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Normas ISO en la gestión documental

Escrito por Miguel Aparisi en Gestion documental / Tiempo de lectura: 8 minutos.

Quiero conseguir el certificado ISO, pero no sé cómo archivar de acuerdo a la normativa.

Si la flexibilidad y los requisitos operativos de gestión de documentos no habían sido claves en la normativa hasta ahora, la nueva versión ISO 30300 e ISO 30301 ha cambiado viejos hábitos. ¿Cómo conseguir certificaciones ISO a través de un sistema de gestión documental?

Manejar documentos es el pan de cada día para multitud de empresas de todos los sectores. Nóminas, facturas, albaranes y contratos, entre otros, se apilan a diario en las oficinas, pero ¿es esta la manera correcta de organizar los documentos? ¿Qué dicen las ISO al respecto? 

Acompáñanos, que vamos a contártelo. 

 

¿Cómo obtener el certificado ISO?

Contar con los estándares ISO en la empresa es sinónimo de confianza y calidad de cara a los clientes. Por eso, cada vez son más las compañías que quieren seguir ciertos pasos para conseguir la certificación. La pregunta es ¿qué garantiza que una empresa sea digna de obtenerlo?

Con ayuda de un gestor documental, todo es posible. Se trata de un sistema centralizado que permite el almacenamiento digital de toda la documentación de una empresa, y al que se puede acceder de manera segura, en cualquier momento y lugar. En general, sus características y condiciones cumplen con los requisitos básicos de la certificación ISO, aunque pueden ajustarse.

Si te estás planteando obtener alguna certificación, te dejamos algunas recomendaciones:

  • Realiza una medida de tendencia por parte de una agencia especializada en certificaciones. Sirva de ejemplo la Entidad Nacional de Acreditación (ENAC) en España.
  • Comprueba qué le falta a tu compañía para obtener un certificado en concreto. Para ello, puedes echar mano de un profesional o consultor de la normativa. De esta forma, podrás identificar tus puntos débiles y reforzarlos.

Una vez hayas obtenido los resultados de la medida por parte de la agencia, ya puedes empezar a planificar tu estrategia ISO a través de un gestor documental que pueda ser personalizado. Solo debes preocuparte por buscar el proveedor adecuado. ¡La oportunidad de convertirte en una empresa certificada está más cerca!

 

¿Sirve cualquier gestor documental para el cumplimiento de las ISO?

Cumplir las normas ISO sobre gestión documental es un proceso que puede lograrse con este tipo de sistemas. Sin embargo, no todos son iguales. Un software puede ayudar a cumplir con las condiciones básicas de la norma en los procesos empresariales internos (acceso, tratamiento, almacenamiento, envío), pero cada normativa establece sus propias cláusulas. 

Por ello, no todos los sistemas de gestión documental permiten cumplir con las normas ISO. Algunos proveedores los diseñan con vistas a una normativa específica, otros realizan los ajustes necesarios durante la implementación, etc.

Lo ideal es consultar a tu proveedor y contratar el software que mejor se adapte a tus necesidades.

 

¿Cuáles son las normas ISO de gestión documental?

Estos software son una herramienta clave para obtener ciertos certificados, pero su alcance depende del tipo de norma. Desde las compañías que están interesadas en obtener la certificación ISO 30300 hasta la ISO 9001, entre otras.

En la actualidad, la serie de normas de gestión documental ha sido establecida por la ISO 30300, quien define las técnicas y procesos documentales con la metodología de los sistemas de gestión. Dentro de esta normativa, encontramos otras reglas importantes en la gestión de documentos empresariales. 

Te contamos en qué consisten:

  • ISO 30300

Es una serie de normas sobre gestión documental que establece los estándares desarrollados por la International Organization for Standarization (ISO) junto a su Comité de Información y Documentación. Esta normativa define las técnicas y los procesos documentales con la metodología de los sistemas de gestión. La serie comenzó en 2011 con dos primeros productos: ISO 30300 (Sistema de gestión para los documentos-Fundamentos y Vocabulario) y la ISO 30301 (Sistema de gestión para los documentos-Requisitos). Y otras directrices de apoyo, como la ISO 30302 (Guía para la implementación), ISO 30303 (Requisitos para los organismos que rechazan la auditoría y la certificación), ISO 30304 (Guía de evaluación).

  • ¿Qué establece?

Establece los principios de un sistema de gestión documental, así como las definiciones y términos precisos para aplicar todos los requisitos de gestión. En ella pueden consultarse los fundamentos de un Sistema de Gestión Documental sin perder de vista algunos factores: enfoque, contexto de la empresa, sistema de gestión, etc.

  • ¿Cuál es su objetivo?

