Si tu empresa se dedica a la ejecución de proyectos de ingeniería, habrás tenido ocasión de comprobar que no todo tu trabajo se basa en diseñar la obra y llevarla a cabo.
Desde que alguien piensa en hacer esa carretera, o ese embalse, o ese puente, hasta que se coloca el último ladrillo, hay un camino muy largo que ir recorriendo para asegurarse de que todo sale bien.
Durante esos pasos no solo es inevitable, sino también necesario que se genere una gran cantidad de documentos de todo tipo. Ocurre que en no pocas ocasiones son tantos que llegan al punto de dificultarte tu actividad cotidiana… salvo que tengas alguna forma de gestionarlos.
Precisamente por eso, actualmente en todo proyecto de ingeniería es necesario un sistema de gestión documental.
¿Quieres saber cómo te puede beneficiar un programa de este tipo a la hora de trabajar?
¡No dejes de leer, te lo explicamos a continuación!
Necesidades de gestión documental en el ámbito industrial
De una empresa con actividad industrial, igual que de cualquier otra, surgen muchísimos documentos en su actividad diaria.
No obstante, por el tipo de tareas que desarrolla, la gestión documental es especialmente importante para ellas, más si cabe que para compañías en otros sectores.
Esto se debe a que, en la gran mayoría de los casos, una acción industrial o de ingeniería suele funcionar de forma colaborativa. Tu empresa no se encargará ella sola de todas las partes necesarias, sino que muy probablemente delegará o subcontratará determinados aspectos de la obra a terceras entidades. O bien, si tu compañía es suficientemente grande como para hacerse cargo en solitario, estará estructurada en diferentes departamentos, cada uno con una función concreta.
No cabe duda de que esta forma de trabajar resulta beneficiosa, puesto que cuanto más especializado en una tarea concreta esté el grupo de trabajo que se encargue de ella, más dominio tendrá de la situación y mejores resultados se obtendrán.
A cambio surge una dificultad: es imprescindible que la coordinación sea perfecta entre todos los implicados. En caso contrario, una discrepancia supone el riesgo de que las distintas partes no cuadren y el resultado final acabe siendo fallido.
Por ese motivo debe existir un sistema de gestión documental que asegure que todos los participantes en el plan tienen acceso a la información necesaria. Planos, especificaciones técnicas y demás materiales de trabajo deben poder compartirse de forma rápida con todas las partes implicadas, evitando cualquier retraso que comprometiera la viabilidad del trabajo.
Es importante también que haya trazabilidad en los documentos. Ocurrirá a menudo que te llegue información muy importante para continuar el trabajo, pero que esté incompleta o sea poco clara. En ese caso tendrás que saber cuál es la fuente originaria de la información para poder pedir las aclaraciones oportunas y que todo siga adelante.
Pero además, necesitas que todo este material, potencialmente sensible, llegue a las personas que tienen que trabajar con él… y solo a ellas. El espionaje industrial puede sonar a película, pero es una realidad que existe y contra la que hay que luchar. Por eso hace falta alguna manera segura para garantizar que nadie no autorizado puede ver según qué documentos.
Todas estas necesidades que surgen en un proyecto de ingeniería solo las resuelve satisfactoriamente un programa de gestión documental. Ahora que tienes claro por qué hace falta, vamos a comprobar qué tipos de documentos son los que tienen que quedar cubiertos por el software.
Documentos imprescindibles en un proyecto de ingeniería
Tu proyecto de ingeniería, para salir adelante, necesitará ir generando y transmitiendo documentos de muchos tipos. Estos son algunos de los que encontrarás con más frecuencia:
- Estudio de viabilidad. Muy especialmente en ingeniería se plantean actuaciones que luego no se ven razonables, o bien por la dificultad técnica, o bien por el coste inasumible que supondrían, o bien por otros factores (medioambiental, social, etcétera). El estudio tiene en cuenta todas las posibles dificultades y extrae conclusiones sobre las dificultades que habría y la forma de resolverlas.
- Planos y cálculos. Con carácter previo a arrancar el proyecto, se debe determinar de forma clara qué se pretende hacer y cómo. A partir de ellos harás el reparto de tareas y su adjudicación a los distintos encargados.
- Presupuesto. Un documento que recoge el cosNECESIte que tendrá llevar a cabo el proyecto y le entregas al cliente final para que, si lo aprueba, te puedas poner a trabajar.
- Describen el progreso realizado en una determinada tarea, incluyendo las dificultades que se han encontrado y, si fuera el caso, cómo se han solucionado. Son imprescindibles para que sepas cómo está avanzando todo y dónde hay que actuar si hay algún problema.
- Recogen lo que se ha acordado en una reunión de trabajo. Sirven tanto para tener presente la hoja de ruta que hay que seguir como para detectar dónde te has podido desviar del programa pactado.
- Legislación. Reglamentos, códigos, normativas… todos los textos legales de obligado cumplimiento para la actividad a la que te estés ocupando, y que siempre tienes que tener presente si quieres evitarte líos con la justicia. En el ámbito de la ingeniería son especialmente relevantes las normas técnicas, que a menudo exigen que la tarea se cumpla siguiendo unos parámetros determinados.
- Requisiciones de materiales. Listados de todos los suministros que necesitarás para completar el proyecto y sus distintas fases según las previsiones realizadas.
- Material de consulta. Desde manuales específicos de determinada maquinaria hasta enciclopedias, artículos académicos o hasta diccionarios, esta categoría incluye todo aquello que puede considerarse ajeno al proyecto pero que, llegado el caso, te ayuda a superar una dificultad.
- Dictámenes periciales. Es la opinión técnica que emite un experto sobre una cuestión determinada, y que también puede ser útil (o incluso, en algunos casos, de seguimiento obligatorio) ante ciertas circunstancias de la tarea.
- Documentación económica. Costes de los materiales, de las licencias, de la mano de obra, facturas, albaranes… hay muchos tipos de documentos relacionados con el movimiento de dinero que pueden tramitarse mediante la gestión documental de un proyecto de ingeniería.
Según las características concretas del proyecto en el que te hayas involucrado y el sector de actividad en el que trabajes, los distintos documentos tendrán mayor o menor relevancia. En cualquier caso, dada la cantidad de participantes involucrados, es preciso que se establezca un flujo de trabajo adecuado, de la manera que veremos a continuación.
Flujos de trabajo de los documentos en un proyecto de ingeniería
Como ya te contamos, un flujo de trabajo o workflow consiste en la automatización de los procesos de trabajo que desarrolla tu compañía en su actividad cotidiana. De cara a la gestión documental en la ingeniería, esto se traduce en tareas como:
- La digitalización de planos del entorno físico donde se quiere llevar a cabo el proyecto.
- La unificación de formatos en los que se redactan los distintos informes.
- La creación de un espacio común en el que están accesibles todos los materiales de consulta.
- El establecimiento de jerarquías de acceso a los distintos archivos en función de la fase del proyecto en que participe cada uno.
- La adopción de medidas de seguridad para evitar filtraciones.
Todas estas acciones pueden ser muy laboriosas y complejas si se intentan resolver de forma manual. Por eso, es muy conveniente disponer de un software de gestión documental que sistematice y agilice el proceso.
Documanager, el gestor documental para tus proyectos industriales
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