La gestión de documentos como proceso transversal en la organización
¿Qué significa ser un proceso transversal? ¿Qué tiene que ver la gestión de documentos en todo esto?
Las personas motivadas por el reto y el deseo de trascender acaban alcanzando el éxito. Y esta reflexión está directamente relacionada con la gestión documental, la cual ayuda a las empresas a lograr sus procesos. Es la base esencial del éxito de muchas compañías por una razón muy sencilla: permite conservar su activo más valioso, la información. Todo producto, servicio y operación necesita ser documentado, lo que permite centralizar, integrar, controlar, administrar y resguardar los datos de forma práctica y segura.
Por ello, el proceso de gestión documental cuenta con las mejores herramientas tecnológicas para garantizar la disponibilidad y el mantenimiento de la documentación. El resultado es: la estandarización y la mejora continua. Pero, ¿qué sucede en el proceso de gestión documental?
¡Te lo contamos!
El proceso que sigue la gestión documental en las empresas
Para facilitar la consulta de documentos y su trazabilidad, la gestión tiene en cuenta la temática de estos, de manera que la información es organizada y dividida en función del tipo de documento (contratos, contabilidad, correspondencia, etc.). Incluso, pueden establecerse algunos niveles jerárquicos como: la política de calidad (y sus respectivos manuales y planes que dan respuesta al ‘por qué’ de los procesos que se realizan en la compañía); las políticas de dichos procesos (donde se explican los objetivos que se quieren lograr); métodos de análisis y procedimientos (instrucciones de la ejecución de actividades); formatos físicos/electrónicos (que se convierten en evidencia de las actividades que se realizan).
Además de toda esta información, en las empresas también existen documentos externos que son enviados por otras compañías, clientes, etc., y que forman parte de su documentación. Esta información también debe incluirse en la gestión documental.
Todos los datos contenidos en la compañía realizan un proceso de gestión en el que se cumple con todos los estándares y requerimientos regulatorios vigentes para asegurar su efectividad.
¿Y tú? ¿Ya has identificado la necesidad de documentar tus actividades?
La implicación de la Dirección empresarial en la gestión de documentos
El nivel directivo de toda compañía es el encargado de tomar decisiones que afectan a toda la empresa, y, por tanto, de la gestión documental. Son decisiones que trascienden a largo plazo y que deben ser transversales. Es decir: romper con los esquemas y abarcar toda la estructura del negocio. Este nivel está protagonizado por el director general.
La implicación de la empresa en soluciones de gestión documental se ha convertido en un tema de suma importancia en la actualidad, más aun teniendo en cuenta la necesidad de mantener los datos protegidos conforme al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
De esta manera, el Reglamento Europeo guarda una estrecha relación con los sistemas y tareas de gestión documental. Con la casi reciente entrada de la nueva ley, todas las empresas están en la obligación de adaptarse con urgencia a sus requerimientos. Al no contar con sistemas únicos de gestión documental para almacenar y proteger los datos con los que se trabaja (contabilidad, producción, logística, marketing, comercial, etc.), las compañías están en peligro. Pueden producirse duplicidades, brechas de seguridad, pérdidas de información confidencial, multas, y hasta el cierre del propio negocio.
Por eso, cada vez son más los directores generales que optan por la implantación de este tipo de software. Si la información fluye por todos los departamentos de la empresa sin control ni comunicación entre ellos, es el momento de empezar a ser colaborativos, transparentes y seguros.
¿Todavía no estás preparado para asumir el reto?
La migración a la nube, un paso importante
La nube o Cloud ha sido para un paso muy importante en el sector de la gestión documental, pues se ha pasado de trabajar con disquetes a almacenar y compartir con clientes información en la nube y servidores. Este fenómeno ha ido creciendo año tras año, y puede considerarse uno de los primeros pasos (a corto plazo) de la gestión de los documentos.
Sin embargo este proceso no puede realizarse de un día para otro, sino que necesita un análisis previo de las necesidades y problemas para establecer una gestión a medida. Para que esto ocurra, debe existir la figura de un líder, un responsable tecnológico y un director general capaces de detectar las necesidades de la empresa.
Aunque muchas personas siguen viendo la gestión documental como un coste, en realidad es una inversión. Traerá beneficios: aumentará la rentabilidad y la productividad, ahorrará costes, aumentará la confianza y la satisfacción en los clientes, la empresa mejorará su imagen, se evitarán errores, se eliminarás tareas repetitivas y el tiempo invertido en buscar documentos, se facilitará la respuesta a los usuarios, aumentará la rapidez, etc.
En definitiva, son muchísimas las ventajas que este tipo de soluciones están trayendo a las empresas, independientemente de su tamaño. Grandes, medianas y pequeñas compañías trabajan con información, y un buen software de gestión debe ser capaz de adaptarse al tamaño, a la necesidad y al problema de estas.
En nuestra empresa de gestión documental en Madrid docunecta.com lo sabemos a la perfección, por ello, podemos ayudarte a encarar este proceso dando solución a tus necesidades específicas.
¿Estás preparado para sacar el máximo rendimiento en tu compañía? Cuéntanoslo.
