Pérdida de tiempo buscando documentación, si es que se consigue encontrar, sobreescritura de ficheros, duplicación de documentos, falta de seguridad…
Son algunos de los principales problemas derivados de la falta de control sobre los documentos de una empresa, desde facturas, albaranes, contratos, licencias y permisos, hasta contraseñas, tarjetas de visita, y documentos fiscales, entre muchos otros.
Los riesgos de la falta de un sistema de gestión documental óptimo pueden ir más allá hasta desembocar en la escasa capacidad analítica, los errores de comunicación y el trabajo remoto ineficaz de la organización. No se puede hacer nada para cambiar lo que ya pasó, pero sí se puede hacer mucho para cambiar lo que viene.
No te preocupes si no sabes por dónde empezar a organizar tus tareas, porque a lo largo de esta guía de gestión documental te vamos a contar con todo lujo de detalles qué es la gestión documental, por qué es tan importante, consejos para un uso adecuado del software y mucho más.
¡Allá vamos!
Definición de gestión documental
La gestión documental es el conjunto de políticas, procesos y tecnologías destinados a crear, capturar, clasificar, almacenar, proteger, recuperar y conservar documentos e información durante todo su ciclo de vida, independientemente de su formato. Incluye las normas, técnicas y prácticas usadas por una compañía para administrar el flujo de documentación durante todo su ciclo de vida, así como garantizar su recuperación, conservación y eliminación cuando corresponda. Los sistemas encargados de realizar estas tareas, los llamados gestores documentales o document management system (DMS), almacenan, administran y controlan el flujo de documentación dentro con el fin de facilitar la su búsqueda y acceso en el entorno digital.
Estos sistemas se han convertido en una pieza clave para las empresas por un motivo principal: la elevada cantidad de información que generan día a día, así como la velocidad con la que se produce. Los antiguos sistemas de almacenamiento convencional presentan demasiadas carencias en la actualidad —escasa seguridad, demasiado tiempo en la búsqueda de documentos, falta de trazabilidad, pérdida de información, desactualización, espacio reducido.
En este contexto, un sistema de gestión documental inteligente asegura una información organizada y eficiente que favorece la productividad.
Características comunes de un sistema de gestión documental
Todo software de gestión documental debería cumplir con una serie de requisitos que hemos reunido a continuación:
- Coordinación y control de tareas asociadas a la creación, almacenamiento, ubicación, acceso y mantenimiento de los ficheros.
- Custodia y recuperación de los documentos generados mediante indexación para facilitar la búsqueda.
- Almacenamiento, integración e identificación de los documentos en un único sistema para evitar la pérdida.
- Gestión del ciclo de vida documental, definiendo los periodos de conservación de la información, su archivo, transferencia y eliminación segura conforme a las necesidades operativas y los requisitos legales aplicables.
- Seguridad de la información, así como la garantía de acceso únicamente a las personas autorizadas.
- Trabajo colaborativo entre los distintos órganos o departamentos de la empresa para una óptima gestión del sistema.
- Automatización de flujos de trabajo o workflows como metodología de trabajo con el fin de seguir una jerarquía, unas reglas o unos patrones establecidos.
Al igual que un gestor documental tiene sus características, la documentación almacenada en el mismo también tiene las suyas, como la autenticidad (poder demostrar su veracidad), fiabilidad (información inalterable), integridad (refleja la ejecución de operaciones con exactitud) y usabilidad (se puede localizar, recuperar e interpretar).
Requisitos a tener en cuenta al seleccionar un software de gestión documental
Las necesidades de las empresas proceden de múltiples caminos y no todas necesitan el mismo gestor de documentos, como tampoco existe un sistema que cubra todas sus carencias. Sin embargo, hay algunas consideraciones básicas en el proceso de selección.
Te presentamos las tareas generales que debe realizar un software de gestión documental y que son requeridas por todo tipo de empresas, ¡toma nota!
Digitalización
Uno de los requisitos básicos del gestor documental es el traslado de la información al formato electrónico. La gestión documental es el segundo impulso, ya que, una vez digitalizados todos tus papeles, llega el momento de gestionarlos con facilidad, rapidez y eficacia.
Auditoría
Debe ser capaz de rastrear cualquier modificación realizada en el sistema con el fin de saber qué, quién, cómo y cuándo se altera un determinado documento, así como acceder a otras versiones anteriores del mismo.
Informes
La facilidad de búsqueda proporcionada por el sistema, así como la cantidad de información almacenada, también nos facilita la posterior elaboración de informes. Por eso, la facilidad de búsqueda es otro de los aspectos clave en esta herramienta.
Flujos de trabajo
El control de los flujos de trabajo, desde la asignación de tareas, hasta el seguimiento de las mismas, contribuye positivamente a la calidad de las tareas y a la productividad dentro de las organizaciones.
¡Fíjate en estos requisitos antes de decantarte por un sistema de gestión documental!
No todos los módulos de un sistema sirven para todos los sectores
Como comentábamos anteriormente, los sistemas no cubren todas las necesidades de las empresas, al igual que sus módulos no sirven para todos los sectores. Aunque existen aspectos comunes, como los definidos en el apartado anterior, los protocolos son diferentes para cada ámbito. Por ejemplo:
- En el sector farmacéutico, el personal requiere la consulta periódica de prospectos, recetas médicas, historial de pacientes, etc., así como controles de calidad en la fabricación de medicamentos. Cualquier modificación realizada en procedimientos o documentación regulada debe comunicarse de forma controlada y trazable a los sistemas y profesionales implicados. La automatización de tareas puede ayudar a reducir errores, ahorrar tiempo y mejorar el cumplimiento normativo.
