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¿Qué es un flujo de trabajo (workflow) y para qué sirve?

Escrito por Equipo de Docunecta en Transformacion digital / Tiempo de lectura: 10 minutos.

Un aspecto crucial para que tu empresa funcione bien es la organización de las tareas.

En su actividad cotidiana hay muchos procesos que se deben completar si quieres que el producto que fabricas o que el servicio que ofreces salga adelante cumpliendo con las expectativas de tus clientes. Que todo tenga orden y funcione según lo previsto es la mejor, y casi la única, manera de que el rendimiento sea satisfactorio y obtengas beneficios.

Para conseguirlo, debes establecer alguna metodología que permita tener una coordinación adecuada entre todo el personal implicado en cada parte de la actividad productiva.

Hay varias técnicas destinadas a este fin; nosotros hoy te sugerimos que funciones mediante flujos de trabajo o workflows, porque, aplicados correctamente, son una de las maneras más fiables y eficaces para conseguir resultados excelentes.

¿No habías oído hablar nunca de los flujos de trabajo? ¡No te preocupes! En las próximas líneas te explicamos detalladamente qué son, cómo puedes implementarlos y de qué manera te van a beneficiar. ¡No te lo pierdas!

 

Qué es un flujo de trabajo o workflow

La definición más habitual de workflow es la que lo considera la automatización de los procesos de trabajo que desarrolla una empresa en su día a día, de tal forma que tanto las tareas que deben realizarse como la información necesaria pasan de un trabajador a otro siguiendo una jerarquía determinada y unas reglas o patrones establecidos con anterioridad.

En definitiva, mediante un flujo de trabajo se conecta a todos los empleados de la empresa con todos los procesos de negocio relacionados con ella, estableciendo un orden.

Hay que tener en cuenta que un flujo de trabajo puede ser global, afectando a la empresa en su conjunto, o bien parcial, refiriéndose de forma específica a alguna parte concreta de tu operativa. Normalmente habrá un gran workflow general del que dependerán flujos secundarios para determinadas tareas.

Son importantes, además, dos matices:

  • Hay una serie de normas y reglas que todos los trabajadores deben cumplir y que regulan de forma precisa el orden y la ejecución de cada tarea.
  • La tecnología se convierte en un factor clave. Debido a este orden rígido, muchas actividades se pueden informatizar de manera que se conviertan en automáticas y que todos los implicados en ellas dispongan de un canal de comunicación.

Ambos detalles, especialmente el primero, son fundamentales para que el sistema de workflow funcione correctamente. Si una pieza se sale de su engranaje puede alterar el flujo entero y, potencialmente, causar que toda la estructura falle. Es un riesgo que puede evitarse fácilmente con una gestión adecuada y que, en cualquier caso, no supone una contrapartida significativa ante todos los beneficios que puede aportar a tu empresa.

 

Ventajas de utilizar los flujos de trabajo

Implementar un sistema de flujo de trabajo en tu empresa le aportará numerosas mejoras estructurales. Entre ellas podemos citar las siguientes:

  • La división de tareas es más clara y comprensible para todos los departamentos de la empresa, con lo que se consigue una efectividad sensiblemente superior.
  • Al estar claramente delimitada la responsabilidad de cada empleado, el proceso de toma de decisiones se simplifica.
  • Las comunicaciones internas en la empresa son más sencillas, ágiles y seguras.
  • Se ahorra tiempo y dinero, ya que todo el personal sabe en todo momento qué tiene que hacer.
  • Se fomenta y optimiza la creación corporativa de trabajos.
  • Todos los procesos empresariales quedan integrados, independientemente de su tipología, lo que favorece la coordinación y evita problemas por falta de entendimiento entre distintos departamentos.
  • Por este mismo motivo, el sentimiento de pertenencia al grupo se refuerza en los empleados. Todos tienen una misión importante que cumplir y son partícipes del éxito que alcance la empresa.
  • En última instancia, los puntos anteriores significan una mejor atención al cliente final.

Queda claro, por tanto, que establecer un workflow hará que tu empresa funcione mejor. Ahora lo que necesitas saber es qué tienes que hacer para ponerlo en marcha.

