Probablemente tu empresa ya tenga una trayectoria de muchos años en su sector de actividad. Quizás la tradición de tu compañía se remonte a décadas atrás, desde que la fundara alguno de tus antepasados, y seas un experto consolidado en el ámbito al que te dediques.
Es muy probable, por eso mismo, que tengas una manera de trabajar heredada de la tradición, que haya cosas que siempre se han hecho así, y que no es que no veas necesario cambiarlas, sino que ni siquiera te has planteado que pueda hacer falta.
Sin embargo, siempre hay algo que se puede hacer un poco mejor. Algún ajuste, alguna modificación, algo que haga que tu empresa alcance un nuevo nivel de eficiencia, de hacer las mismas o más tareas consumiendo menos recursos, y por tanto siendo más rentable y generando más beneficios.
En definitiva, lograr optimizar los procesos de tu empresa.
¿Quieres conocer las claves para lograrlo? En las siguientes líneas te lo explicamos al detalle.
¿Qué es la optimización de procesos?
Un proceso es “cualquier actividad que recibe una entrada (input), le agrega valor y genera una salida (output) para un cliente interno o externo, haciendo uso de los recursos de la organización para generar resultados concretos” (según la definición de James Harrington, autor del libro Business Process Improvement).
Teniendo en cuenta esto, se pueden diferenciar tres tipos de procesos en una empresa:
- Procesos de negocios. Son los que se relacionan con la fabricación de productos y la prestación de servicios. Es decir, los que te sirven para crear lo que vas a vender a tus clientes y te van a permitir ganar dinero.
- Procesos organizacionales. Estos son los que garantizan el buen funcionamiento de los distintos sectores y departamentos que componen la empresa. Que todo esté coordinado para el bien común y que nadie haga la guerra por su cuenta.
- Procesos gerenciales. Sirven para decidir el rumbo que tiene que llevar tu empresa y tomar decisiones clave. La definición de objetivos y metas, la negociación de precios o la planificación estratégica se pueden incluir aquí.
Por otra parte, optimizar es sencillamente hacer que todo funcione de la mejor manera posible. En el caso de tu empresa, esto se traduce en llegar al máximo nivel de eficiencia. O dicho de otra forma, que tu productividad sea máxima con costes mínimos tanto en dinero como en tiempo o en materiales.
Solo de esta manera conseguirás ahorros que te permitirán, por un lado, que tu margen de ganancias sea mayor, y por otro, tener fondos para invertir en el progreso de tu empresa.
Vamos a ver cuales son los aspectos clave que tienes que tener en cuenta para optimizar los procesos de tu empresa.
Claves de la optimización de procesos
Ahora que has aprendido qué es la optimización de procesos productivos, es conveniente saber cómo debes enfocar tus acciones para poder hacerlo de manera razonable.
Porque si intentas hacerlo de manera improvisada, según se te vaya ocurriendo y sin ninguna planificación, es bastante probable que la tarea te suponga un derroche de esfuerzo que no solo no te lleve a ninguna parte, sino que a lo mejor incluso sea contraproducente: perderás tiempo y energías para otros trabajos más importantes.
El mismo Harrington nos marca una serie de puntos clave que debemos tener en cuenta para conseguir esta eficiencia. Toma nota de sus doce principios:
- Ideales claramente definidos. Tienes que tener totalmente claro adónde quieres llegar; si no, no harás más que ir dando tumbos sin conseguir nada.
- Sentido común. Aunque el tópico diga que es el menos común de los sentidos, si algo te parece insensato es porque probablemente lo sea.
- Asesoría competente. Es importante dejarse aconsejar por expertos, porque es imposible que una sola persona sepa de todo.
- El esfuerzo será duro, pero es necesario para triunfar. ¡No te quedes a medias!
- Tratos justos. Porque una cosa es querer ganar dinero y obtener rentabilidad, y otra aprovecharse de la gente. A la larga será contraproducente para tu reputación.
- Registros fiables, inmediatos y adecuados. Procura que lo que hagas quede bien apuntado. Si está bien hecho, para tener referencias para el futuro; si está mal, para saber qué falló y buscar la forma de corregirlo.
- Distribución. De nada sirve tener un producto o un servicio excelente si no eres capaz de hacerlo llegar a tus clientes en las condiciones adecuadas.
