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Gestión documental en el sector farmacia

Escrito por Miguel Aparisi en Gestion documental / Tiempo de lectura: 8 minutos.

La digitalización es una mecha imparable que se extiende a gran velocidad por todo tipo de industrias y sectores, incluido el farmacéutico. 

Las buenas prácticas en la gestión documental son importantes para todos los sectores, pero para las compañías farmacéuticas, si cabe, lo es más. La composición incorrecta de un medicamento, las instrucciones de uso desactualizadas o la consulta del historial médico equivocado pueden acarrear graves riesgos para la salud y para la industria.

Recordemos que el sector farmacéutico es amplio e incluye a todas las empresas dedicadas a la fabricación, preparación y comercialización de productos químicos medicinales para el tratamiento y la prevención de enfermedades. Y como tal, no solo gestiona datos relacionados con la salud, también maneja documentación laboral y de propiedad, entre otras.

¿Cómo gestionar correctamente el flujo de trabajo en laboratorios farmacéuticos? ¿Qué hay detrás de toda esta pila de procesos y documentos? 

 

¿En qué consisten los flujos de trabajo en farmacia?

La gestión de flujos de trabajo o workflow es una secuencia de tareas que pretende ayudar a conseguir un objetivo empresarial más amplio, así como la automatización de los procesos de trabajo desarrollados por una empresa en su día a día. Mediante los flujos de trabajo se conecta a todos los trabajadores de la compañía con los procesos relacionados con ella, instaurando un orden. 

Este flujo puede ser global (afecta a toda la empresa) o parcial (afecta a una parte concreta), dependiendo de si todos los trabajadores deben cumplir con unas reglas o no.

En una farmacia, existen multitud de actividades relacionadas con el registro de nuevos pacientes, datos personales, gestión de recetas médicas, historial de compras, número de pedidos, proveedores, análisis de nuevos medicamentos, fichas técnicas, dispensación a hospitales, etc., que contribuyen a mejorar la productividad y la atención de los clientes.

Este flujo de actividad requiere la presencia de soluciones documentales que cumplan con la legislación del sector y permitan obtener los certificados necesarios. Asimismo, deben configurarse los flujos de trabajo y las reglas del sistema de gestión, lo que muchas veces implica la búsqueda de un proveedor con experiencia en automatización de dichos procesos.

¿Necesitas describir, ordenar y automatizar las acciones que se aplican a cada documento según su flujo de trabajo? Sigue leyendo.

 

La gestión documental en laboratorios y farmacias

La actividad desarrollada por los laboratorios y las farmacias requiere un nivel muy elevado de control y seguridad. Cualquier mínimo fallo en la fabricación o en la atención puede provocar graves consecuencias. Por este motivo, la producción de medicamentos es una tarea sujeta a multitud de revisiones y cambios. 

Sin embargo, a veces nos resulta muy difícil normalizar los procesos de negocio, malgastamos tiempo repitiendo tareas manuales de poco valor, queremos almacenar y compartir archivos de forma segura mientras cumplimos el RGPD o tenemos excesiva preocupación por la organización y distribución de documentos. Estos problemas pueden resolverse por medio de la implementación de los flujos de trabajo:

  • Normalizar procesos. Se pueden definir los pasos de cada workflow, diseñado a medida con estados que determinen la forma en la que quieres trabajar. 
  • Tareas manuales. Podemos automatizar las tareas repetitivas de los procesos de negocio que más tiempo consumen en el trabajo diario de la farmacia, como: el envío automático de correos electrónicos y la generación de documentación desde plantilla. - Almacenar y compartir archivos de forma segura. Compartir, almacenar y recoger documentos en la nube desde tu página web personalizada para potenciar la colaboración con tus clientes, proveedores y colaboradores. 
  • Organización y distribución de documentos. Se pueden categorizar tus documentos y efectuar búsquedas inteligentes con metadatos, así como averiguar inmediatamente quién y cuándo ha recibido o leído una versión del documento.

Dada la importancia del proceso, a veces, la composición de los medicamentos solo puede ser revisada bajo condiciones muy específicas. 

Por este motivo, el sistema de gestión documental de la farmacia debe ser capaz de inhabilitar las modificaciones no autorizadas y permitir que los cambios puedan ser revisados por varias personas, en caso de ser necesario. Los flujos de trabajo pueden personalizarse para hacerlo posible automáticamente. 

 

Ejemplo sencillo: gestión de ofertas comerciales de medicamentos

Supongamos que tu farmacia ha desarrollado nuevos productos y quieres enviar una oferta comercial a uno o varios clientes. Los flujos de trabajo de este proceso quedarían registrados automáticamente de la siguiente forma:

  1. El cliente solicita una oferta. 
  2. La oferta es enviada.
  3. El cliente recibe la oferta y tiene dos opciones:
  • Acepta. El proceso sigue adelante.
  • Rechaza. El proceso termina.

