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Búsqueda documental: encontrar datos entre documentos digitalizados

Miguel Aparisi

Escrito por Miguel Aparisi en Gestion documental / Tiempo de lectura: 6 minutos.

¿Acumulas una gran cantidad de papeles en tu empresa? ¿Pierdes demasiado tiempo buscando un determinado documento?

La mala gestión documental perjudica la agilidad operativa de un 70% de las empresas. La mayoría no es capaz de controlar lo que gasta en gestionar su documentación. Las grandes organizaciones y las pymes se enfrentan a diario a los problemas provocados por la mala gestión de sus documentos.

La búsqueda documental de facturas, archivos, nóminas, albaranes y fichas de clientes, entre otros, se convierte en una odisea y supone una pérdida de tiempo y de recursos humanos que invierten en la calidad de atención al cliente.

¡Ponle solución y descubre un método de gestión documental práctico y diferente!

 

Sistema OCR para agilizar la búsqueda documental

A veces, la búsqueda de documentos entre una marea de papeleos almacenados se convierte en una tarea muy compleja que conlleva demasiado tiempo. Y no solo ocurre con los documentos físicos, también puede ser difícil encontrar la información que buscamos aun estando digitalizada, si no contamos con el sistema de búsqueda documental adecuado.

Por eso, en Docunecta hemos desarrollado un software inteligente de gestión documental diferente. Recibe el nombre de DocuManager y se encarga de leer los documentos a través de un sistema OCR (Optical Character Recognition o Reconocimiento Óptico de Caracteres), reconociendo los datos en ellos escritos y clasificándolos conforme a ellos. De esta forma, puedes realizar una búsqueda a través de una palabra o palabras que correspondan con un documento y localizarlo rápidamente.

El OCR es el complemento ideal para cualquier sistema de gestión documental, ya que permite extraer la información rápida y precisa para pasarla al formato electrónico. Se capturan los datos, los almacena con un formato reconocido y hace posible la recuperación documental sencilla para poder usarlos en otros sistemas o aplicaciones.

¡DocuManager es 100% seguro y te ayuda a ser más productivo!

 

Ventajas de implantar DocuManager en las pymes

Lo mejor de este sistema no son solo sus características y funcionalidades, sino todo lo que puedes hacer con él. Desde la recuperación y la búsqueda documental, hasta la organización de los ficheros y el incremento de la productividad. Vamos a mostrarte todas las ventajas de trabajar con este software inteligente en tu negocio:

  1. Disminuye el espacio físico que utilizamos habitualmente para almacenar documentos.
  2. Aumenta la seguridad de la información, ya que se evita su pérdida y deterioro y solo se permite el acceso a las personas autorizadas. Por el contrario, cuando tenemos nuestros documentos almacenados en estanterías y archivadores, corren el riesgo de ser robados.
  3. Reduce el tiempo invertido en la búsqueda y recuperación de documentos.
  4. Ahorra costes, tanto en recursos humanos como en papel, tinta y otros elementos derivados del proceso.
  5. Reduce el impacto medioambiental, ya que eliminamos el uso del papel.

Sin embargo, queremos dejar claras algunas cosas antes de que te decantes por cualquier programa de gestión documental:

  • Las empresas siempre buscan ahorrar, y eso solo se consigue al eliminar tareas que quitan tiempo a los empleados para hacer su verdadero trabajo.
  • El hecho de que una empresa tenga muchos documentos no implica la necesidad de implantar un gestor documental. Lo verdaderamente importante es que tenga que buscar habitualmente muchos documentos, lo que implica tiempo, deterioro y pérdida de información, además del espacio que ocupan.
  • El acceso rápido a la información es fundamental para dar una respuesta rápida a sus clientes.

Si algunos de tus problemas concretos son: ahorrar costes, eliminando tiempos y tareas innecesarias, necesitas esta solución.

 

4 pilares básicos del gestor documental de Docunecta

Las patas sobre las que se sustenta DocuManager se encuentran en:

  1. La búsqueda documental rápida de cualquier dato contenido en los mismos. Como te hemos contado, nuestro gestor documental lo consigue gracias a un sistema OCR. Cuando una empresa crece, buscar un documento se va volviendo cada vez más difícil, incluso si se comparte un disco, muchos trabajadores todavía tienden a almacenarlo localmente, pensando que así podrán encontrar fácilmente sus archivos. Sin embargo, esta metodología de trabajo afecta al control de versiones y los flujos de trabajo.
  2. Clasificación de documentos. El OCR se encarga de leer los datos contenidos en el documento y de clasificarlo correctamente.
  3. Almacenamiento automático. Un gestor documental te permite conservar tus documentos de forma permanente y almacenarlos a largo plazo, en vez de disponer de ellos de manera efímera.
  4. Seguridad en el acceso. Las empresas encuentran numerosos problemas en el acceso a los documentos de su compañía: escasa colaboración en equipo, pérdida de tiempo, etc.

En realidad, ya no tienes que preocuparte por nada. El sistema OCR de DocuManager se encarga de realizar todas estas tareas de manera segura y automática. ¡Solicita un demo y mira cómo funciona!

 

Agilizar los procesos documentales: conclusiones

¿Te suena familiar alguno de los supuestos que hemos mencionado? ¿Has notado alguno de estos hándicaps en tu actividad? ¿Estás haciendo algo para resolverlos?

Muchas empresas sufren a diario los efectos de una mala gestión documental, lo que no solo afecta a nivel operativo, sino legal. Facilitar la búsqueda, recuperación y almacenamiento de los datos te ayudará a mantener el control sobre los mismos y, por tanto, a cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Las soluciones que aporta el gestor documental no es un simple escaneo a tu PC, son soluciones para pymes alejadas de ser un software complicado.

No solo el tiempo es un inconveniente de carecer de un programa de gestión documental, sino también la posible pérdida de datos confidenciales, la escasa productividad de los empleados, la escasa seguridad en el almacenamiento, así como el acceso a los mismos desde distintos soportes y ubicaciones. 

Podríamos afirmar que esta tecnología, aplicada a la gestión documental, permite a las empresas tener su información en ‘un armario bajo llave’.

¿Estás preparado para automatizar las tareas mediante procesos de flujos de trabajo? Llámanos.

DocuManager Un sistema de gestión documental fácil y sencillo

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