Las claves de un buen gestor documental en las responsabilidades de la empresa
Cuando hablamos de responsabilidad en este contexto, lo habitual es pensar en la responsabilidad social corporativa (RSC), también llamada responsabilidad social empresarial (RSE) o inversión socialmente responsable, y no es más que una forma activa y voluntaria de la mejora social, económica y ambiental por parte de las empresas. Sin embargo, en este post queremos ir más allá para introducirnos en la responsabilidad a nivel gerencial por su papel en el buen funcionamiento de las compañías. Lo abordaremos desde la influencia y la necesidad de los gestores documentales.
¡Empezamos!
El gestor documental en las responsabilidades de la empresa
El gerente comercial de las compañías tiene una gran responsabilidad que reside en:
- Determinar los requisitos para seleccionar o contratar al personal.
- Establecer políticas de precios.
- Asegurarse de contar con un buen inventario y garantizar la limpieza y organización del almacén.
- Garantizar la atención a los clientes.
- Asignar tareas al personal y coordinarlo.
- Conseguir los objetivos en cada una de las áreas en las que se divide la empresa (comercial y administrativo financiera).
- Alcanzar el máximo beneficio posible.
- Mantener e incrementar el nivel de motivación del personal a su cargo.
Ahora bien, ¿cómo influye el gestor documental en estas responsabilidades? La razón por la que abordamos estas funciones desde el punto de vista de un gestor documental tienen mucho que ver con las facilidades que nos aporta esta tecnología para agilizar las funciones del gerente, la rapidez y la calidad. Vamos a ver de qué se trata en el siguiente apartado.
Las claves del gestor documental en las responsabilidades del gerente comercial
A continuación, vamos a ver cómo influye el gestor documental directamente en las responsabilidades del gerente para introducir importantes mejoras:
- Las políticas de precios y el asegurarse de contar con un buen inventario y organización en el almacén pueden traspasar las barreras de la digitalización. Los gestores documentales son idóneos para almacenar, administrar, preservar, consultar y ordenar toda la información de una forma eficiente, lo que influye de forma directa sobre la productividad empresarial.
- Los gerentes comerciales tienen un amplio número de responsabilidades, como la atención a los clientes o la asignación de tareas al personal, lo que genera una cantidad inmensa de papeles impresos. Estos corren el riesgo de perderse, desgastarse o crear el desorden. Es una gran pérdida de tiempo el estar buscando la información requerida en el momento, y, por ello, cada vez se está prestando más atención a los gestores documentales.
- También pueden centralizar todos los datos e información en un mismo lugar, de tal forma que también estaría facilitando su acceso al resto de departamentos de la empresa que estén autorizados para ello.
- Mayor seguridad a la información, pues todo el personal que acceda a los documentos lo hará bajo la concesión de permisos y la información confidencial estará segura dentro del propio sistema.
- En su responsabilidad de alcanzar el máximo beneficio para la empresa, el gerente podrá ahorrar gran parte de su tiempo y dinero, pues no estará buscando documentos, sino que se centrará en tareas importantes para mejorar los resultados empresariales. Y, por otro lado, no tendrá que gastar dinero en papeles, tinta para la impresora, etc. Se ahorrará entre el 10% y el 202% de los costes económicos.
Todo se vuelve mucho más digital. Fácil y sencillo.
Gerente y gestor documental ¿hacia dónde se dirigen?
Hemos llegado al final de este post y queremos hacer una rápida conclusión acerca de dos partes destinadas a encontrarse: gerente y gestor documental. Cada día somos más conscientes de la importancia de disponer de un buen servicio de almacenamiento de documentos y su seguridad. La implantación de un gestor documental ya no es solo cosa de tiempos, sino de costes. Y lo cierto es que las empresas de software de gestión documental están poniendo cada vez más el acento sobre la propia información en sí. Empezar por digitalizar documentos escaneados con docunecta.com te conducirá directamente a la optimización de los procesos documentales.
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