Nóminas, contratos, facturas, albaranes, permisos, licencias… Son muchos los documentos que manejan las empresas en su día a día, pero existe una forma de agilizar su gestión: la firma electrónica.
¿Te gustaría gestionar trámites y firmar documentos en remoto sin dificultad? A poco que gestiones trámites administrativos, legales, fiscales u otros, sabrás el tiempo y el esfuerzo que conllevan. Por eso, este artículo explica qué es la firma digital, haciendo parada en la firma PDF, diferencias entre firma digital y firma electrónica, y una forma segura y fácil de obtener tu firma para archivos de tipo electrónico con Docunecta.
¡Empezamos!
¿Qué es la firma en PDF?
Es la firma de documentos en formato digital, concretamente PDF. La firma digital puede ser ordinaria (con ayuda de un bolígrafo electrónico o una firma escaneada) o cualificada (adjunta un documento de autorización al certificado cualificado). Además, la firma digital en PDF no requiere de un certificado digital.
La pregunta ahora es ¿Cómo puede ayudar la firma digital a agilizar tus trámites?
¿Firma en papel o firma en archivos electrónicos? Breve explicación
Cualquiera que sea tu negocio, seguramente has tenido que manejar múltiples trámites burocráticos en papel. Ahora, la transformación digital ha cambiado la dinámica de las empresas por una sencilla razón: todas necesitan adaptarse para incrementar su cuota de mercado.
En mitad del tsunami tecnológico marcado por la inteligencia artificial, la computación en la nube y el Internet de las Cosas (IoT), surge una tecnología capaz de aumentar la productividad empresarial y agilizar los flujos y procesos internos: las firmas electrónicas.
Este grupo engloba un amplio conjunto de autenticaciones, como la firma biométrica, remota, centralizada, digitalizadas, certificados digitales, etc. Sin embargo, no hay que confundir un simple garabato pegado en un documento de Word o Excel con el certificado digital emitido por el gobierno.
Este último va adherido al DNI, es inalterable y tiene validez absoluta. Sirve para identificar a una persona en la red ante múltiples organismos oficiales. Por ejemplo, si dispones de un DNI electrónico, puedes utilizarlo para hacer trámites en la sede de la Seguridad Social.
En definitiva, el certificado es un documento digital que identifica a las personas en internet. Está constituido por los datos identificativos autenticados por la Seguridad Social o por Hacienda. De esta manera, permite firmar documentos electrónicamente, de manera rápida, fácil y segura.
Podríamos decir que la firma electrónica representa la autenticidad que sustituye a la firma manuscrita en papel. Además, se ha convertido en la forma más sencilla de validar o autenticar un archivo, dado que usa factores informáticos para su consentimiento.
Diferencias entre firma electrónica y digital
Muchas personas confunden estos tipos de firma, pero hemos recopilado sus diferencias para aclarar todas las dudas:
- Concepto
Por un lado, la firma electrónica tiene naturaleza legal, ya que confiere un marco normativo que le otorga validez jurídica. Por otro lado, la firma digital hace referencia a una serie de métodos o algoritmos criptográficos. Para firmar un PDF con firma digital, lo primero que necesitas es tener un certificado válido instalado en el navegador.
- Naturaleza
La firma electrónica es de naturaleza legal, ya que está respaldada por un marco normativo, mientras la firma digital tiene una naturaleza informática y tecnológica. Esto se debe a que, pese a su validez legal, su función principal es cifrar los datos de un documento para conferirle mayor seguridad.
- Requisitos
La firma electrónica debe crearse utilizando datos que puedan ser usados solo por el firmante bajo su control, debe vincularse a los datos firmados para que se pueda detectar cualquier modificación y garantizar la integridad de los documentos.
La firma digital requiere una implementación técnica específica de algunas firmas electrónicas a través de algoritmos criptográficos, debe mostrar validez y seguridad, identificar a la persona emisora del mensaje y certificar la veracidad de que el documento no ha sufrido alteraciones.
- Métodos
La firma electrónica usa métodos estándar, como el correo o la autenticación de varios factores, con el fin de autenticar la identidad de un firmante, pero la firma digital utiliza métodos de identificación complejos basados en certificados.
