¿Necesitas consultar algún documento y no lo encuentras? Toca ordenarlos y clasificarlos en tu empresa, lo que te permitirá guardarlos y acceder a cualquiera de ellos de manera rápida y sencilla. Acompáñanos un día más y conoce a fondo qué es la clasificación documental y para qué sirve.
Clasificación documental: concepto
Es el conjunto de acciones técnicas y administrativas que nos permiten agrupar los documentos relacionados de forma jerárquica, con criterios funcionales u orgánicos para encontrar el contenido. Es decir, en función de algunas características preestablecidas, independientemente del origen, destino, soporte, etc.
En este primer acercamiento a la conceptualización y aplicación de clasificación documental, conviene hacer referencia a otros conceptos relacionados, como el cuadro. Es el esquema en el que se registran las agrupaciones documentales de un archivo. El cuadro de clasificación documental ha sido definido como “el instrumento de consulta en las oficinas que refleja la organización física e intelectual del fondo documental y aporta datos esenciales para la organización (Fernández, 1999).
¿Cómo debe ser un sistema de clasificación de documentos?
Además de las características básicas de sencillez, eficacia y flexibilidad, existen otros requisitos clave para que un sistema de clasificación de documentos funcione correctamente:
- Debe ser fácil de comprender para cualquier persona, por lo que debe utilizar un lenguaje sencillo.
- Fácil de aplicar para no provocar una mala interpretación del mismo.
- Y permitir ampliaciones futuras por la entrada masiva de documentos.
Un sistema de clasificación dotado de estas características estará en condiciones de permitir una gestión documental eficaz en la empresa. Sin embargo, no existe un sistema de ordenación ideal, sino que será preferible elegir uno u otro dependiente de sus características. Por lo general, los sistemas de clasificación documental se basan en:
- Un sistema alfabético. Se utiliza el nombre de una persona (palabra ordenatriz) para la ordenación.
- Un sistema numérico. Representa el orden a base de números (índices, guías, subguías y carpetas).
- Un sistema cronológico. Ordena los documentos de acuerdo a la sucesión lógica de las fechas.
- Un sistema geográfico. La organización se lleva a cabo teniendo en cuenta la localización.
- Un sistema temático. La ordenación de documentos se realiza conforme a los temas o contenidos.
- Un sistema alfanumérico. Combina los signos alfabéticos y numéricos en la organización de los documentos.
La clasificación documental es el instrumento que permite la visualización conjunta de los fondos y las relaciones jerárquicas entre los grupos, lo que permite a las empresas tener localizada toda su información.
Las nuevas tendencias en clasificación de documentos
Con el paso de los años, las Tecnologías de la Información y de la Comunicación (TIC) nos han traído importantes avances que cubren las necesidades de las empresas: el paso al mundo digital, cantidad masiva de documentos, manejo de información sensible, etc. Se han desarrollado sistemas de gestión documental inteligentes que hacen posible la clasificación de documentos rápida y eficaz.
Las TIC no solo han revolucionado el acceso al conocimiento, también a su clasificación. El archivo tradicional se basa en técnicas y procedimientos estructurados y normalizados de tal forma que permiten una ordenada organización de los documentos. Entre ellos, encontramos la propia administración de archivos, la organización, selección y conservación.
El archivo moderno, sin embargo, usa las tecnologías de la información como medio para agilizar los procesos documentales. El paso del papel al universo digital es fruto de la evolución. El correo electrónico, el documento digital, los soportes electrónicos, entre otros, han provocado cambios en los modos de trabajo y procedimientos de las empresas.
Los sistemas inteligentes de gestión documental son fruto de esta evolución. Forman parte de las TIC y permiten la automatización de todos los procesos de documentación, aumentando la eficacia y la efectividad de la gestión.
De la clasificación manual a la clasificación automática
Durante años, la clasificación de documentos se realizaba de forma manual o semimanual. Los primeros sistemas digitales se basaban en el uso de escáneres y en la introducción manual de datos en formularios, lo que requería mucho tiempo y era propenso a errores. Cada documento debía ser revisado, indexado y archivado de forma individual, lo que limitaba la capacidad de gestión cuando el volumen documental comenzaba a crecer.
Con el desarrollo de tecnologías como el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) y, posteriormente, el Reconocimiento Inteligente de Caracteres (ICR), los sistemas de clasificación documental dieron un salto cualitativo. Estas tecnologías permitieron reconocer automáticamente el contenido de los documentos y extraer información relevante sin intervención humana, facilitando la clasificación masiva de archivos y el tratamiento de grandes volúmenes de información.
