En pleno siglo XXI no te puedes permitir el mundo de trabajar todavía en modo analógico. El mundo cada vez está más digitalizado, no solo porque lo exigen los tiempos, sino porque está comprobado que es una manera mucho más eficiente de funcionar.
Pero ¿en qué consiste exactamente esto de la digitalización? ¿Qué puede aportarle a tu empresa digitalizar sus procesos? Y sobre todo, ¿qué tienes que hacer para conseguirlo de forma eficiente y no limitarte a gastar mucho dinero en comprar ordenadores?
A lo largo de las siguientes líneas vamos a explicarte de forma detallada este concepto, de manera que entiendas bien para qué sirve y en qué medida te puede servir para que tu empresa funcione mejor.
¿Qué es la digitalización de procesos?
Para entender qué es la digitalización tenemos que comprender primero en qué consiste representar la información de forma digital.
Tú normalmente vives en un mundo analógico, en el que te están llegando datos continuamente. La luz, el sonido… funcionan como si fueran una corriente de agua: no paran de fluir. Pasarse a digital significa escoger algunos puntos concretos de esta corriente y averiguar sus valores; se pueden almacenar en forma de códigos de números binarios (formados solo con ceros y unos) que un ordenador puede entender.
Así conseguimos varias ventajas, entre ellas:
- La información “pesa menos”: solo se eligen unos momentos específicos en vez de todo el rango. Esto, a su vez, facilita procesarla de muchas maneras.
- Menos riesgo de ruido y errores, por el mismo motivo.
- Es más fácil de duplicar y transmitir, porque los códigos numéricos elegidos son exactos.
- No necesita un soporte físico. Son datos informáticos, simples combinaciones de impulsos eléctricos que no hace falta conservar en papel u otros materiales.
Prácticamente todo se puede “hacer digital”, es decir, digitalizar. Textos, imágenes, música… cualquier forma de información. Por supuesto, también nos referimos a los procesos: el trabajo cotidiano de tu empresa en cuanto a técnicas de funcionamiento interno, comunicación corporativa, sistemas de venta, y casi cualquier cosa que te puedas imaginar.
No se trata solamente de hacerse una página web o una app para el teléfono, como suele pensar la mayoría de la gente. Incluso la maquinaria que fabrique los productos que luego vendes es digitalizable: desde hace ya tiempo, para algunas tareas mecánicas se usan robots programables, extremadamente precisos, veloces y seguros.
Pero ¿por qué te interesa complicarte la vida en cambiarlo todo si lo que tienes ya funciona bien? Sencillamente, porque te va a servir para mejorar y ser más eficiente, y por tanto más rentable.
Beneficios de la digitalización de procesos para tu empresa
Si decides lanzarte a la digitalización de procesos, tu empresa lo va a notar para bien. Entre los avances que conseguirás destacamos:
- Más rapidez. Como consecuencia del menor peso y mayor facilidad de transferencia de los datos que tengas que manejar, y de la mayor capacidad de procesamiento de las máquinas que utilices para hacerlo, los procesos digitalizados se completan de forma muchísimo más veloz que los analógicos.
- Ahorros de costes. Aunque te suponga una inversión inicial que, según el tipo de negocio que tengas, puede ser considerable, a la larga te saldrá barato, porque esa mayor rapidez y capacidad de procesamiento servirá para agilizar toda tu cadena de valor y aumentar tu productividad. En el mismo tiempo conseguirás más rendimiento, por lo que generarás más dinero.
- Más versatilidad. ¿Habías pensado en abrir una nueva línea de negocio, ofrecer un servicio complementario o fabricar modelos nuevos de tus productos? Digitalizando los procesos de tu empresa te será más fácil, porque acortarás de manera significativa los plazos que requieren las distintas etapas del procedimiento. También podrás diseñar nuevos canales de comercialización para definir modelos alternativos de negocio. Además, mucha mano de obra quedará liberada de sus tareas y se podrá aportar su talento y su habilidad para crear novedades.