Regular los requisitos que los sistemas de gestión documental deben incorporar para mejorar continuamente, y gestionar de forma sistemática y verificable los documentos como información sobre las actividades de la empresa. Teniendo en cuenta que la gestión documental constituye un aspecto clave en la estrategia de cualquier organización, dado que con ella se transforman los datos en conocimiento útil, es vital garantizar su correcto funcionamiento. 

  • ¿Quiénes están obligados a cumplir la normativa?

Todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector, dado que en ellas se produce información o documentos que evidencian la realización de su actividad. Para su implementación es imprescindible el liderazgo de la dirección y la implicación de toda la compañía.

 

  • ¿Qué es ISO 30301?

Es la norma principal de esta serie, donde se establecen los requisitos para la implantación de un sistema de gestión documental. Sobre ella, se realiza la evaluación de las certificaciones. En definitiva, se centra en la manera en que se debe implementar el sistema de gestión documental para ser efectivo, por lo que marca criterios concretos de medición y propone métodos de evaluación de resultados

  • ¿Qué establece?

Propone un sistema de gestión basado en la mejora continua y los requisitos que se deben cumplir para implementar un sistema de gestión documental. Estos requisitos están relacionados con el proceso de gestión, los instrumentos utilizados y las aplicaciones de dicha gestión de documentos.

  • ¿Cuál es su objetivo?

Apoyar a las empresas en la consecución de sus fines, misiones, estrategias y metas. También pretende ayudarles a cumplir con los objetivos de otros estándares de gestión, como la seguridad, la calidad y los riesgos. No solo garantiza el uso de un modelo internacionalmente aceptado, sino que promueve la mejora continua y la integración con otros sistemas de gestión. 

  • ¿Quiénes están obligados a cumplir la normativa?

Está dirigida a empresas de cualquier tamaño y sector, sobre todo de aquellos que necesitan cumplir con unos requisitos preestablecidos que afectan a la gestión documental. Sirve de guía para la administración electrónica en el sector público y como mejora continua en todo tipo de empresas privadas.

 

¿Cómo influye un gestor documental sobre estas normas?

Los sistemas de gestión documental contribuyen de diferentes formas al cumplimiento de estas normas.

Las empresas deberían realizar primero una auditoría interna para determinar si su sistema cumple con los requisitos. Estos pueden definirse previamente, así como establecer flujos de trabajo automáticos que cumplen con dichas certificaciones.

La implementación del software de gestión documental puede aplicarse de forma personalizada para adaptarse a las características tanto de la empresa como de la norma. Además, contribuye a la seguridad de la información que se maneja, ya que previene su pérdida y protege los accesos.

En el caso de la normativa ISO 9001, sobre gestión de la calidad, el software puede mejorar los procesos comerciales a través de workflows, garantizar la disponibilidad de la información y su almacenamiento seguro. Cualquier fallo puede ser identificado en cuestión de segundos. 

Por ejemplo, si un empleado de un laboratorio farmacéutico descubre un error en el prospecto de un medicamento, puede almacenar esa información en el sistema. El propio gestor documental hará seguimiento del problema y reenviará las advertencias a las personas que corresponda.

Sin la presencia de este sistema, la resolución del problema hubiera sido mucho más lenta y el medicamento podría haber llegado a venderse con el prospecto equivocado.

 

Conclusiones sobre las normas ISO de gestión documental

Los documentos son información, pero una información muy específica. Se crea, se recibe o se conserva como evidencia o como activo de nuestras empresas. Es donde se palpa el conocimiento y el know how de cómo hacemos las cosas. Estos documentos se producen en el propio desarrollo de las actividades, procesos y funciones. Con esta idea base, se publicó la serie ISO 30300 a finales de 2011. Y como la mayoría de las normas de gestión documental, se convirtió en una serie que incluye otras normas.

Sin embargo, no son las únicas. Hay otra serie de reglamentos que a nivel técnico se han trabajado sobre la gestión de los documentos. Por ejemplo: ISO 15489, ISO 23081 e ISO 9001. Esta última no contiene reglas específicas, pero ofrece la posibilidad de que cada empresa cree su propia estrategia dirigida y ejecutada desde un sistema de gestión documental.

En su mayoría, están relacionadas con el entorno digital, dado que es lo que demanda el mercado en la actualidad. Cumplir con ellas es posible con el sistema de gestión documental adecuado. Y pese a que es una herramienta de mucha calidad para el cumplimiento de las normas mencionadas, no es la única opción. 

La primera tarea que debes hacer para salir de dudas es preguntarte qué objetivos quieres alcanzar a través de los ajustes.

En Docunecta, podemos ayudarte.

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