Encima de tu escritorio, cuatro o cinco archivadores abiertos. Incontables folios extraídos de cada uno de ellos. Hojas por todas partes. Un caos incontrolable. Y el ritmo frenético de trabajo hace que cada vez se te acumulen más y más.
Y sin embargo, aunque llevas horas buscando, entre tanto papel no has conseguido encontrar lo que buscabas. Lo único que has logrado es amontonar más y más documentos que no necesitabas. Y ahora tendrás que perder un tiempo precioso para volver a ordenar y colocar en su sitio, si no quieres correr el riesgo de que también se pierdan y no aparezcan el día que hagan falta.
¿De verdad, en pleno siglo XXI, no hay una manera más eficiente de trabajar? ¿Estás condenado a tener que sobrevivir con semejante desorden que incomoda, ralentiza y a veces llega a hacer imposible avanzar?
Por supuesto que no. Desde hace unos años se está extendiendo un concepto tan novedoso como práctico, llamado a revolucionar el entorno laboral: se trata de la oficina sin papeles. ¿Quieres saber en qué consiste y de qué manera puedes beneficiarte de sus ventajas? Hoy en Docunecta te lo explicamos al detalle.
¿A qué nos referimos por una oficina sin papeles?
El concepto de “oficina sin papeles” alude exactamente a lo que parece por su nombre: a desechar el papel como soporte para tus documentos de todo tipo. Porque con el desarrollo total de la tecnología te puedes permitir que todo, absolutamente todo, funcione en formato digital. El puesto de trabajo prescinde por completo de nada impreso.
En una oficina sin papeles los materiales se producen directamente de forma electrónica, y dispones de dispositivos como ordenadores, tablets o teléfonos móviles para leerlos y modificarlos según te vaya haciendo falta. De igual manera, cualquier documento antiguo, posiblemente redactado antes de que se empezara a trabajar con soportes informáticos, se ha digitalizado y está accesible desde las máquinas.
En algunos casos, sobre todo si tu negocio ya tiene una trayectoria larga, puede que prescindir del papel te obligue a cambiar algunos procesos productivos. Probablemente sea algo que, a corto plazo, te lleve algo de tiempo (y de dinero), pero que no te asuste la idea. A la larga te traerá una serie de ventajas que serán muy convenientes para tu empresa.
Los beneficios de una oficina sin papeles
Algunas de las mejoras que encontrarás al dejar de usar papeles te parecerán evidentes; otras quizás no se te habían ocurrido. Te dejamos una lista con las más importantes, aunque según las características de tu empresa probablemente podrás encontrar más.
- Ahorro de costes. Papel, bolígrafos y otros utensilios de escritura, archivadores, grapadoras, impresoras y fotocopiadoras con su correspondientes cartuchos o tóneres… el material de oficina no es barato y se consume mucha cantidad. Si todo está digitalizado, el dinero que se iba a esta partida lo dejarás de gastar. Es cierto que los ordenadores que necesites también tienen un coste, pero en breve los rentabilizarás de sobra.
- Ahorro de espacio. Aparte de lo que cuestan, los papeles ocupan bastante sitio que podrías dedicar a otras tareas más útiles para tu empresa… o bien, mudarte a una oficina más pequeña, con la correspondiente reducción de gastos de alquiler.
- Más rapidez de acceso. Imagínate que, por algún motivo, hoy necesitas una factura concreta de un día concreto de hace doce años. ¡Ponte a buscarla en el montón de papeles que tendrás por ahí! Sin embargo, si cuentas con todo el material ya digitalizado, en cuestión de segundos y con apenas un par de clics la tendrás en tu pantalla.
- Facilidad para intercambiar información. Si todo está en papel y quieres pasarle algo a un colaborador, no te quedará más remedio que hacerle venir a tu oficina o desplazarte tú, con el tiempo y esfuerzo que eso supone. Sin embargo, si tus documentos están digitalizados e informatizados, puedes compartir alguno con cualquier persona rápidamente sin necesidad de desplazamientos.
- Mayor seguridad y confidencialidad. Con el papel corres el riesgo de que, por un descuido, algún documento importante se quede encima de una mesa, al alcance de ojos indiscretos que no lo deberían ver. Mediante la digitalización, sin embargo, puedes configurar e incluso automatizar distintos niveles de permisos que garantizan que solo las personas adecuadas acceden a los materiales más delicados.
- Mayor productividad. Un documento digital se crea y se procesa con más rapidez que uno en papel. Este tiempo lo puedes dedicar a otras tareas más útiles, tales como optimizar el flujo de trabajo de tu empresa.
- Agilidad en el cierre de negociaciones. El papel ya no hace falta para nada: ni siquiera para firmar. Para eso se han desarrollado instrumentos como la firma digital o los certificados digitales. Disponiendo de ellos, no es preciso aguardar a que esté preparado un contrato para cerrar un acuerdo con un cliente o proveedor. Y además, con el software adecuado, ¡puede ser incluso más seguro que el sistema tradicional!
- Respeto al medio ambiente. Si quieres presumir de ser una empresa ecológica no debes pasar por alto esta cuestión. El papel se fabrica con celulosa, que se extrae de árboles que hay que talar, y en el proceso habitualmente se usan también productos químicos contaminantes. Eso por no hablar del cóctel de productos tóxicos que es la tinta. Digitalizarlo todo y prescindir del papel significa olvidarse de estos problemas.
Cómo implantar una oficina sin papeles con Docunecta
Tantas ventajas como puede obtener tu empresa seguramente te hayan convencido para transformar tu lugar de trabajo en una oficina sin papeles. Pero puede que todavía te dé algo de miedo porque creas que va a ser dificilísimo, que te va a llevar un tiempo del que no dispones, y que, en definitiva, va a ser complicarte la vida.
¡Nada más lejos de la realidad! Convertir tu oficina en un entorno sin papeles es realmente sencillo si recurres a las alternativas adecuadas, como por ejemplo los servicios de digitalización de Docunecta.
Nosotros nos encargamos de la parte más difícil del proceso. Recogemos tus documentos y los escaneamos aplicando sistemas de reconocimiento óptico, para que los archivos no sean imágenes, sino que el texto siga estando disponible para acceder a él y manejarlo a conveniencia. Además, mediante un sistema de grabación inteligente nos aseguramos de que la actividad manual necesaria a partir del momento del escaneado queda reducida al mínimo. Y los exportamos al sistema que resulte más conveniente para tu ritmo de trabajo cotidiano.
¿Crees que ha llegado el momento de que tu empresa pase a ser una oficina sin papeles? Pregúntanos y te contaremos al detalle qué tienes que hacer para que la digitalización, la eficiencia y el ahorro lleguen a tu compañía.