- Seguridad
Mientras la firma electrónica verifica la autenticidad de un documento, además de ser equivalente a la firma manuscrita, la firma digital protege la integridad de dicho documento y no equivale a la firma en papel.
Casos de uso de la firma digital en la empresa
Firmar documentos electrónicos acelera mucho los procesos administrativos y de negocio en multitud de sectores, así que presta mucha atención a estos ejemplos:
Áreas
- Departamento de Recursos Humanos. La firma en PDF facilita la gestión de las ofertas de empleo, los contratos de trabajo, las vacaciones, las bajas o cualquier otro tipo de documentación laboral. Incluso, muchas veces hay otros departamentos implicados en un mismo proceso, por lo que la firma digital agiliza estos procesos y evita que se ralenticen o detengan.
- Departamento Financiero. Es un área que trabaja diariamente con múltiples facturas, presupuestos, inventarios, previsiones de gastos, etc., un tema muy delicado donde intervienen muchas personas. La firma digital permite agilizar estos trámites, ya que puede realizarse en unos pocos clics.
- Departamento Directivo. A medida que avanzamos en la jerarquía empresarial, aumentan las responsabilidades y las cargas de trabajo. El CEO debe firmar grandes cantidades de documentos diariamente, por lo que la firma en PDF es extremadamente útil para ellos.
Sectores
- Sector inmobiliario. La firma de contratos de reserva, alquiler o compraventa de inmuebles se agiliza con la firma digital.
- Sector legal y administrativo. Son muchos los trámites que pueden acelerarse con la firma en PDF, como las cuentas anuales, los honorarios, los trámites de ERTEs, etc.
- Sector comercial. La prestación de servicios y las condiciones generales de contratación también requieren agilidad en sus procesos.
La firma digital funciona a través de complejos procedimientos matemáticos que relacionan automáticamente el documento firmado con los datos del firmante. De esta manera, otras personas pueden reconocer la identidad y asegurarse de que los contenidos no han sido alterados.
6 ventajas de firmar digitalmente en PDF
- Mayor agilidad en los trámites. A menudo, son muchos los flujos de trabajo que implican la firma de documentos, pero gracias a la agilidad que aporta la firma en PDF, el proceso se simplifica. Reduce las tareas relacionadas con la gestión del transporte, el almacenamiento y la distribución.
- Aumenta la seguridad. Los documentos PDF con firma digital no pueden ser alterados, como sí ocurre con el papel. Gracias a la fiabilidad y la eficacia de los sistemas de firma digitales, se garantiza la confidencialidad.
- Incremento de la productividad. Se reduce el tiempo de gestión en papel, lo que nos permite invertirlo en tareas más productivas para nuestro negocio, así como agilizar todos los trámites.
- Sencillez. Firmar documentos digitales en PDF es un proceso fácil, rápido y sencillo.
- Mejora la experiencia del cliente. En ocasiones, los clientes deben firmar documentos relacionados con la venta de productos o servicios. En cualquier caso, la firma digital les permite firmarlos desde cualquier lugar y con total comodidad. Esto mejora su experiencia con la empresa
- Ahorro de costes. Al sustituir el papel y todos los gastos relacionados con él (folios, tinta, impresora), los costes disminuyen, incluso se eliminan. Se puede alcanzar un ahorro de hasta el 80% por documento gestionado.
Tipos de firma en Docunecta
Vamos a explicar resumidamente los tipos de firma que ofrecemos en Docunecta, tanto para escenarios presenciales como a distancia. Así que, presta mucha atención.
- Biométrica. Firma manuscrita en entornos presenciales. Es muy útil tanto para atender al público presencial como en desplazamientos. Sus características son: biometría fuerte, firma digital con OTC o con sello cualificado, tablets de uso común (Android, iOS, Windows, posibilidad de firma offline). De la misma manera que sucede con la firma en papel, al capturar suficientes datos biométricos, un experto caligráfico puede vincular la firma a su autor. A diferencia de la firma electrónica simple, la biométrica se vincula al firmante de manera única (registra la presión ejercida en cada momento del proceso, velocidad en la escritura de la firma, coordenadas, etc.).
