¿Quieres optimizar la forma de trabajar de tu empresa, eliminar los silos de información y fomentar un entorno colaborativo donde tener disponible la información cuando la necesitas?
Estás de suerte, porque en Docunecta queremos recordarte que ¡se puede! Se puede optimizar los procesos de trabajo, se puede eliminar los repositorios de datos fijos y aislados, y se puede garantizar siempre la disponibilidad de la información a través de la gestión documental. La creación de documentos corporativos exige regulación, control y planificación.
No te damos más pistas porque vamos a entrar en detalle para contarte cuáles son las etapas y fases de la gestión documental. ¿Nos acompañas?
¿Qué debes saber de las etapas de la gestión documental?
Antes de entrar en materia, recuerda que la gestión documental es un proceso que tiene varias etapas de implementación, por un lado, y de digitalización, por otro. No obstante, pueden variar levemente de unos sistemas a otros.
En cualquier caso, hemos reunido las fases generales de la gestión de documentos, que se fundamentan en una serie de principios y estrategias para garantizar el uso adecuado de la información en las organizaciones.
Este proceso es muy importante, ya que de él depende el progreso o el retroceso de la actividad empresarial, en gran parte.
¡Prepárate, que empezamos!
8 fases de la gestión documental en empresas
Toma nota y sigue de manera ordenada cada una de estas etapas:
- Planeación: revisa y valora la información en el contexto legal, técnico y funcional
Es la primera fase del programa y comprende todas aquellas actividades orientadas a la generación y valoración de documentos de la empresa en cumplimiento con el contexto legal, técnico, funcional y administrativo. En ella se incluye el análisis de procesos, el diseño de normas y objetivos de gestión basados en la producción, el almacenamiento y la categorización, el análisis diplomático y el registro en el sistema de gestión documental.
Por un lado, los requisitos técnicos hacen referencia a condiciones previas, como los manuales de procesos y procedimientos, tablas de valoración documental o normativa general, entre otras cosas. Por otro lado, los requisitos administrativos se refieren a la necesidad de incorporar el programa de gestión documental con todas las funciones administrativas de la compañía.
Esta etapa facilita la implementación del Programa de Gestión Documental y permite identificar los problemas y las oportunidades, así como los objetivos y los requerimientos de la información.
- Producción: evaluación de documentos para ahorrar recursos
En esta etapa de la gestión documental se evalúan los ficheros y la información, además de su creación, categorización e ingreso, creación, estructura, soportes y medios de tratamiento de la información. Para ello, se tiene en cuenta la relevancia y la funcionalidad de los documentos en los procesos en los que intervienen. El fin último de esta etapa es gestionar e intervenir con eficacia en el ahorro de recursos.
Las actas, las circulares, los memorandos, los documentos contables, las historias clínicas y académicas son algunos ejemplos de aplicación de esta etapa.
- Tramitación: el curso del documento desde su producción hasta el cumplimiento de su función administrativa
Es la actuación necesaria para registrar, vincular un documento a un trámite, distribuir, describir, recuperar y acceder a la consulta de dicho documento. El análisis integral de la información permite a la empresa conocer su influencia en todos los procesos, así como sus funciones a nivel interno y externo. Para ello, se revisan los trámites en los que se ha utilizado el fichero, su facilidad de acceso y su relevancia.
Sin embargo, es importante tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite de las comunicaciones, de acuerdo con la normativa correspondiente en cada país. La etapa de tramitación permite mejorar los procesos de recepción de solicitud o trámite. Un ejemplo de su aplicación es la Ventanilla Única, donde se pretenden agilizar y simplificar los flujos de información.
- Organización: acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción
La revisión detallada de los documentos —para proceder a su valorización, categorización, almacenamiento y tipos de archivos designados— está incluida en la actividad administrativa de la empresa. El principal objetivo en esta fase es organizar y almacenar correctamente los documentos.
Esta etapa se divide en tres fases diferentes: la clasificación (proceso en el que se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental), la ordenación (ubicación física de los documentos) y la descripción (análisis de los documentos para la gestión).
Se aplica en expedientes de investigación disciplinaria, como pueden ser las denuncias o la resolución de apertura de una investigación.