- Mejor atención al cliente. Debes tener en cuenta que, aunque tú te resistas a pasarte al mundo digital, tus consumidores sí que lo han hecho. El mundo actual es instantáneo: cuando tu público quiere algo, lo quiere aquí y ahora. La digitalización te permite no solo atender sus necesidades con más calidad, sino también establecer canales de comunicación más eficaces con ellos, incluyendo las formas de pago, y analizar sus gustos y reacciones para saber hacia dónde dirigirte en el futuro.
Digitalizar los procesos de tu empresa no es solamente beneficioso: a estas alturas del siglo XX es prácticamente imprescindible para seguir siendo competitivo. Eso sí, no debes hacerlo de cualquier manera. Es mejor que lo planifiques bien, porque si no, solo estarás tirando el dinero.
Pasos para digitalizar los procesos de tu empresa
Para embarcarte en la digitalización de procesos de tu compañía, conviene que sigas estas cinco etapas:
- Evaluación. ¿A qué ámbitos de tu empresa les haría falta una mejora? ¿Qué procesos se verían más beneficiados de la digitalización? Haz un buen diagnóstico para saber exactamente qué necesitas y hasta dónde quieres llegar.
- Desarrollo de estrategias. Cuando ya tengas los objetivos tendrás que plantearte cómo quieres alcanzarlos. En función del tipo de proceso que quieras digitalizar te hará falta usar unos métodos u otros, pero es importante establecer una hoja de ruta y no ir improvisando.
- Capacitación de empleados. Casi siempre digitalizar significa cambiar la manera de trabajar. Asegúrate de que tu personal está preparado para esta revolución, y si no, pon soluciones: dales la formación necesaria o contrata los perfiles adecuados. También puedes elegir algunos miembros del equipo para que te ayuden a liderar el proceso y a formar a sus compañeros.
- Elección de herramientas. Si ya sabes qué tienes que hacer y quién lo va a hacer, es el momento de decidir cómo se hará. Cada proceso tiene su manera adecuada: almacenamiento en la nube, gestores de tareas, CRM, programas específicos para tareas industriales… infórmate de qué necesitas (o asesórate) y ponte en marcha.
- Optimización en torno al cliente. No olvides que el fin último es ofrecer un servicio lo más ajustado posible a las necesidades del consumidor, para así aumentar las ventas. Recopila todos los datos que necesites para conocerlas al detalle y adapta todo en función de lo que averigües.
Digitaliza tus procesos con Docunecta
De los cinco pasos, probablemente sea el último el que más trabajo te va a llevar. Obtener información es relativamente sencillo, pero muy laborioso. Tienes que montar los canales de comunicación adecuados (email, chat, perfiles en redes sociales, etcétera) y recopilar y organizar todo lo que consigas.
Para semejante tarea puede ser muy útil un sistema de gestión documental para empresas como el que ofrece Docunecta. Un software especializado te permitirá mantener siempre en orden los distintos materiales que fueras recopilando, dándole jerarquía para tener fácilmente accesible lo que te hiciera falta en cada momento, y además aportando las medidas de seguridad más rigurosas para garantizar que las distintas informaciones no acaban en manos indebidas.
En sí misma, además, la gestión de la documentación es un proceso que puedes y debes digitalizar. Seguro que tu empresa genera incontables papeles en su actividad cotidiana: facturas, recibos, contratos, notificaciones, correo, etcétera. Acelerar esta tarea mediante un servicio de digitalización de documentos como el de Docunecta, que usa técnicas de escaneado, reconocimiento óptico, verificación y exportación a formatos estándar, te proporcionará un ahorro de tiempo y espacio, y por tanto de dinero, muy valioso para que tu compañía prospere.
Si quieres más información sobre cómo te podemos ayudar con la digitalización de procesos en tu empresa, no dudes en consultarnos. ¡Encontraremos la solución personalizada más eficaz!
