Por fin te has decidido. Vas a traer tu empresa al siglo XXI y vas a lanzarte a la digitalización. Es una idea excelente que, como ya te explicamos, servirá para mejorar el funcionamiento de la compañía no solo en cuanto a la comunicación corporativa, sino en todos los ámbitos de la actividad.
Emprender un proceso de transformación digital te hará ser más eficaz, aumentar la productividad y recortar gastos a largo plazo, entre otras ventajas.
Entrar en el mundo digital, además, te será de gran utilidad a la hora de descubrir nuevos mercados y captar grupos de clientela a los que quizás no estabas llegando.
Pero no debes caer en el error de embarcarte en un proceso de transformación digital improvisando y ajustando sobre la marcha. Todo te saldrá mucho mejor si tu transformación digital sigue un plan.
¿Y qué debe incluir ese plan? ¿Cómo haces para trazarlo y ponerlo en marcha?
Si no tienes claro por dónde empezar, no te preocupes: hoy en Docunecta te lo explicamos.
Las claves para la transformación digital de tu empresa
Antes de poner en marcha un plan de transformación digital, es preciso que tengas en cuenta varios detalles muy importantes:
- Debe afectar a toda la empresa. La transformación digital es un medio muy útil para obtener mejores resultados globales en la compañía. Esto significa necesariamente que todos los departamentos deben estar interconectados, puesto que todos tienen una función importante que cumplir, y que ninguno debe quedarse atrás. No caigas en la tentación de dar relevancia exclusiva a unas áreas de actividad y olvidarte de otras, porque lo que conseguirás es que estas supongan un lastre y frenen el progreso global de tu compañía.
- La comunicación es imprescindible. Ya que todos los departamentos deben participar en el proceso, te hará falta que queden interconectados y que se establezcan canales de comunicación fluidos, para que ninguno haga la guerra por su cuenta y la empresa entera reme en la misma dirección. Precisamente el mundo digital ofrece herramientas muy prácticas para lograr este objetivo.
- Atiende a tus empleados. La transformación digital es un medio para conseguir mejor rendimiento general, pero en última instancia quienes logran que una empresa produzca más y mejor son las personas que trabajan en ella. No dudes en escuchar sus sugerencias, que probablemente ayuden a mejorar áreas específicas, ya que son quienes mejor conocen el trabajo cotidiano al que se enfrentan a diario y saben precisamente dónde hace falta mejorar o corregir problemas. También hará falta cierta dosis de diplomacia para ayudar a cambiar algunos hábitos muy arraigados, tareas que “siempre se han hecho así”, pero que con el proceso de transformación digital pueden optimizarse.
- Mantén el foco en el cliente. La transformación digital no es un objetivo en sí mismo. No se trata de presumir de ser la empresa que mejor maneja las nuevas tecnologías. El fin último de todo es ofrecer un servicio mejor al consumidor final para que siga estando dispuesto a pagar por tus productos. Esto puede implicar decisiones duras y traumáticas, como desprenderte de áreas que ya no aportan valor al cliente, o crear otras completamente nuevas. Pero por doloroso que pudiera resultar, este enfoque debe ser la prioridad.
Con las nociones generales para trazar el plan ya definidas, te proponemos ahora un método concreto que puede servir de referencia a la hora de diseñarlo.
Pasos para desarrollar un plan de transformación digital
Asumiendo siempre que los detalles particulares dependerán de la naturaleza de tu empresa y de la situación en la que te encuentres, se puede plantear un esquema básico siguiendo las indicaciones de Roberto Touza.
En el proceso habrá una primera fase de análisis que servirá para darte cuenta de en qué punto estás y descubrir qué hay que hacer. En ella se distinguen cuatro puntos:
- Redacta un informe que recoja, con todo el detalle que puedas, cómo se encuentra tu empresa ahora mismo desde el punto de vista de la transformación digital. Qué departamentos tiene, cuántos trabajadores hay, de qué edad, con qué formación y dominio de herramientas, etcétera.
- Recuerda la historia. Para no repetir errores del pasado, es importante tener en cuenta qué se hizo anteriormente: cuál ha sido la trayectoria de la compañía, qué crisis ha habido, cómo las ha superado, qué pérdidas ha sufrido…
- Analiza debilidades y fortalezas actuales. Evalúa los puntos fuertes y débiles de cada área por separado, para así saber a cuáles les va a resultar más sencillo afrontar el proceso y cuáles van a necesitar más ayuda.
- Recopila la información y saca conclusiones. Con todo lo que has averiguado puedes elaborar un gráfico que te permita determinar, por ejemplo, en qué porcentaje de digitalización está tu compañía ahora mismo (siendo 0 totalmente analógico y 100 completamente digitalizado).
¿Ya tienes el análisis hecho? ¡Bien! Con los resultados obtenidos es el momento de pasar a la fase de acción, que incluye los siguientes pasos:
- Establece objetivos. Procura que sean lo más concretos que puedas, para así después poder medirlos y decidir hasta qué punto ha salido todo bien.
- Con los objetivos marcados, escoge los departamentos de la empresa donde haga falta esforzarse de forma más intensa para conseguirlos. Porque, aunque dijimos antes que la compañía entera debe implicarse y participar, también hay que recordar que los recursos son limitados y no queda más remedio que priorizar.
- Determina acciones para alcanzar estos objetivos. Pueden ser de todo tipo: mejorar la formación de los trabajadores a cargo de una tarea determinada, invertir en maquinaria nueva… lo que haga falta.
- Crea un calendario de acciones. Marca fechas límite para que cada tarea esté completada. Así podrás, por un lado, marcar un orden que ayudará a que el proceso entero salga mejor, y por otro, asegurarte de que se cumplen y poder pedir responsabilidades en caso contrario.
- Organiza tus recursos humanos. Asegúrate de que de cada tarea se encarga un empleado con la formación y las capacidades adecuadas. Puede que te sea necesario aplicar procesos de promoción interna o recurrir a asesores externos, o incluso ampliar la plantilla. El resultado final lo compensará.
- ¡Ejecuta el plan! Es el momento de poner en marcha todo lo que has ido preparando.
- Evalúa los resultados. Compara lo que has conseguido con los objetivos que te habías marcado. Si hay diferencias, detecta dónde y establece las medidas necesarias para arreglarlo.
Si todo sale bien, el plan de transformación digital será exitoso y enseguida empezarás a notar mejoras de rendimiento. Pero cuidado: ser digital requiere estar pendiente de los avances tecnológicos y seguir evolucionando constantemente. ¡Te has subido a una ola de la que no vas a poder (ni a querer) bajar!
Docunecta te ayuda en tu transformación digital
Un ámbito muy importante del plan de transformación digital será sin duda la documentación. Seguro que tu empresa genera una cantidad enorme de documentos de todo tipo: facturas, recibos, circulares internas, comunicaciones con clientes, legislación… papeles y más papeles que llenan la oficina y que ralentizan y dificultan la actividad cotidiana de todos los departamentos.
En este sentido, la digitalización de documentos se convierte en una parte clave del procedimiento para conseguir resultados óptimos, además de facilitar una comunicación fluida entre las distintas áreas de tu compañía. Docunecta y su servicio de digitalización de documentos pueden ayudarte a lograrlo con facilidad y comodidad. ¡No dudes en consultarnos para saber cómo!