- Transferencia: tiene en cuenta el formato, la migración y la estructura
Se remiten los documentos del archivo de gestión al central, y de este al histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental que se hayan adoptado. En esta fase se definen las políticas de transferencia de documentos, en base al formato, la migración y la estructura, así como la conservación y la conversión. Los principales objetivos son: traspasar las funciones de gestión, conservación, acceso y consulta a un servicio especializado; y optimizar el aprovechamiento del espacio.
Por tanto, esta etapa garantiza a los usuarios el acceso a la información, evita la producción irracional de documentos y concentra la información útil, entre otras ventajas. Sirva de ejemplo su aplicación en las Tablas de Retención Documental avaladas por el Comité de Archivos de cada entidad.
- Disposición: registro sistémico que establece valores documentales
La disposición documental es un registro general que, además de establecer los valores de los documentos, también establece la vigencia, los plazos de conservación, el destino final y la clasificación de reserva o confidencialidad de los mismos. En esta etapa se valoran y seleccionan los documentos para garantizar su conservación o posterior eliminación. Se seleccionan los documentos en cualquiera de las fases del ciclo vital con vistas a su conservación o eliminación.
En esta etapa intervienen las siguientes actividades: eliminación de documentos, conservación total, selección, microfilmación y digitalización.
- Mantenimiento: maneras de preservar la información
Se toman medidas destinadas a asegurar que la documentación esté protegida correctamente. La preservación de la información empresarial a largo plazo requiere de procedimientos, requisitos y estrategias que permitan ejecutar la información durante el proceso de gestión documental. El principal objetivo de esta etapa es preservar los ficheros a largo plazo en base a la estabilidad física, tecnológica y de protección documental en todas sus dimensiones.
Es aplicable en documentos electrónicos de archivo y documentos digitales, entre otros. Y algunas de las estrategias clave de conservación son: la asignación de responsabilidades, la adquisición de la infraestructura técnica apropiada, y la creación de las condiciones para el manejo y el almacenamiento de soportes físicos.
- Valoración: valores de la información de la entidad
Una vez identificadas las series documentales, se evalúa la documentación, se selecciona y se procede a la disposición final. Llegados al final de las etapas y fases de la gestión documental, el objetivo es determinar cuáles son los ficheros más importantes de la entidad, así como su conservación o disposición.
“La terminología archivística define esta fase como el tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial de los documentos ”.
La valoración facilita el manejo de los documentos, garantiza la selección de los mismos y determina cuáles son aquellos que han perdido interés o utilidad.
Conclusiones sobre el proceso de gestión de documentos electrónicos
¿Estás preparado para optimizar los procesos de gestión documental e información de tu negocio? Estas fases marcan el camino hacia una mejor gestión documental, y, por tanto, también hacia la productividad y la eficiencia de tu empresa.
La gestión de documentos ha evolucionado en los últimos años hacia el panorama digital. La política de gestión de documentos electrónicos incorpora directrices definidas por las organizaciones para crear y gestionar documentos fiables, auténticos y disponibles a lo largo del tiempo. En base a esta política, las empresas establecen responsabilidades de aplicación, supervisión, coordinación y gestión del tratamiento de los ficheros en su ciclo de vida, tal y como señala la propia Administración.
En ocasiones, tendemos a confundir la gestión con la digitalización documental cuando, en realidad, son dos procesos muy distintos. La digitalización de documentos es un paso imprescindible en la gestión, pero tiene otras fases diferentes: recogida de archivos en papel (independientemente de dónde se encuentren), retirada de los elementos que sujetan los documentos (clips o grapas), escaneo de archivos (escáneres de media, media-alta y alta producción, así como escáneres planos), configuración del reconocimiento óptico OCR (herramienta de transformación de documentos físicos en archivos digitales de texto editable), validación de los documentos (normas específicas de validación de archivos) y exportación de la información (mediante formatos distintos, como PDF, TXT o XML, dependiendo de cada caso).
“La organización documental legislada es el cristal más transparente y el testimonio fidedigno de la vida política, social y económica de una empresa”.
Las etapas de la gestión documental nos permiten crear estrategias a corto, mediano y largo plazo, así como convertir los archivos en verdaderos centros de información, útiles e importantes para la actividad empresarial.
Recuerda que en Docunecta podemos resolver todas tus dudas acerca de las etapas y fases de la gestión documental, así como acompañarte durante todo el proceso.