El camino puede ser mucho más complejo, dependiendo de la actividad (auditoría, atención al cliente, envío de pedidos, etc.). Los flujos de trabajo también permiten al sector farmacéutico realizar auditorías manteniendo el control sobre:

  • Las acciones llevadas a cabo dentro de la empresa.
  • Cómo y cuándo se han realizado (fecha de producción de un lote de medicamentos, primera revisión del prospecto, última modificación del mismo…).

El control de la trazabilidad permite a las farmacias y laboratorios hacer seguimiento de los productos desde su origen hasta su destino.

Es posible controlar todo el proceso de trabajo, así como permitir que las partes interesadas puedan trazar las tareas. Esto facilita la identificación de acciones repetitivas, los cuellos de botella y las oportunidades de mejora.

Con la contratación de software de trazabilidad es posible tener un mayor control de la producción y distribución de los medicamentos, así como de la documentación relacionada. 

 

Agilidad en la búsqueda de documentos 

Las buenas prácticas en los laboratorios van más allá del cuidado y la higiene en la investigación y fabricación de productos médicos. Además de la directriz obligatoria de Buenas Prácticas de Laboratorio (GLP) en cuanto al diseño organizativo de su trabajo, el sector necesita soluciones de gestión documental para farmacia que abarquen: desde la automatización de flujos de trabajo y procesos documentales hasta la digitalización de documentos, el almacenamiento, la recuperación instantánea y la distribución, entre otras cosas. 

Las farmacias y laboratorios son una especie de pymes, con su departamento de logística, recursos humanos, comercial y administración, entre otros. Todas las personas que forman el equipo deben organizarse para sacar adelante la compañía. Sin embargo, este sector no solo implica la dispensación de medicamentos y productos sanitarios, sino que es mucho más que eso. ¿Sabes cuánto papeleo implican todas estas áreas?

  • Logística: documentación de los pedidos confirmados, datos de devoluciones, control de calidad, oferta y factura comercial, certificados, inventarios, etc.
  • Recursos humanos: contratación y despido de empleados, políticas de documentación, remuneración, cartas de recomendación, etc.
  • Comercial: remisiones, facturas, cotizaciones, etc.
  • Administración: contrataciones, pagos a personal, nóminas, etc.
  • I+D: información relacionada con la actualidad del mercado de los medicamentos, investigación de nuevos productos, evaluación de parámetros, ensayos clínicos, etc.  
  • Fabricación: etapas de producción, recetas de elaboración, prospectos, certificados, licencias, etiquetas, procedimientos de ensayo, especificaciones, revisiones, fórmulas, condiciones de almacenamiento, códigos, pruebas de laboratorio, registros de auditoría, etc.

¿Cómo garantizar la disponibilidad de los datos para su posterior consulta? 

La respuesta a esta pregunta está en la gestión documental para farmacias, un proceso que consiste en almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos generados.. Al contar con un sistema de organización centralizado, los empleados pueden acceder de forma ágil, rápida y sencilla, ahorrando tiempo y costes.

La función de búsqueda es decisiva. Las farmacias necesitan acceder rápidamente a los datos, ya sea del historial médico de un paciente, la consulta del número de serie de una caja de suplementos o las últimas pruebas de laboratorio. De lo contrario, podría acarrear graves consecuencias.

 

Resumen sobre la gestión de calidad en farmacias

Asegurar la calidad de los productos y la información es fundamental para el sector farmacéutico. El flujo de trabajo es importante en un sistema de gestión documental para farmacias por varios motivos:

  • Permite el movimiento automatizado de la documentación.
  • Establece correlaciones entre las tareas de la farmacia. 
  • Cada documento queda ligado al estado en el que se encuentre en todo momento. Por ejemplo, la factura de un pedido puede estar en diferentes estados (recibida, aprobada, pagada…).

Y además, garantiza el cumplimiento de la normativa, facilita el trabajo colaborativo, ahorra tiempo y costes, mejora la productividad del trabajo de los empleados y optimiza la circulación interna de información. En definitiva, el control de los flujos supone la automatización plena de los procesos empresariales. 

Las normativas más importantes en el sector son las Buenas Prácticas de Fabricación Automatizada y la ISO 17025: Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración. La correcta gestión documental favorece la auditorías y las pruebas de calidad a la hora de demostrar el cumplimento de la ley.

El concepto de gestión documental para farmacias es muy amplio. El hecho de que muchos proveedores de este producto ofrezcan diferentes soluciones integradas en el sistema no significa que las empresas farmacéuticas estén obligadas a contratarlas todas. 

¿Necesitas gestionar tus documentos y procesos de forma ininterrumpida a través de tus equipos de trabajo? En Docunecta podemos ayudarte.

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