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Cómo digitalizar correctamente las facturas de tu empresa en 10 claves (2020)

Escrito por Miguel Aparisi en Transformacion digital / Tiempo de lectura: 8 minutos.

¿Cuál es tu forma habitual de procesar facturas? ¿Es un proceso demasiado laborioso, lento e ineficiente? ¿Cuánto tiempo esfuerzo y dinero inviertes en la contabilización manual de las facturas recibidas?

Antes de que respondas, déjanos decirte algo... Digitalizar facturas no es solo reducir el uso del papel en tu negocio y sus problemas de gestión y archivo asociados. Es mucho más que eso. 

Es un proceso vital en la estrategia de transformación digital y ahorro de costes de las empresas. En definitiva, es transformar los documentos en papel en formato digital, algo que puede lograrse fácilmente con un sistema de gestión documental.

A simple vista, el proceso de digitalización puede parecer complejo, pero, en realidad, no lo es. ¡Acompáñanos y descubre cómo digitalizar tus facturas de manera correcta!

 

¿Qué es la digitalización de facturas?

Digitalizar facturas es transformar los documentos en papel a formato digital. Esto es posible gracias a los sistemas de gestión documental. Las soluciones o herramientas que ofrecemos en Docunecta te permiten adaptar digitalmente tu empresa para facilitar el teletrabajo y la transformación digital.

No solo podrás transformar tus facturas en formato electrónico, sino almacenar y recuperar documentos de forma instantánea, automatizar flujos y procesos documentales, extraer datos de tus documentos escaneados y en formatos digitales para incorporarlos en programas de gestión, y transformar y distribuir documentos de forma sencilla.

En Docunecta te damos la oportunidad de llevar a cabo la factura certificada para tener tu documentación en formato digital y destruirla cuando desees. La factura certificada es aceptada por la Agencia Tributaria y es perfecta para certificar cuando haces el escaneado del documento original.

Este certificado permite digitalizar expedientes administrativos y documentos informativos, entre otros. Además, es muy útil para la automatización y contabilización de los documentos. Su filosofía se basa en ofrecer al cliente la posibilidad de escanear directamente la documentación y subirla a la aplicación, donde el OCR (Optical Character Recognition) lee toda la información y genera un asiento contable en su programa de contabilidad.

Es una solución perfecta para las empresas que gestionan un volumen elevado de facturas, como las gestorías u otras compañías de mayor tamaño. ¿Eres una de ellas?

 

Beneficios de digitalizar tus facturas

Queremos compartir contigo las principales ventajas de digitalizar tus facturas. No te arrepentirás de invertir en un programa de gestión documental capaz de trabajar con ellas automáticamente. Y mejor aún, sin correr el riesgo de ser manipuladas de forma manual. En 3 palabras: optimización, metadatos y firma electrónica.

Toma nota de los beneficios de digitalizar tus facturas:

  1. Supone un paso más en la transformación digital gracias a sus posibilidades para cambiar el proceso de gestión documental y el aprovechamiento de las tecnologías.
  2. Facilita la contabilización de facturas. Tendrás la posibilidad de escanear la documentación directamente y despreocuparte. 
  3. Su carácter electrónico facilita el teletrabajo. El Covid-19 ha disparado la demanda de servicios de factura electrónica.
  4. La digitalización de facturas permite ahorrar un 67% de los costes de personal, según datos publicados en 2020.
  5. Aumenta la productividad, ya que evita la movilización del personal en tareas relacionadas con el papeleo.
  6. Ahorra tiempo gracias a la gestión rápida y eficiente, así como la reducción de demoras en el envío de documentos y realización de pagos.
  7. Encontrar rápidamente una factura requerida por la administración o por un cliente. De esta forma, es posible hacer una consulta rápida en cualquier momento y dispositivo.
  8. Su valor es irrefutable cuando se corresponde con la legislación y sustituye a la factura física a todos los efectos.
  9. Mejora la organización y la disponibilidad de los datos para ser consultados siempre que lo necesitemos. 
  10. Permite la incorporación de los datos al sistema de facturación electrónica (Facturae).

Deja de pensar que se trata de un proceso laborioso. Lo verdaderamente costoso es invertir demasiado tiempo y recursos en la gestión de tus facturas pudiendo digitalizarlas automáticamente. La gestión documental no es un sistema caro de implantar. Al contrario, sirve para ahorrar costes, entre otras cosas. Estarás transformando uno de los procesos más laboriosos de la empresa.

Tu negocio lo necesita. 

 

Paso a paso para digitalizar tus facturas

Imagina que quieres digitalizar las últimas facturas generadas en tu empresa con un sistema de gestión documental. ¿Por dónde empezamos?

  1. Vamos a utilizar DocuXtract, el sistema con el que podrás extraer fácil y automáticamente los datos de tus documentos para ser incorporados en los programas de gestión, como el CRM o el ERP.
  2. Mediante un equipo multifuncional convencional escaneamos los documentos. En este caso, tus facturas.
  3. A través del programa, seleccionamos los datos que nos interesa obtener de los documentos escaneados. Los lee automáticamente y ya podemos integrarlos en nuestros sistemas de gestión/contabilidad o cualquier ERP/CRM sin necesidad de que tengamos que introducirlos manualmente.
  4. Una vez esté escaneada la factura, ya puedes despreocuparte. El programa te mostrará el estado en el que se encuentra el proceso.