Hoy en día, los sistemas de clasificación automática permiten procesar miles de documentos al día, agruparlos según criterios predefinidos y extraer metadatos de forma inteligente. Esto ha supuesto una mejora significativa en la eficiencia de los procesos documentales y ha reducido de forma notable el tiempo dedicado a tareas administrativas.
Sistemas modernos de archivo y clasificación documental
La evolución tecnológica ha dado lugar a sistemas modernos de archivo y clasificación documental capaces de adaptarse a las necesidades reales de las empresas. Frente a los métodos tradicionales, estos sistemas permiten gestionar grandes volúmenes de documentación, garantizar el acceso rápido a la información y mantener el control sobre los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida.
Los sistemas actuales no solo almacenan documentos, sino que los organizan de forma inteligente, facilitando su localización, su uso y su conservación. Además, se integran con otros entornos digitales de la empresa y permiten trabajar con documentación tanto creada internamente como recibida de clientes, proveedores u otros organismos.
Clasificación inteligente de documentos mediante OCR
La clasificación inteligente de documentos se apoya en tecnologías como el OCR para identificar y extraer automáticamente la información contenida en los archivos. Gracias a este reconocimiento del contenido, los documentos pueden clasificarse en función de sus datos reales y no solo por su nombre o ubicación.
Este tipo de sistemas permite realizar búsquedas avanzadas por palabras clave, localizar documentos de forma inmediata y aplicar reglas automáticas de clasificación. Como resultado, se reducen los tiempos de búsqueda, se minimizan los errores y se mejora la productividad de los equipos, especialmente en empresas que manejan grandes volúmenes de documentación.
Además, la automatización de estos procesos contribuye a una gestión documental más homogénea, evitando duplicidades y facilitando el cumplimiento de normativas relacionadas con la conservación y el acceso a la información.
DocuManager como sistema de archivo y clasificación documental
DocuManager es el sistema de archivo y clasificación documental de Docunecta diseñado para ayudar a las empresas a organizar, gestionar y recuperar su documentación de forma rápida y segura. A través de un sistema inteligente basado en OCR, DocuManager es capaz de leer los documentos, reconocer la información contenida en ellos y clasificarlos automáticamente según criterios definidos.
Con DocuManager, los documentos están disponibles en todo momento y desde cualquier lugar, lo que facilita el trabajo diario y mejora la coordinación entre departamentos. El sistema permite controlar los accesos, mantener versiones actualizadas de los archivos y realizar búsquedas por contenido en cuestión de segundos, ahorrando tiempo y reduciendo costes operativos.
Además, DocuManager no sustituye otros sistemas de gestión empresarial, sino que se integra con ellos, complementando herramientas como ERP o CRM. De este modo, la empresa dispone de un entorno documental centralizado, seguro y adaptado a las necesidades actuales, que contribuye directamente a mejorar la eficiencia y la productividad.
El soporte informático en la conservación documental
Cuando una empresa almacena sus documentos físicamente, en archivos y estanterías, corre el riesgo de que su documentación se deteriore con el paso del tiempo. Y no solo eso, sino que conlleva mayor gasto de papel, impresión, mantenimiento y espacio. Por el contrario, si digitalizan sus documentos con un software de gestión documental moderno, no solo ahorrarán espacio y costes, sino que la búsqueda de cualquier documento será mucho más rápida, sencilla y eficaz.
Por eso, el soporte informático es crucial en la conservación documental. Miles de empresas siguen almacenando sus documentos en soportes cuya perdurabilidad tiene un periodo corto de vida. Este problema, junto a los de almacenaje, está haciendo que cada vez sean más las compañías que se decantan por la digitalización. Es una medida imprescindible para aquellos negocios que almacenan gran cantidad de documentos, datos u otros archivos, y que necesitan mantenerlos durante un periodo de tiempo determinado o acceder a ellos de manera rápida.
Para realizar este proceso, ya no necesitas escanear el documento, indexarlo u otra acción por el estilo, sino que gracias a tecnologías como el Optical Character Recognition (OCR), se pueden registrar todos los documentos y obtener información sobre el estado de tu negocio en cuestión de segundos.
¿Estás preparado para clasificar tus documentos mientras ahorras costes?