- En el sector sanitario, como los hospitales o centros de salud, los protocolos pasan por distintas áreas médicas, quirúrgicas y de diagnóstico. Cada una de ellas necesita una interpretación específica, pero deben trabajar conjuntamente para trazar el cuadro clínico del paciente sin errores. Un software de gestión documental puede almacenar, organizar y brindar la información en todo momento, garantizando su preservación y seguridad.
Más allá de las particularidades de cada sector, la gestión documental también tiene un impacto directo en los distintos departamentos de la empresa, ayudando a optimizar procesos, mejorar la colaboración y agilizar el acceso a la información.
Cómo ayuda la gestión documental a los distintos departamentos de la empresa
La gestión documental no solo mejora el almacenamiento y acceso a la información. También tiene un impacto directo en la eficiencia de los distintos departamentos de la organización, ayudándoles a optimizar procesos, reducir errores y tomar decisiones más ágiles.
Área comercial
Los equipos comerciales trabajan constantemente con contratos, presupuestos, propuestas, pedidos, facturas y documentación de clientes. Un sistema de gestión documental permite centralizar toda esta información y acceder a ella de forma rápida y segura.
Gracias a ello, se agiliza la atención al cliente, se reducen los tiempos de búsqueda y se mejora el seguimiento de oportunidades comerciales, contribuyendo al crecimiento y la rentabilidad del negocio.
Los departamentos de marketing y ventas generan y utilizan continuamente propuestas comerciales, materiales corporativos, contratos, campañas y documentación relacionada con clientes y proveedores. La gestión documental ayuda a mantener la información actualizada, evitar duplicidades y garantizar que todos los equipos trabajen con la misma documentación.
Área administrativa y financiera
Los departamentos administrativos y financieros gestionan diariamente un gran volumen de documentación: facturas, justificantes, informes, documentación fiscal, contratos o registros contables, entre otros.
Un gestor documental facilita el control de accesos, mejora la seguridad de la información, reduce el tiempo dedicado a tareas manuales y permite automatizar procesos relacionados con la contabilidad, la facturación y el cumplimiento normativo.
Recursos Humanos
La gestión documental también resulta especialmente útil para los departamentos de Recursos Humanos, que manejan contratos laborales, nóminas, expedientes de empleados, documentación de prevención de riesgos y procesos de selección.
La digitalización y organización de estos documentos facilita su consulta, mejora el control de versiones y ayuda a garantizar el cumplimiento de la normativa laboral y de protección de datos.
Operaciones y calidad
Las áreas de operaciones y calidad necesitan gestionar procedimientos, instrucciones de trabajo, registros de actividad, auditorías y documentación relacionada con los procesos internos.
Un sistema documental permite mantener toda esta información actualizada, controlar los cambios realizados y asegurar que los equipos trabajen siempre con la versión correcta de cada documento.
Errores comunes en la organización de los flujos de información
Cuando una organización decide implementar un gestor documental, lo hace pensando en los problemas que tiene, que pueden venir de cualquiera de sus áreas. Por eso, es importante conocerlos antes de buscar una solución.
Esos hándicaps comienzan por la dificultad de los flujos de trabajo de la empresa, así como su influencia en la falta de productividad. Continúan por la presencia de procesos muy arraigados en la compañía, que se han convertido en rutina y no evolucionan con la tecnología. Esos procesos deben ser modificados o eliminados. La falta de clasificación es el tercer error de las empresas en sus flujos de información, lo que dificulta la búsqueda y la consulta.
¡Sigue leyendo esta guía de gestión documental, estás a punto de llegar al final!
Consejos para un uso adecuado del gestor documental
¿Cuán alta es la calidad de los sistemas que utilizas actualmente? La verdad es que no importa, porque no existe tecnología exitosa sin unos usuarios que sepan utilizarla, aprovecharla y exprimirla al máximo. Este es el motivo por el que te vamos a dar una serie de consejos para usar un sistema de gestión documental, sea cual sea:
- Realiza sesiones de contacto de tus empleados con el nuevo sistema.
- Involucra a toda la plantilla para que pueda conocer su funcionamiento.
- Usa ejemplos cercanos para la demostración de su uso en la empresa.
Y sobre todo, presta atención a los proveedores del mismo, desde su experiencia y conocimiento en el sector, hasta el nivel de comprensión de tus objetivos, el compromiso y el soporte.
Hemos llegado al final de esta guía de gestión documental. En las empresas, una mala gestión de los documentos perjudica la agilidad operativa de la organización. ¿Eres una de ellas?
¡Cuéntanos tus dudas en Docunecta!
Preguntas frecuentes sobre la gestión documental
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es el conjunto de procesos, herramientas y prácticas que permiten crear, organizar, almacenar, proteger, recuperar y conservar documentos de forma eficiente durante todo su ciclo de vida.
¿Para qué sirve un sistema de gestión documental?
Sirve para centralizar la documentación de la empresa, facilitar su búsqueda, controlar accesos, evitar duplicidades, mejorar la seguridad y agilizar los flujos de trabajo entre departamentos.
¿Qué documentos se pueden gestionar con un gestor documental?
Un gestor documental permite administrar facturas, contratos, albaranes, licencias, permisos, documentación fiscal, expedientes de empleados, informes, procedimientos internos y cualquier otro archivo relevante para la organización.
¿Qué beneficios aporta la gestión documental a una empresa?
Ayuda a ahorrar tiempo, reducir errores, mejorar la productividad, aumentar la seguridad de la información, facilitar el trabajo colaborativo y garantizar que los equipos trabajen siempre con documentos actualizados.
¿Cómo elegir un software de gestión documental?
Conviene valorar aspectos como la facilidad de uso, la seguridad, el control de versiones, la trazabilidad, la automatización de flujos de trabajo, la integración con otros sistemas y el soporte ofrecido por el proveedor.
