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Sistemas de archivo y clasificación de documentos

Miguel Aparisi

Escrito por Miguel Aparisi en Gestion documental / Tiempo de lectura: 4 minutos.

¿Manejas una cantidad muy elevada de documentos? ¿Dónde los almacenas y qué haces para encontrar un dato concreto rápidamente?

La rapidez con que ubiques los documentos almacenados depende directamente de cómo estén clasificados. No es lo mismo introducir en el buscador una o varias palabras que identifican de manera instantánea los archivos que se corresponden con ellas, que buscarlos manualmente uno por uno.

Se ha producido una gran evolución desde los primeros sistemas de clasificación de documentos. Ahora, pueden procesar alrededor de 100.000 páginas diarias, agruparlas, clasificarlas y extraer de ellas metadatos. Y lo mejor de todo es que el proceso puede realizarse de manera automática.

Hoy vamos a hablarte de los sistemas de archivo y clasificación de documentos más modernos. ¿Te lo vas a perder?

 

Historia de los sistemas de clasificación

Si echamos la vista atrás, podemos ver que los sistemas clásicos de digitalización de documentos apenas contaban con un escáner, una pantalla grande y un ordenador aislado. El usuario introducía el documento, lo digitalizaba y tecleaba los campos correspondientes del formulario. Después, se recogía y se enviaba a otros sistemas.

Con el paso de los años, la necesidad por introducir funciones de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) fue aumentando debido al crecimiento de las empresas y el aumento de clientes. Como consecuencia, el número de papeles se ha ido multiplicando. El ICR (Reconocimiento Inteligente de Caracteres) también ha ampliado las posibilidades de reconocer los datos de la página.

Sin embargo, a pesar de estos avances, las empresas aún tenían importantes dudas acerca de cómo clasificar sus documentos cuando tienen una estructura fija, cómo extraer los datos y separarlos de cada documento. Por eso, surgen los sistemas de clasificación automática.

 

DocuManager: sistema de archivo y clasificación de documentos

Hay que reconocerlo. La organización de los documentos que manejan las empresas, a veces, puede ser un auténtico desastre. Se acumulan, no se ordenan, existen diferentes versiones de los mismos y se pierde muchísimo tiempo tratando de encontrar la información. Por eso, en Docunecta hemos creado un software inteligente de gestión documental. Recibe el nombre de DocuManager y es perfecto para almacenar y recuperar la documentación de manera instantánea, tanto de la creada como de la recibida para su posterior uso y consulta.

Algunas de sus principales ventajas son:

  • Podrás tener tus documentos dónde y cuándo quieras.
  • Los encontrarás fácilmente, además de enviarlos o editarlos de forma rápida.
  • Podrás elegir quién tiene acceso a ellos.
  • Tendrás clasificados todos tus documentos de forma correcta, ya que el software de gestión documental inteligente se encarga de leerlos a través de un sistema OCR. Reconoce los datos en ellos escritos y los clasifica conforme a ellos.
  • Podrás hacer una búsqueda a través de una o varias palabras correspondientes con el documento y localizarlo.
  • No sustituye los CRM o ERP, los complementa y se integra con ellos.
  • Es un sistema en constante mejora, con soporte continuo.

Y además, se trata de un sistema completamente seguro. El equipo de Docunecta se encarga de recoger, digitalizar, indexar y custodiar los documentos, garantizándote al 100% la seguridad de todos los datos para añadirlos después al software.

¿Estás preparado para ahorrar tiempo e incrementar la productividad de tu negocio? Llámanos, podemos ayudarte.

 

Clasificación documental, a modo de resumen

Desde hace décadas, somos testigos de la revolución digital. Parte de esta revolución fueron los sistemas OCR, lo que permite a las máquinas hacer funciones automáticas igual que lo haría una persona. Durante los últimos años, ha quedado claro que el papel ya no es el mejor vehículo para el intercambio de información, y las empresas lo están notando a través de:

Con DocuManager, reducimos la carga de trabajo y el estrés, además de permitir la deslocalización (puedes acceder a la información que necesitas cuando y desde donde quieras). Es muy fácil de usar aunque, si lo necesitas, también ofrecemos formación personalizada y modular, por lo que puedes partir de configuraciones básicas tan simples como un buscador con filtros.

Con una palabra o frase corta, hará una búsqueda por todos los documentos de la empresa y localizará aquel que contenga la frase o palabra, ahorrando tiempo y esfuerzo. Por ejemplo: contrato. El sistema localizará todos los documentos que contengan esta palabra. Además, puedes añadir filtros para facilitar la búsqueda, programar órdenes (clasificar automáticamente todos los documentos que contengan la palabra contrato), etc.

Los sistemas de archivo y clasificación de documentos garantizan salvaguardar el archivo de tu empresa y reducir el espacio físico en las instalaciones, a la vez que facilita el acceso a la documentación. No importa cuál sea tu sector.

¡Mejora tu eficiencia y ahorra tiempo con DocuManager!

DocuManager Un sistema de gestión documental fácil y sencillo

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