La digitalización y la gestión documental de nuestros archivos nos han traído infinitas herramientas, conceptos nuevos y formas de organizar la información totalmente desconocidas hasta hace algunos años. El cuadro de clasificación documental es una de ellas y hoy queremos contarte qué es, para qué sirve y cómo sacarle todo el partido en tu empresa.
¿Has escuchado hablar de él? Si esta es tu primera vez, será un placer compartirlo contigo.
Definiendo el cuadro de clasificación documental
Es una herramienta fundamental para los archivos que refleja, de manera organizada, todas las funciones y actividades de la empresa (las series documentales creadas y gestionadas, independientemente de su soporte y cronología). Es decir, “reflejan la jerarquización dada a la documentación producida por SDH y en el que se registran las series y subseries documentales con su respectiva codificación, a su vez las agrupa por las unidades productoras o dependencias”, como señala el Archivo General de la Nación (AGN).
7 características del cuadro de clasificación documental
Ahora que ya sabes qué es un cuadro de clasificación documental (CCD), es el momento de conocer algunas de sus características básicas:
- En el CCD podemos observar secciones, subsecciones, series, subseries y códigos que les asigna la clasificación documental.
- Su principal objetivo es acceder de manera más rápida y eficaz a la información. Su elaboración pasa por dos etapas:
- 1ª Etapa:
- Identificar las características institucionales para la definición de las distintas categorías jerárquicas.
- Jerarquización, estableciendo las relaciones entre cada una de las categorías definidas.
- Codificación de cada uno de los niveles jerárquicos.
- 2ª Etapa:
- Verificar con la institución la clasificación que se ha establecido.
- Implantar el cuadro en la ordenación del archivo.
- Supervisar y asesorar acerca de su aplicación.
- Elaborar el material de utilización del cuadro.
- La normativa que regula el CCD se encuentra en el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso.
- El cuadro de clasificación documental estará formado por todos aquellos documentos producidos en la organización de acuerdo a sus funciones. Quedaría fuera cualquier otro documento de procedencia ajena.
- Ni la edad ni los límites temporales son características que definan la estructura del archivo ni rompen con la unidad del fondo.
- El cuadro debe estar basado en las funciones de la entidad, cuya permanencia garantice una clasificación segura y estable.
- El cuadro adoptará las divisiones precisas para adoptar la simplificación.
Este instrumento archivístico permite clasificar y describir los archivos en la conformación de las agrupaciones documentales. Se trata de un sistema que organiza intelectualmente la información y que permite situar sus documentos en sus relaciones para constituir expedientes.
¿Para qué sirve un cuadro de clasificación documental en una empresa?
Un cuadro de clasificación documental sirve para organizar toda la documentación de la empresa con un criterio único y coherente. Gracias a ello, resulta más fácil localizar expedientes, relacionar cada documento con el área o proceso que lo ha generado y evitar duplicidades. Además, ayuda a mantener el control documental cuando el volumen de información crece o cuando la empresa trabaja con documentación en distintos formatos.
Niveles de clasificación documental
En el cuadro de clasificación documental podemos encontrar los siguientes niveles:
- Fondo (documentos producidos por una persona física o jurídica en el desarrollo de sus funciones).
- Sección o subsección (subdivisión del fondo identificada con la producción documental de una división).
- Serie documental (unidades documentales de estructura y contenido homogéneos emanadas de un mismo sujeto productor. Por ejemplo: historia laboral o contratos).
- Subserie documental (unidades documentales que forman parte de una serie identificadas de forma separada por sus características específicas).
- Unidad documental (análisis en los procesos de identificación documental).
- Unidad documental compleja, como los expedientes (documentos organizados y reunidos por el productor para su uso).
Con el cuadro de clasificación podrás facilitar la búsqueda de documentos, ya que es una clasificación única que incluye todos los documentos de la empresa. De esta manera, no solo puedes conocer el contexto de la creación de una serie y su relación con otras, sino que también evita duplicidades.
Cómo elaborar un cuadro de clasificación documental
Para crear un cuadro de clasificación documental, lo primero es identificar qué documentos genera la organización y qué áreas, procesos o actividades los producen. Después, hay que agrupar esa documentación en categorías jerárquicas, definir series y subseries cuando sea necesario y asignar una codificación clara que facilite su consulta. Una vez diseñado, el cuadro debe implantarse de forma uniforme en toda la empresa y revisarse periódicamente para adaptarlo a los cambios organizativos.
Ejemplo de cuadro de clasificación documental
Por ejemplo, una empresa puede estructurar su cuadro de clasificación documental por grandes áreas como administración, recursos humanos, comercial, financiero o legal. Dentro de cada una de ellas, puede clasificar series como contratos, facturas, nóminas, presupuestos, expedientes de clientes o documentación laboral. De este modo, todos los documentos quedan ubicados dentro de una estructura lógica y fácil de consultar.
La seguridad en el cuadro de clasificación documental
Teniendo en cuenta que todas las series documentales están codificadas y organizadas de manera jerárquica en categorías (van de lo general a lo específico), nos encontramos ante un sistema muy seguro. La codificación puede ser alfabética, numérica o alfanumérica. Además, facilita el control y la recuperación de los documentos.
¿Qué tipos de cuadro de clasificación podemos encontrar?
Existen varios tipos de cuadros de clasificación:
- Orgánicos. Son aquellos que muestran la estructura orgánica de la organización, con sus servicios, unidades, oficinas, secciones, etc.
- Funcionales. Se basan en el análisis de las actividades de la empresa y no tienen por qué coincidir con la estructura orgánica.
- Orgánico-funcionales. Son una mezcla de los dos anteriores y los más habituales. En ellos, encontramos los sujetos productores.
- Por materias. Muestran el contenido de los documentos.
¿Cuál es el que mejor se adapta a tu empresa? ¿Ya tienes claro qué es un cuadro de clasificación documental? Cuéntanos todas tus dudas.
Preguntas frecuentes sobre el cuadro de clasificación documental
¿Qué es un cuadro de clasificación documental?
Es una estructura jerárquica que organiza los documentos de una empresa según criterios definidos, facilitando su localización, control y relación con otros documentos.
¿Para qué sirve un cuadro de clasificación documental?
Sirve para ordenar la documentación, evitar duplicidades, mejorar la recuperación de información y mantener criterios de archivo más consistentes.
¿Cómo se hace un cuadro de clasificación documental?
Se elabora identificando los documentos de la organización, agrupándolos por categorías y definiendo niveles y códigos que permitan consultarlos y gestionarlos con facilidad.
¿Qué tipos de cuadro de clasificación documental existen?
Existen cuadros orgánicos, funcionales, orgánico-funcionales y por materias, según el criterio utilizado para organizar la documentación.
