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La digitalización de documentos y gestión documental se confunden con frecuencia siendo dos procesos diferentes aunque complementarios en la mayoría de los casos.
Cuando hablamos de digitalizar nos referimos a convertir-transformar a formato digital o electrónico cualquier documento en formato analógico (papel) sea texto o imagen.
Es por tanto una acción cuyos beneficios son la rentabilidad del espacio físico, la seguridad a la hora de preservar los documentos y la posibilidad de acceder a ellos desde cualquier lugar y dispositivo sin necesidad de estar en el centro de trabajo.
La gestión documental va un paso más allá y es un proceso posterior a la digitalización y por el cual tiene sentido llevarlo a cabo, aunque puede realizarse por separado. Consiste en proporcionar una serie de herramientas a la empresa que facilitan la búsqueda, archivo y distribución de la información que previamente ha sido digitalizada.
En este caso, se trata no solo de asegurar el mantenimiento de los documentos a buen recaudo y en formato digital sino también de gestionarlos, clasificarlos y extraerlos de la manera más adecuada ahorrando costes y tiempo.
Con las soluciones de Docunecta hemos reducido en varios días los procesos de tramitación de los envíos que nos hacen nuestros agentes por toda España, además ahora el personal de almacén tiene más tiempo para sus funciones específicas y no pierden su tiempo con funciones administrativas, para eso tenemos GesPrint de Docunecta.
Gerardo Tagarro
Mary Kay Cosmetics de España SA
Antes de tener Documanager, la búsqueda de cualquier documento era un infierno, movemos cientos de documentos al día, y no nos podíamos permitir el lujo de perder horas y horas a la semana en la localización de esos documentos para su consulta. Ahora sabemos que cualquier documento que mandemos a Documanager lo vamos a poder localizar de inmediato y que lo vamos a poder consultar desde cualquier ubicación. La mejor inversión que he realizado en mucho tiempo
José Gordillo
AT Consulting
En plena era de la transformación digital de las empresas se hace necesario el disponer de un eficiente y eficaz gestor documental como DOCUNECTA, desde que fue implantado en nuestra organización se han agilizado los tiempos en archivado, clasificación y búsqueda de la documentación en los AZ.
En síntesis, supone una mayor productividad, ahorro de costes y tiempos, minimización ante riesgos de pérdidas, duplicidades o deterioros y un retorno de la inversión a medio plazo. Valoramos de forma muy positiva esta solución y por encima de todo el soporte técnico.
Iván Hidalgo
Bombas Caprari SA
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