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Reducir costes en papel con gestión documental

Escrito por Miguel Aparisi en Gestion documental / Tiempo de lectura: 4 minutos.

Como máximo responsable del control de las estrategias financieras de la empresa, el director administrativo financiero debe estar preparado para garantizar las condiciones de seguridad, administración y costes. El desarrollo y la supervisión de los procedimientos operativos y administrativos también están bajo su persona.

La reducción de costes innecesarios en papel es uno de sus principales objetivos, ya que le permite optimizar los recursos económicos que necesita la compañía y destinarlos a tareas que de verdad son necesarias. Sin embargo, muchas compañías destinan gran cantidad de dinero a materiales cada vez más innecesarios, como el papel, la tinta, etc., así como el tiempo invertido en buscar y almacenar documentos.

Con la gestión documental, este problema desaparece. Y a lo largo de este post vamos a contarte el porqué. ¡Descubre cómo reducir costes!

 

La preocupación de la empresa por reducir costes

Desde luego, los recursos económicos son una parte indispensable de cualquier empresa (grande, mediana o pequeña), y ahorrar cualquier tipo de coste en ella es fundamental. Las finanzas del día a día, la decisión de intervenir en una actividad económica, y las fuentes de financiación poco adecuadas son algunas de las principales preocupaciones del director administrativo financiero.

Para hacer frente a sus desafíos, deben lidiar con los avances tecnológicos para convertirlos en una oportunidad y hacer que la administración de los resultados en cada área sea eficaz y productiva. Como consecuencia, el director necesita contar con herramientas para controlar la previsión de pagos y cobros, lo que garantiza que la empresa tenga suficiente liquidez.

Por este motivo, es indispensable que las empresas, más allá de su tamaño, cuenten con información disponible, clara, oportuna, relevante, útil y concisa para tomar mejores decisiones.

¿Cuál es la herramienta que hace todo esto posible?

Seguro que ya has escuchado hablar de ella. Recibe el nombre de gestión documental y ha sido desarrollada para ayudar a las empresas a mantener sus documentos almacenados, disponibles y en buen estado a través del tiempo además de ayudar a reducir costes. El papel se deteriora, los documentos digitales, no.

  • Aumentan la seguridad. En las empresas es necesario contar con una herramienta de control que permita saber quién, cuándo y cómo se accede a los documentos.
  • Ahorran tiempo. Esto sucede al disponer de la información que necesitas en cualquier momento, de forma instantánea, de manera que puedes invertir el tiempo en las tareas donde de verdad necesitas enfocarte.
  • Ahorrar dinero. Dado que la gestión documental permite el acceso a la información, la automatización rápida de procesos, etc., se necesita menos personal para hacer las labores administrativas.
  • Acceso rápido a la documentación. Desde cualquier lugar, reduciendo el tiempo de búsqueda, acceso y consulta a la información y, por tanto, de respuesta.
  • Beneficioso para el medio ambiente. ¿Sabías que cada uno de nosotros gasta alrededor de 130 Kg de papel al año? Lo que produce una deforestación de 488.000 hectáreas. Con la gestión documental reducimos el uso del papel.
  • Compatibilidad de sistemas. Por lo general, los programas de gestión documental no tienen problemas de compatibilidad para ser integrados con otros sistemas.
  • Garantiza la conservación de los documentos a largo plazo. El acceso a los documentos en papel se puede dar en cualquier momento, así como preservarlos y recuperarlos fácilmente.
  • Mejora el ROI de las empresas. De hecho, hay estudios que demuestran que el ROI es capaz de mejorar gracias a la reducción de costes (aumenta la productividad).
  • Se unifican procesos. Di adiós a las tareas rutinarias, a la realización de tareas de distinta manera en cada una de las áreas, etc. Unifica los procedimientos de cada labor y obtén resultados de forma sencilla y rápida.
  • Se reduce el riesgo de producir pérdidas. Perder documentos en papel es un problema habitual que afecta a las empresas y puede provocar graves consecuencias.
  • Recuperación de documentos. Las empresas necesitan hacer habitualmente búsquedas rápidas para consultar información, acceder y recuperar documentos.

¿Quieres conocer los beneficios del software de gestión documental inteligente de docunecta.com? ¿Quieres agilizar en pocos días la tramitación de los envíos que haces habitualmente? ¿Necesitas reducir costes? Pregúntanos todas tus dudas, te escuchamos sin compromiso.

En plena era de la transformación digital, en las empresas es necesario disponer de sistemas eficientes y eficaces de gestión documental.

 

Actualiza y optimiza la gestión documental de tu departamento financiero

Una montaña de papeles sin leer en una esquina de la mesa. Un cajón con los albaranes de hace dos meses aún sin facturar. Los mensajes de reclamación de tus clientes acumulados en tu correo. Currículums que nadie ha revisado todavía. ¿Te suena familiar? El departamento financiero ha sentido la llamada de la transformación digital por varias razones:

  • Necesita reducir sus tiempos.
  • Ahorrar recursos.
  • Eliminar el papel.
  • Reducir las incidencias producidas en la compañía.
  • Hacer más con menos.
  • Agilizar las tareas.
  • Dar prioridad a las tareas que realmente necesita.
  • Rentabilizar el espacio físico.
  • Custodiar los documentos.

A veces, el director administrativo financiero de las empresas pierde demasiado tiempo a la hora de ejecutar un informe, dar aprobación a un gasto, revisar facturas, etc. Al final, en su día a día realiza tareas que ya se ha acostumbrado a hacer manualmente, pero con la tecnología, pueden ser automatizadas. Y lo mejor de todo, ayuda a reducir costes de manera inmediata.

La gestión documental corre a la velocidad del futuro. No es gasto, es inversión.

 

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