Has tomado la decisión de involucrar a tu empresa en un proceso de digitalización. ¡Excelente idea! Gracias a él conseguirás innumerables ventajas para tu compañía: más rapidez en todos sus procesos, ahorros de costes, mayor versatilidad, mejora en la atención al cliente… Te los explicamos de forma detallada en el último artículo de nuestro blog.
A la hora de digitalizar, una de las primeras cosas que harás será ocuparte de los documentos. Dejarás de tener una cantidad enorme de papeles por todas partes, con el ahorro que eso supone en espacio y el extra de seguridad que te dará no depender de un soporte físico que puede acabar degradándose.
Pero a cambio te encontrarás con otra cantidad igualmente enorme de archivos digitales de distintos tipos, formatos y tamaños. Por el bien de tu empresa, es importante que también aquí pongas un poco de orden. A continuación te explicamos los motivos y las maneras más adecuadas para hacerlo.
¿Por qué es importante organizar tus documentos digitales?
Puede darte la tentación de, una vez digitalizados los documentos, ir guardándolos todos en el mismo sitio, sin ningún criterio definido, pensando que ya está todo el trabajo hecho. Pero mantener los documentos digitales en orden es igual de importante que hacerlo con los de papel. Estas son algunas de las razones:
- Facilidad para encontrar lo que buscas. Si has establecido un sistema de clasificación eficaz y necesitas una factura o un contrato en concreto, tardarás muy poco en localizarlo. Si no, echarás horas rebuscando en las carpetas del disco duro, y quizás ni siquiera consigas descubrir dónde está. Y precisamente el ahorro de tiempo es una de las principales ventajas de la digitalización. ¡No la desaproveches con una estructura de archivos confusa!
- Puede que haya archivos con contenido delicado o sensible, a los que solo deben tener acceso algunos miembros concretos de la organización. Si los tienes bien localizados te será más fácil establecer medidas de protección y evitar que, por despiste, alguno de ellos se quede desprotegido y al alcance de cualquiera.
- Poder compartir. La excusa de “yo entiendo mi desorden” que le ponías a tus padres cuando te mandaban limpiar tu habitación ya no vale. Porque sí, puede que en el caos de tu ordenador tú sepas dónde está todo lo importante, pero recuerda que en una empresa se trabaja en equipo. Otras personas también tienen que encontrar lo que necesiten sin estar siempre preguntándote.
- Eficiencia de espacio. Si trabajamos en entornos informáticos y no en soportes físicos, no se usa espacio como tal: no hay estanterías llenas de papeles. Pero sí hay megabytes y gigabytes de datos. Por un lado, si no tienes un orden claro corres el riesgo de duplicar información, ocupando más espacio de la cuenta (y llevando a gastar más dinero para comprar sitio en forma de discos duros, memorias flash o en la nube). Y por otro, una mala ordenación es uno de los factores de riesgo para que la unidad de almacenamiento se fragmente, especialmente si usas discos duros; esto, en la práctica, baja el rendimiento de la máquina.
Por todas estas causas, organizar los documentos digitales es una tarea de gran importancia. La parte buena es que no te resultará difícil. Solo tendrás que seguir un procedimiento.
Pasos para organizar tus documentos digitales
Hay muchas maneras de ordenar un conjunto de documentos digitales; la adecuada dependerá sobre todo del tipo de información que manejes y de las necesidades que tengas. En general, siguiendo las indicaciones del TIC Portal del Centro Europeo del Conocimiento para la Tecnología de la Información, los pasos que te ayudarán a organizar tus archivos son:
- Establecer el objetivo y el proceso de trabajo. Por qué y para qué vas a crear tu archivo digital. ¿Será solamente para uso interno en tus oficinas? ¿Darás acceso a clientes o colaboradores externos? ¿Pretendes incluir los documentos nuevos que generes a partir de ahora o también todo el archivo histórico? Según lo que contestes a estas preguntas tendrás que explorar unas alternativas u otras.
- Selección de documentos para el archivo digital. Quizás no te haga falta digitalizar absolutamente todos los documentos. Puede que haya algunos con poco valor, o que ya hayan quedado obsoletos. Elegir bien cuáles vas a incluir te ayudará tanto a ahorrar costes y tiempo en el proceso como a tener después un archivo más claro y manejable, sin materiales superfluos que te confundan.
