hubieras definido en el punto precedente.
4. Seguimiento y control del trabajo. Es, quizás, la fase más importante: se trata de vigilar si, en efecto, se está cumpliendo la planificación y si se están alcanzando los estándares de calidad esperados. De su resultado depende que el proyecto tenga éxito o no.
5. Cierre del proyecto. Haz una última evaluación para confirmar que todo ha salido como se esperaba, analiza los fallos encontrados y toma nota de lo que hayas aprendido de cara a proyectos futuros.

Docunecta te ayuda en la gestión de tus proyectos

Las herramientas de gestión documental de Docunecta pueden resultar muy útiles a la hora de poner en marcha tu plan de gestión de proyectos. Nuestro software es capaz de gestionar todos los documentos que necesites, desde informes hasta actas de reuniones pasando por facturas, albaranes, fichas de cliente y cualquier otro archivo que pueda ser útil a tu negocio. Así podrás controlar tus proyectos de manera colaborativa, con orden, y garantizando siempre el acceso al personal que lo necesite.

Nuestras soluciones se adaptan exactamente a tus necesidades, analizando qué servicios requiere tu operativa cotidiana para lograr que tu empresa alcanza la máxima eficiencia en gestión documental y de proyectos garantizando total seguridad, accesibilidad desde cualquier lugar donde se precise y ahorro tanto de tiempo como de dinero.

¿Quieres conocer con detalle cómo conseguir que tu gestión de proyectos suba a otro nivel? ¡Consúltanos! Estaremos encantados de atenderte y solucionar cualquier duda.