Es sabido por la mayoría de las empresas que la clasificación y ordenación de los documentos es un tema de vital importancia para la seguridad de los datos con los que trabajan. Los documentos son su pan de cada día y el espíritu que recorre cada tarea realizada en la empresa: un contrato, la factura con un cliente, la nómina de un empleado, presupuestos, solicitudes de compra, albaranes de entrega, recibos… Ya sabes de lo que hablamos ¿verdad?
Los archivadores físicos han sido durante años la manera más habitual de almacenar los documentos, con el gasto de mantenimiento y el impacto medioambiental que conlleva. Gracias a la digitalización, este panorama ha cambiado: las empresas ahorran costes y papel, consultan sus documentos en cualquier lugar y momento, los comparten con otras personas autorizadas, etc. ¿Cómo estás ordenando los tuyos?
En este post, queremos compartir contigo algunos tipos de clasificadores de documentos y ayudarte a escoger el mejor para ti.
¿Por qué almacenamos nuestros archivos?
Por lo general, existen dos razones principales por las que las empresas sienten la necesidad de almacenar sus documentos: por un lado, facilitar la búsqueda y la localización, y, por otro, proporcionar una estructura lógica al fondo documental, de manera que refleje las tareas que se desarrollan en la empresa.
Tipos de clasificadores de documentos
Atento a las dos modalidades básicas de organización de documentos:
1 - Física (manual).
El archivo físico está constituido por el conjunto de documentos y relaciones entre ellos. No se trata de un documento aislado sin más, sino que es un elemento dentro del resto de documentos que lo acompañan. La organización de estos archivos físicos conlleva las siguientes tareas:
- Ordenación de los documentos dentro de la serie documental.
- Clasificación de fondos en función de su procedencia.
- Elaboración del cuadro de clasificación para mostrar la estructura del fondo.
Esta clasificación consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante clases, y en ella debemos de tener en cuenta tres elementos: las acciones, la estructura orgánica y los asuntos. De esta manera, en la clasificación de archivos físicos podemos llevar a cabo 3 tipos de clasificación:
- Clasificación funcional. Se tienen en cuenta las funciones de la empresa que genera el fondo de archivo para la clasificación de documentos.
- Clasificación orgánica. Se agrupan las series conforme a las distintas divisiones administrativas.
- Clasificación por asuntos. En función del análisis del contenido de los documentos.
2 - Electrónica (automatizada).
Se utilizan los ficheros electrónicos para almacenar los datos en los dispositivos de almacenamiento y pueden ser de diferentes tipos: ficheros permanentes (maestro, constante, histórico) o ficheros temporales (intermedios, de resultados).
La organización de estos ficheros se puede realizar de manera secuencial (con los registros grabados en orden y solo permite añadir otro registro al final del fichero), indexado (con lectura a través de un índice) y aleatoria (solo es posible en soportes direccionales, es decir, en discos).
Software de gestión documental: la mejor solución para clasificar tus documentos
Gracias a la digitalización, la gestión documental ha adquirido un carácter más rápido, moderno y sencillo. Un software inteligente de gestión documental es capaz de almacenar y recuperar los documentos de forma instantánea, tanto los creados como los recibidos para su posterior uso y consulta.
Con él, no solo puedes tener tus documentos dónde y cuándo quieras, enviarlos o editarlos rápidamente y elegir quién tiene acceso a ellos. Un programa de gestión documental también permite tener todos los documentos clasificados de forma correcta, pues el software se encarga de leerlos a través de un sistema OCR, reconociendo los datos en ellos escritos y clasificándolos conforme a ellos.
Las formas de organización y clasificación de los archivos que te hemos presentado en el apartado anterior son las alternativas que las empresas han venido escogiendo tradicionalmente. Sin embargo, las necesidades documentales, la aplicación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y los costes que conlleva una mala gestión documenta han llevado a las empresas a plantearse la necesidad de apostar por este tipo de soluciones.
Con ellas, puedes hacer una búsqueda a través de una palabra o palabras que correspondan con ese documento y localizarlo rápidamente. Porque un software de gestión documental:
- Es 100% seguro. El proveedor puede encargarse de la recogida, digitalización, indexación y custodia de documentos, garantizando la seguridad de todos los datos para añadirlos a tu software.
- Ahorra tiempo. Disfrutarás desde el primer minuto de todas las ventajas que aporta esta solución y no tendrás que preocuparte por nada. El equipo hará todo el proceso por ti.
- Es productivo. Igual que ahorras tiempo, también ahorras dinero. Todo el tiempo que ahorres podrás invertirlo en productividad, lo que repercutirá también en el aumento de tus beneficios.
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