- Determinar la estructura. ¿Qué criterios vas a utilizar para ordenar tus archivos? ¿Por temática, por fecha, por tipología (textos, imágenes, etcétera)? ¿Qué le resulta más conveniente al funcionamiento de tu empresa? Saber esto condicionará dónde guardarás después cada cosa.
- Elección del paquete correcto. Una vez tengas claro cómo se va a organizar tu archivo, busca un gestor documental adecuado. Que no se quede corto, es decir, que sea capaz de procesar todo lo que necesitas, pero que tampoco se pase y te aporte funcionalidades que nunca vas a utilizar. Sistemas de gestión documental como Documanager son muy versátiles y se adaptan a tus necesidades.
- Digitalización de documentos. Es la parte más laboriosa: el proceso de escaneado propiamente dicho y conversión del material en papel a archivos digitales. Algunos documentos, sobre todo los más sensibles por sus implicaciones legales, deberán ser validados a mano para asegurarse de que todo es correcto.
- Adición de metadatos. Los metadatos son etiquetas que se añaden a los archivos digitalizados y que aportan información extra sobre aspectos como el origen de los documentos, la entidad que los ha emitido, la fecha, etcétera. Serán muy útiles para luego llevar cada cosa a su sitio.
- Destrucción del archivo físico. Este paso es opcional, porque, si no tienes problemas de espacio, quizás quieras conservarlo como copia de seguridad.
De todos estos pasos, quizás el más importante sea el tercero. De cómo montes la estructura dependerá el resto de decisiones. Cada empresa es un mundo con sus propias peculiaridades, pero sí que hay una serie de recomendaciones básicas.
Consejos para archivar eficientemente tus documentos
Estas nociones pueden ayudarte a que tu sistema de organización de documentos digitales sea más claro y fácil de usar:
- Crea subcarpetas. Huye de la tentación de meterlo todo en el mismo sitio, porque es la garantía de que ese documento concreto que estás buscando se te perderá en medio del caos.
- Usa nombres de archivo descriptivos. Pon la fecha, el tema, las personas o empresas implicadas… todo lo que te ayude a saber de qué va sin necesidad de perder el tiempo en abrirlo.
- Escribe las fechas de manera inversa. Primero el año, luego el mes y finalmente el día. No es lo natural en nuestro idioma, pero de esta manera el listado saldrá ordenado automáticamente.
- Usa colores y marcas visuales. Habrá quien piense que queda “poco serio”, pero es una ayuda muy eficaz para encontrar más rápido lo que estés buscando.
- Asegúrate de que todo el equipo de trabajo conoce y está familiarizado con las pautas que establezcas. El mayor enemigo del orden es que varias personas accedan al mismo sistema y cada uno haga la guerra por su cuenta. Debe haber un método común.
- Establece la rutina de, nada más generar un archivo, clasificarlo y nombrarlo según las normas que tengas. No lo dejes para “más tarde”, porque más tarde es probable que se te olvide y se quede para siempre sin hacer, y todos los esfuerzos anteriores serán inútiles.
Documanager te ayuda a organizarte digitalmente
Como ves, organizar documentos digitales es una tarea muy laboriosa. Si intentas hacerle frente tú solo, probablemente te supondrá un esfuerzo tremendo, además de mucho tiempo perdido que podrías dedicar a tareas más productivas.
Por este motivo, desde Docunecta te recomendamos que utilices sistemas de gestión documental como Documanager. Tendrás a tu disposición un software especializado con el que mantener siempre en orden, con la máxima sencillez y comodidad, todos los materiales nuevos que vayas generando. Podrás acceder a ellos desde cualquier dispositivo de tu empresa, editarlos y enviarlos de manera rápida y ahorrarte horas de búsquedas cada vez que necesites alguno. Y además, también podrás digitalizar documentos más antiguos para incorporarlos a tu archivo, y así prescindir completamente del papel. Todo esto, con todas las garantías de confidencialidad y seguridad que tu compañía necesita.
¿Quieres saber cómo te podemos ayudar a organizar tus documentos digitales? Contacta con nosotros y te asesoraremos para que encuentres la solución más adecuada a tus necesidades. ¡Estamos a tu disposición!