- Estandarización de tiempos. Las tareas deben estar listas en los momentos adecuados, evitando retrasos (¡o adelantos excesivos!) que comprometan todo el proceso.
- Estandarización de calidades. Tus clientes te penalizarán y se pasarán a la competencia si tus productos o servicios no son todo lo buenos que esperan de ti.
- Estandarización de operaciones. Establece una manera de hacer las cosas que hayas comprobado que funcione y asegúrate de que se sigue al pie de la letra. Eso sí, si ves que puede mejorarse, ¡cámbiala sin miedo!
- Definición por escrito. Que haya órdenes claras es la forma de asegurar que todo tu equipo sepa siempre lo que tiene que hacer.
- Recompensas por eficiencia. No hay manera mejor de fomentar el buen trabajo que premiar a tus empleados cuando lo consiguen.
Técnicas de optimización de procesos
Una vez has visto los principios generales para que los procesos productivos estén optimizados, es momento de aprender acciones concretas y herramientas útiles para lograrlo. Puede haber muchas maneras, y las más adecuadas dependerán de las características concretas de tu empresa, pero con carácter general te planteamos cuatro que serán muy útiles:
- Motivación. Un trabajador tiene la obligación de hacer las tareas que le manden, pero rendirá más si está contento. Crea buen ambiente de trabajo, evita la monotonía, fija metas alcanzables, otorga premios en función del mérito…
- Cuanto más aprendan y practiquen los trabajadores, menos les costará cumplir su misión de forma más precisa y en menos tiempo. Ofréceles instrucción dentro de la empresa, organiza cursos y talleres, ayúdales si quieren seguir formándose fuera.
- Automatización. Las máquinas están para ayudarnos. Introdúcelas en tus procesos productivos para conseguir múltiples ventajas (tiempo, precisión, ahorro, etcétera).
- Tercerización. Quizás haya tareas que no están relacionadas con la actividad principal de tu empresa pero que igualmente necesitas que se hagan. Encárgaselas a un tercero que esté especializado y evita que tus empleados pierdan tiempo en ellas.
Pasos para optimizar los procesos de tu empresa
Además intenta seguir estos pasos a la hora de optimizar un determinado proceso dentro de tu empresa:
Paso 1: Identifica los problemas o los puntos flacos
Intenta detectar en qué está fallando tu empresa en ese proceso en concreto. Quizás es que se invierte demasiado tiempo, se están consumiendo muchos recursos o los clientes están descontentos.
Paso 2: Replantea la situación
En este paso es cuando tienes que ver en qué puedes mejorar este proceso, cuáles son los puntos de mejora. Intenta realizar una lluvia de ideas con las partes implicadas en el proceso.
Paso 3: Implementar el cambio
En este tercer paso es hora de implementar los cambios necesarios. Puedes ayudarte de herramientas de automatización para hacerlo con mayor agilidad y velocidad.
Paso 4: Monitorizar el nuevo proceso
Por último, tienes que llevar el control del proceso y comprobar que los cambios implementados están cumpliendo el objetivo por el que se introdujeron.
Optimiza tus procesos con Docunecta
Precisamente en relación a las dos últimas opciones, las soluciones de Docunecta para la gestión documental de archivos pueden resultarte de gran utilidad.
No hay duda de que tu compañía, sea del sector que sea, va a generar una cantidad enorme de papeles. Facturas, contratos, recibos, leyes, informes… prácticamente de todo. Y más que debería generar si empiezas a tener en cuenta los principios de Harrington, en especial (pero no solamente) el primero, el sexto y el undécimo.
Puedes encargar a alguno de tus trabajadores que deje de producir para ocuparse de gestionar todo esto. O puedes optar por una solución más sensata y eficiente: recurrir a un sistema especializado que, mediante la digitalización de los documentos, te garantice que todo está perfectamente ordenado para poder acceder rápidamente a lo que necesites.
Además, dejará de ocupar espacio en tu sede, que podrás dedicar a otras tareas más útiles. Y por supuesto, con la máxima seguridad, para evitar el riesgo de que cualquier persona no autorizada acceda a materiales particularmente sensibles.
¿Quieres que te ayudemos a optimizar tus procesos productivos mediante la gestión documental más eficiente? ¡No dudes en consultarnos y encontraremos la solución más adecuada para las necesidades de tu empresa!