Escenario: la firma con biometría es recomendada para aquellos casos en los que se firman pocos documentos, es muy útil en la atención al público en la oficina o en desplazamientos. Tiene validez legal y usa tecnología y dispositivos especiales para registrarla. Estos capturan el propio grafo ‘imagen’ de la firma y los rasgos biométricos del firmante.
- Remota. Firma basada en evidencias para entornos a distancia. Sus características son: múltiples evidencias (PIN por SMS, geolocalización, IP, grafo de la firma, etc.), opción de firma con certificados cualificados en local o en remoto, firma en cualquier dispositivo y opción de autenticación eID fuerte. Cuando hablamos de eID o identificación electrónica, hacemos referencia a un conjunto de servicios provistos por la Comisión Europea para habilitar el reconocimiento mutuo o a nivel transfronterizo de los sistemas de identificación electrónica nacional. Puedes obtener más información sobre este nodo en el portal web de la administración electrónica.
Resumiendo, aunque la empresa cerrase o entrara en quiebra, la firma se mantendría en el tiempo. Cuando el firmante no puede estar presencialmente, ni cuenta con un certificado cualificado, ni tampoco puede presentarse ante la autoridad de registro físicamente (enrollment), tiene la posibilidad de usar un sistema que le permita recoger las evidencias suficientes (biometría remota). Con ello, se puede demostrar que una persona específica visualizó el documento y prestó consentimiento. Cada vez es más habitual usar sistemas de envío de notificaciones al correo electrónico, donde el firmante accede y se recogen las evidencias (dirección IP, email, etc.). Para finalizar, el firmante cliquea para aceptar la operación de firma.
Escenario: además de sus evidencias, validez legal y durabilidad en el tiempo, la firma remota resulta muy útil cuando se quieren firmar muchos documentos, como pueden ser los contratos de trabajo, las nóminas, etc. Es muy útil para las terceras partes a distancia.
- Centralizada. Firma con certificados almacenados en HSM (Hardware Security Module o dispositivo criptográfico para generar, almacenar y proteger claves criptográficas). La firma centralizada es ideal tanto para empleados que se encuentran en la oficina como para aquellos que trabajan a distancia. Sus características son: firma cualificada o avanzada con certificados cualificados, posibilidad de firmar por lotes, custodia segura de claves y certificados en HSM, opción de conectarse a almacenes de certificados de otros prestadores o de la entidad, firma en cualquier dispositivo.
Escenario: es muy útil tanto para los empleados que están en la oficina como para aquellos que trabajan a distancia.
- Stamper. Sello electrónico para procesos automáticos. Sus características son: firmas desasistidas automáticas, custodia segura de claves de firma, compatible con certificados de sello de empresa o de administración, garantía de integridad y de emisor a los documentos.
Escenario: sello de empresa.
- Smartcard. Firma local con tarjetas criptográficas. Sus características son: firma electrónica cualificada, dispositivos PC o Smartphone NFC, con tarjeta criptográfica, uso gratuito en www.firmacontudni.es
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Conclusiones sobre firma en PDF, firma electrónica y firma digital
¿Por qué firmar tus documentos de manera digital?
Porque la firma en PDF brinda un abanico de posibilidades infinitas: aumenta la seguridad de los documentos y su movilidad, facilita la firma online en cualquier momento y lugar, ahorra todo tipo de recursos, incrementa la productividad y la flexibilidad, y es muy sencilla.
Si crees que la firma manuscrita es el método más seguro para tus documentos, puede que estés muy equivocado. Con la firma electrónica en sus múltiples formas —biométrica, remota, centralizada, etcétera— también obtienes la legalidad de una firma en papel, pero agregas la garantía de que ese documento no ha sido modificado, gracias a la trazabilidad que permiten muchos de los sistemas de firma actuales.
En Docunecta, aportamos seguridad y sencillez a los procesos de firma electrónica y de validación de identidad digital. Te ayudamos a eliminar el uso de papel y mejoramos los procesos de trabajo de las personas. Nuestros servicios de firma ofrecen soluciones para cualquier escenario presencial y a distancia, combinando criptografía, biometría y sencillez de uso.
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