Diseñar tu producto, poner en marcha el proceso de fabricación, distribuirlo a los puntos de venta, elaborar campañas para captar clientela, lidiar con la burocracia, estar pendientes del movimiento de la competencia para que no te coman el terreno, buscar la manera de innovar para mejorar…
En una empresa siempre hay muchísimas cosas que hacer si quieres que todo funcione.
Pero siempre habrá algo te falte: tiempo. Por mucho que te gustara, por mucho dinero que invirtieras para conseguirlo, de esto nunca serás capaz de obtener más: el reloj ya te da todas las horas que tiene.
Lo que sí puedes, sin embargo, es encontrar formas de aprovecharlo mejor, de optimizarlo para que te cunda y seas más eficaces. Una de las maneras de lograrlo es implementar sistemas de automatización de procesos. ¿En qué consiste eso? Veámoslo en las siguientes líneas.
¿Qué es la automatización de procesos?
Automatizar es básicamente dejar que las máquinas, o los sistemas electrónicos o informáticos, se ocupen de gestionar y controlar tareas que, en condiciones normales, tendrían que desempeñar operadores humanos.
En función de la complejidad de la tarea en cuestión, podemos hablar de una automatización totalmente autónoma o supervisada por personas. Pero en definitiva se trata de que se ocupen ellas de terminarla eficazmente, ahorrándote el esfuerzo.
Ahora que ya tienes claro qué es eso de la automatización de procesos, es el momento de conocer sus ventajas.
¿Preparado?
Beneficios de la automatización de procesos
Lo cierto es que hacer que los procesos se conviertan en automáticos conlleva una serie de ventajas innegables para el funcionamiento de cualquier compañía. Estas son algunas de ellas:
- Liberación de recursos humanos. La persona que antes se encargaba de una misión concreta pasa a estar disponible para resolver otros asuntos, lo que significa no que haya que despedir gente, sino que la empresa puede hacerse cargo de más funciones, posiblemente más importantes, y por tanto prosperar más.
- Mayor velocidad. Para determinadas acciones, como el procesado de datos, las capacidades de las máquinas hace tiempo que superaron a las del cerebro humano. Aunque (de momento) no sean capaces de razonar, sí que tienen una capacidad de cálculo infinitamente superior, que además cada cierto tiempo crece exponencialmente gracias al progreso tecnológico. Esto significa, a efectos prácticos, que el mismo proceso que hecho a mano parece interminable se podrá terminar en mucho menos tiempo.
- Los humanos cometemos errores. Está en nuestra naturaleza. Cualquier despiste, cualquier información que ignoremos, puede hacer que una operación delicada se venga abajo, y o bien haya que empezar de nuevo (con las consecuencias que eso tiene) o bien sea irrecuperable. Las máquinas, con el mantenimiento y la calibración adecuadas, son perfectamente precisas y aseguran un resultado siempre excelente.
- Bienestar en el entorno laboral. Según el contexto y el sector en el que te encuentres, puede ocurrir que haya tareas imprescindibles pero que, por sus características, resulten sumamente desagradables de completar. Labores poco creativas, muy repetitivas, que a la mayoría de personas les parezcan incluso aburridas. Esta es, de hecho, la especialidad de las máquinas, diseñadas específicamente para realizar actos rutinarios y constantemente iguales sin fatiga ni estrés.
- Eficiencia económica. Al necesitar menos tiempo y menos personal para sacar adelante la misma carga de trabajo (o incluso superior), los costes se reducen, lo que se traduce en mayores beneficios que puedes orientar a seguir creciendo.
En consecuencia, una conclusión clara: la automatización de procesos es imprescindible para mejorar la eficacia productiva de una empresa. Cualquier trabajo susceptible de automatizarse debe ser delegado en las máquinas para conseguir un rendimiento óptimo.
Las diferentes revoluciones industriales a lo largo de la historia siempre lo han tenido claro; hoy en día, que tienes a tu disposición recursos inimaginables en épocas pasadas, no puedes desaprovechar esta oportunidad.
Ahora, toca conocer los pasos necesarios para implementar una solución de estas características.
Pasos para implementar la automatización de procesos
La automatización, como ves, no solo es positiva, sino que ya a estas alturas resulta necesaria.
Ahora bien, no la debes hacer de cualquier manera, porque el resultado podría ser contraproducente: podrías acabar derrochando una cantidad importante de dinero en maquinaria que ni necesitas, ni sabes aprovechar en todo su potencial, ni te va a resolver tus problemas reales.
Para automatizar procesos con criterio y sensatez hay una serie de pasos que se deben seguir:
1. ¿Qué quieres automatizar?
Análisis de los distintos procesos que se siguen en la empresa para determinar cuáles son los susceptibles de automatizarse. ¡Hay asuntos que no te quedará más remedio que seguir resolviendo a mano!
2. ¿Cómo lo vas a automatizar?
Una vez determinado el proceso que pretendes acelerar, diseño de la estrategia necesaria para hacerlo: qué herramientas o aplicaciones necesitas, qué funciones concretas tienes que realizar, quién se va a encargar de manejarlas o supervisarlas, etcétera.
3. ¡Hazlo!
Con el proceso establecido, toca ponerlo en marcha siguiendo el protocolo que hayas decidido en el paso anterior.
4. ¿Qué tal lo has hecho?
Definir parámetros para medir la eficacia del proceso que has seguido, obtener los datos oportunos, decidir qué ha salido bien y qué se puede mejorar: tareas que no aportan valor, cuellos de botella que frenan el avance, actividades sobre las que hay que aplicar mayor vigilancia…
5. ¡Corrige!
Con las conclusiones obtenidas en el punto anterior, revisar el diseño de tu proceso automatizado y modificarlo donde sea necesario hasta alcanzar el máximo grado de eficacia.
Software para la automatización de procesos documentales: Docunecta
La automatización de procesos se puede aplicar a todo tipo de ámbitos: desde la fabricación industrial pura y dura hasta los cálculos económicos y financieros, pasando por labores administrativas, o por prácticamente cualquier otro ejemplo que se te ocurra.
Un ámbito muy interesante donde aplicar el tratamiento automático, y que a veces se nos pasa por alto, es el de la documentación.
Cualquier empresa genera una cantidad ingente de papeles de todo tipo, a veces a niveles difíciles de abarcar: contratos, facturas, informes, recibos, legislación… lo que te puedas imaginar.
Afortunadamente, existen softwares especializados para la gestión documental, como el de Docunecta, que te van a permitir manejar cómodamente todo este volumen de documentos.
Una buena gestión documental facilita conservar de forma segura los archivos más importantes que necesites, evitando tanto la degradación de los materiales como los posibles accesos no autorizados a información sensible, y ordenarlos de manera que sea sencillo llegar al que te haga falta en cada momento.
Si además está digitalizada, permite un acceso rápido a estos documentos para las personas interesadas sin importar el lugar del mundo en el que se encuentren (reduciendo así la necesidad de desplazamientos, con el ahorro de tiempo y dinero que esto conlleva) y eliminando los problemas de compatibilidad entre formatos.
Además, por supuesto, de liberar muchísimo espacio ocupado anteriormente por los soportes físicos, que es potencialmente productivo en otras actividades y por tanto puede generar más valor para la empresa.
La gestión documental es una de las formas básicas de automatización de procesos que las empresas se deben plantear para multiplicar su rendimiento, y las soluciones de Docunecta pueden ser de gran utilidad para esta labor.
¡Consúltanos y descubrirás cómo podemos ayudarte a que tu compañía trabaje de manera más eficiente y rentable!