Fácil y rápido. Entre las principales características del sistema están:

  • La definición de múltiples plantillas de documentos para extraer distintos campos de datos.
  • Soporte de un número ilimitado de reglas de identificación para seleccionar la plantilla correcta.
  • Control del tipo de campos que se definen, de cálculo de cantidades y automatización de avisos al usuario.
  • Integración con distintos tipos de sistemas contables y módulo de reconocimiento de códigos de barras, de forma opcional.
  • Firma electrónica de los documentos PDF procesados y soporte para identificar y separar documentos a partir de un documento único.

Ahora que ya sabes cómo digitalizar facturas, es el momento de profundizar en las herramientas empleadas para conseguirlo.

 

Herramientas para digitalizar tus facturas

¿Sabías que una correcta organización implica utilizar los mejores programas de gestión de documentos? ¿Y que, además, eso llevaría a tu empresa a lo más alto? Y todo gracias a la utilización adecuada de los recursos, el personal y una clasificación documental impecable.

Te dejamos algunas herramientas que puedas utilizar para la digitalización de tus facturas:

1. DocuXtract

Es el sistema que utiliza Docunecta para extraer fácil y automáticamente datos de los documentos escaneados y en formatos digitales para incorporarlos en los programas de gestión. 

2. Contrarrapid

Es un software de escaneo de facturas a través de un sistema automatizado. A partir de una factura escaneada se reconocen los datos y se generan asientos contables.

3. Factura Directa

Este programa online permite el acceso desde cualquier lugar, así como controlar cobros. Desde este sistema se pueden visualizar fácilmente las facturas.

Aunque todas estas herramientas son útiles, cada una tiene sus propias ventajas competitivas. Sin ir más lejos, estas son las claves que hacen diferente DocuXtract: es compatible con cualquier CRM o ERP, cuenta con múltiples plantillas de documentos, permite el control del tipo de campos que se definen, no tiene límites de reglas de identificación, presenta un módulo de reconocimiento de código de barras opcional , identificación y separación de documentos y firma electrónica.

Cabe destacar el papel protagonista del Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR). Sin duda, esta tecnología está cambiando la forma en que guardamos y almacenamos nuestros documentos.

¿Apuestas por la digitalización inteligente de la facturación? No te pierdas el final.

 

10 claves a tener en cuenta en la digitalización de facturas

La gestión documental de Docunecta permite digitalizar tus facturas de manera rápida, cómoda y sencilla, siempre con la ayuda de su equipo profesional. A continuación, te mostramos las claves del proceso:

  1. Las herramientas de gestión documental de Docunecta permiten transformar y distribuir documentos de forma sencilla.
  2. Facilitar el acceso a expedientes, facturas, pedidos, contratos, órdenes de compra o cualquier otra información.
  3. Automatizar flujos y procesos documentales.
  4. El equipo puede comunicarse de manera instantánea y colaborativa, creando recordatorios y comentarios, así como asignando tareas sobre los asuntos.
  5. Las empresas no solo pueden eliminar el papel y los problemas de almacenamiento, sino que también pueden ahorrar costes.
  6. Firmar contratos, ofertas y pedidos con clientes o proveedores a través de un mensaje al móvil, con plena validez legal.
  7. Permite extraer datos de tus facturas escaneadas y en formatos digitales para incorporarlos en programas de gestión, como el CRM o el ERP.
  8. Puedes darle a tus documentos la forma deseada.
  9. Y escanear directamente la documentación, subiéndola a la aplicación, donde el OCR lee los datos de la factura y genera un asiento contable en su programa.
  10. Facilita el teletrabajo.

La correcta organización a través de los programas de gestión de documentos llevará a tu empresa a lo más alto.

 

Digitaliza tus facturas con Docunecta

En Docunecta, te ayudamos a hacer frente a estos problemas con un software que te permitirá digitalizar facturas en cuestión de segundos.

DocuXtract es un sistema sencillo que te apoyará en multitud de cuestiones, algo que se traduce en facilidad de las tareas y en claridad de los procesos. 

Muchas empresas generan un gran volumen de facturas de distinta naturaleza, lo que implica movilidad del equipo directivo y un proceso de validación lento al trabajar con papel. Como consecuencia, se produce un alto coste administrativo, un proceso de contabilización y aprobación muy ineficaz y grandes dificultades para la consulta de la documentación.

DocuXtract es todo lo que necesitas para reducir los tiempos, mientras ganas en control de procesos, mejora de la seguridad y el acceso a la documentación.

Estamos acabando este post y toca poner la guinda al pastel. ¿Y qué mejor forma que hacerlo contigo? Llámanos y resuelve todas tus dudas. Son muchas las empresas que ya han dado el paso.

DocuManager Un sistema de gestión documental fácil y sencillo

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