 

Pasos para crear un flujo de trabajo

A la hora de instaurar un sistema de flujos de trabajo en tu compañía, conviene que sigas esta secuencia para asegurarte de que tienes éxito:

  1. Definición de objetivos. Como en todo proceso, antes de ponerlo en marcha es preciso que sepas exactamente qué quieres conseguir. ¿Cuáles son los aspectos de la productividad en tu empresa que no funcionan como deberían? ¿Qué resultados esperas obtener? Hazte este tipo de preguntas, porque las respuestas serán necesarias para el siguiente paso.
  2. Diseño del workflow. En función de las necesidades que hayas detectado, deberás evaluar las distintas alternativas de actuación y decidir las que mejor se adapten. Es importante que contemples todas las posibles opciones, escenarios y variantes; solo así lograrás un resultado óptimo. También es adecuado determinar la forma de medir posteriormente si has llegado hasta donde pretendías.
  3. Implementación. Cuando lo tengas diseñado, es aconsejable hacer un test preliminar para asegurarse de que todo va a salir según lo previsto. Una vez hecho, llega el momento de aplicar los cambios al modelo productivo real.
  4. Medición de resultados. Con las herramientas que hubieras seleccionado previamente, examina cómo ha ido el proceso, obtén datos, compáralos con tus expectativas y, si hace falta, efectúa los ajustes oportunos en el diseño.

Deberás repetir el proceso hasta que el resultado sea plenamente satisfactorio.

 

Ejemplos de flujo de trabajo

Como hemos visto, un workflow puede aplicarse tanto al conjunto de operaciones de una empresa como a un área específica. Con ánimo de simplificar, te planteamos un par de casos del segundo tipo.

  • Email de bienvenida. Una vez el cliente rellena un formulario y deja su correo, automáticamente se le envía un mensaje (a partir de una plantilla redactada por el departamento de marketing) en el que, además de presentarte (generando engagement) y agradecerle la confianza en la empresa, se le informa de algún producto concreto que le pudiera interesar comprar a partir de su actividad en nuestra web. Todo esto, gestionado por un algoritmo que ha programado el equipo informático para que sea totalmente automático. Se estima que el rendimiento comercial de un mensaje como este puede llegar a triplicar el de un correo promocional común.
  • Aprobación de un presupuesto. Si un cliente acepta los precios que le has pasado para determinado producto a medida, se desencadena una cascada de acontecimientos: hay que lanzar el proceso de fabricación, lo que posiblemente implique solicitar a los proveedores el material necesario, además de las tareas de ensamblaje; hay que efectuar las revisiones oportunas de calidad; si procede, hay que pactar con los transportistas la modalidad de envío. Todo esto, mientras se va informando puntualmente al cliente del estado de su pedido. Si en el momento de aceptar el presupuesto se lanza una orden automática a cada departamento implicado, lograrás mucha más eficiencia.

 

Gestión documental para crear tus flujos de trabajo

Los flujos de trabajo se pueden aplicar a todo tipo de áreas, pero en la mayoría de ellas te encontrarás con un punto común: se generarán muchos documentos. Comunicaciones con el cliente, circulares internas, facturas, recibos, tasas, trámites legales, son una inmensa cantidad de papeles.

Implantar un sistema de workflow en este ámbito te facilitará mucho la vida, porque la organización automatizada de la documentación te hará ahorrar tiempo y te evitará el trabajo que supone encargarte de la tarea a mano. Por suerte, existen sistemas de gestión documental para empresas, como el de Docunecta, preparados específicamente para tal fin.

Un flujo de trabajo optimizado en el ámbito de la documentación, a través de un software especializado y adaptado a las características de tu empresa, te permitirá acceder sin dificultad y con total seguridad a cualquier material que te haga falta en todo momento. Esta herramienta auxiliar se convertirá en fundamental para que tu compañía sea más productiva, al permitir, entre otras cosas, que los distintos procesos se unifiquen teniendo acceso a la misma información.

¿Quieres saber cómo puede contribuir un sistema de gestión documental a que tu empresa funcione mejor? ¡Consúltanos y te daremos todos los detalles!

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