¿Utilizas algún sistema para clasificar los documentos en tu compañía? En la actualidad, la mayoría de las empresas manejan un gran volumen de datos que almacenan en sus computadoras y dispositivos. Las más avanzadas cuentan con sistemas de gestión documental que les permite aumentar la productividad, ahorrar tiempo, costes y cumplir con las normativas de seguridad. No obstante, deben mantener operativa esta herramienta de acuerdo con los procedimientos establecidos, así como supervisar y actualizar los elementos. El objetivo final es garantizar la vigencia y la trazabilidad de los documentos y la información contenida en ellos.
Presta atención. Porque hoy vamos a compartir contigo cuáles son esos sistemas de clasificación de documentos ideales para cuidar de tu información. Es importante saber reconocer cuáles son los soportes más utilizados, así como sus características.
7 sistemas habituales de ordenación y clasificación de documentos
Todos hemos ordenado alguna vez nuestros documentos en base a criterios básicos, como: la cronología, el orden alfabético, el tamaño o el sistema decimal. Según la norma AENOR, podremos clasificar los archivos de forma estandarizada de tal manera que se adapten a las características del archivo. Mira los siguientes sistemas de ordenación:
- Según el alfabeto. Consiste en organizar la información utilizando la letra del alfabeto y el orden que esta ocupa. En este caso, es importante determinar una palabra principal para definir el orden. Por ejemplo: el tema.
Sin embargo, existen algunas excepciones en la clasificación que han sido recogidas por la normativa. Cuando vamos a clasificar personas en función de su primer apellido y es el mismo en los dos, se usará el segundo apellido para la clasificación, pero existen muchas otras excepciones que podéis consultar en la norma AENOR.
- Según la cronología. Sirve para clasificar los documentos según la fecha de emisión o expedición. De esta manera, serán almacenados en función del orden cronológico, algo muy utilizado en archivos y carpetas físicas.
- Sistema decimal. Consiste en hacer 10 grupos y asignarles un número del 0 al 9. Cada uno estará subdividido en otros 10 más y se representarán a través de dos cifras.
A pesar de que estos sistemas siguen siendo muy utilizados por muchas empresas, la digitalización y la gestión de documentos electrónicos ha traído consigo nuevos métodos de clasificación:
- Sistemas de gestión documental basados en OCR. Permite reconocer los datos escritos y clasificarlos conforme a ellos. De esta forma, con un gestor documental inteligente es posible hacer una búsqueda a través de una palabra o palabras correspondientes con ese documento y localizarlo rápidamente.
- Clasificación funcional. Consiste en agrupar toda la documentación en series que son reunidas bajo clases más amplias. Recogen todas aquellas actividades relacionadas y que son fruto de una misma acción.
- Clasificación por materias. Después de analizar el contenido de los documentos.
- Clasificación orgánica. De acuerdo con la actividad, la estructura de la empresa, etc., desde las unidades básicas hasta las más amplias.
El tipo de sistema de clasificación elegido dependerá de los objetivos, las características y las exigencias de la empresa. En definitiva, debe ser estable, perdurable en el tiempo, objetivo, y estar sujeto en base a un criterio que nace de la naturaleza de los documentos.
Gestor documental en el archivo
Con el paso de los años, el uso de software de gestión documental ha ido creciendo en todo el mundo. En 2016, el 10% de todo el software utilizado estaba directamente relacionado con el archivo digital. Hoy en día, esas cifras siguen creciendo a medida que las empresas son más grandes, debido a la cantidad de documentos y flujos con los que operan.
No existe una fórmula perfecta para la los sistemas de clasificación de documentos en las grandes y medianas compañías, pero es importante utilizar la gestión documental y tener en cuenta los siguientes factores:
- El cumplimiento de la legislación y la normativa. Un sistema de gestión documental ayuda a las empresas a cumplir con todas las regulaciones (RGPD, ISO).
- Seguridad de la información de la empresa. Gracias a la gestión documental, aumenta la ciberseguridad, mejora el control de acceso y se evitan brechas de seguridad o fugas de información.
¿Y tú? ¿Cómo estás clasificando los documentos de tu negocio? Cuéntanoslo.
Resumen final acerca de la clasificación de documentos
La clasificación es el proceso que permite agrupar de forma jerárquica los documentos, de acuerdo con los principios de procedencia, orden original u otros factores. Por lo general, se consideran tres elementos en este proceso: acciones, estructura orgánica y asuntos. Elijas el sistema que elijas para clasificar tu documentación, quedará concebido bajo conceptos que reflejan actividad y funciones propias de la empresa.
En definitiva, clasificar los documentos permite:
- Poner en práctica la gestión documental.
- Abordar los documentos electrónicos con solvencia.
- Aumentar la productividad.
- Reducir los tiempos de búsqueda.
- Tener localizados los datos desde el momento en que se crean.
- Recuperar la información de manera fácil y rápida.
- Vincular los documentos electrónicos y en papel que pertenezcan a un mismo expediente.
- Aplicar las reglas necesarias para destruir los documentos cuando proceda.
- Seguir criterios homogéneos para archivar los documentos electrónicos.
- Mantener toda la información centralizada en un único programa.
- Favorecer el trabajo colaborativo.
Hay que tener en cuenta, que la ordenación de documentos es un proceso posterior a la clasificación, lo cual nos permite: tener acceso a los datos, localizarlos rápidamente y facilitar su comprensión. Tanto la ordenación como la clasificación pueden realizarse con un gestor documental, centralizando las tareas y todo el proceso.
¿Estás preparado para empezar a clasificar tus documentos?
