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Sistemas de gestión documental para facilitar el trabajo colaborativo

Escrito por Miguel Aparisi en Gestion documental / Tiempo de lectura: 5 minutos.

¿Tu trabajo depende directamente del valor de las actividades que se llevan a cabo en los departamentos de tu empresa? ¿Qué estás haciendo para mejorar la comunicación y el acceso a la información en ella?

El trabajo colaborativo es fundamental en las compañías de hoy en día. Constituye los grupos de personas que deben intervenir para aportar sus ideas y conocimientos con el fin de alcanzar una meta común: una estrategia de marketing que implica la colaboración de todos los miembros de un departamento; la facturación anual de una compañía, donde debe darse la coordinación entre el áreas administrativa y contable; etc.

En todas las empresas existen actividades que requieren el trabajo colaborativo para garantizar una comunicación estable y fluida con el fin de alcanzar los objetivos marcados previamente. En este post, vamos a hablar de la gestión documental por haberse convertido en una de esas herramientas facilitadoras de la comunicación y el acceso a la información almacenada por la empresa.

 

¿Cómo contribuye el trabajo colaborativo en la gestión documental?

El software de gestión documental se ha convertido en un factor competitivo para las empresas por varias razones: agiliza sus procesos de búsqueda y recuperación de datos, reduce los tiempos y los gastos, aumenta el espacio físico de la oficina y la productividad, etc. Sin embargo, pese a la gran cantidad de beneficios que supone para la empresa, existe otra ventaja fundamental: facilita la colaboración de los distintos departamentos. Las razones te las explicamos a continuación:

 

  • Permite el acceso instantáneo de las personas autorizadas a una plataforma común, donde se almacena y organiza automáticamente información de todo tipo (facturas, propuestas, pedidos, nóminas, contratos, presupuestos, informes, etc.).
  • Los empleados de las distintas áreas pueden consultar fácil y rápidamente la información que necesitan o que les ha solicitado los clientes. Imagina que estás desarrollando un proyecto en colaboración con el área de operaciones. Un sistema de gestión documental te permitirá subir la información a la plataforma para que el resto de miembros pueda disponer de ella en cualquier momento y lugar.

¿Y sabes qué? El software de gestión documental de docunecta.com permite la integración absoluta con otros sistemas Office, ERP, etc. En definitiva, se trata de una plataforma unificada que aumenta la eficiencia y la productividad de la compañía.

 

¿Cómo influye esta solución en el trabajo del gerente?

Una vez, el gerente de una empresa notó que no conseguía los resultados que estaba buscando. Algo fallaba una y otra vez, y aunque el problema no venía directamente de él, era provocado por su equipo, que no respondía a las expectativas. Hoy en día, este no es un problema excepcional, sino común a muchas empresas. Así que, teniendo en cuenta que la principal responsabilidad del gerente está en conseguir los objetivos de cada una de las áreas, las organizaciones han visto en la gestión documental una solución a sus problemas.

Estos sistemas facilitan el trabajo en equipo, aportan flexibilidad, e incrementan el nivel de motivación entre el personal al ver mejorados los frutos de su trabajo. El gerente es el nexo de unión entre la motivación, la productividad y los empleados, y tiene en sus manos el poder de generar el sentimientos de unión, pertenencia y facilitar el intercambio de comunicación. Desde luego, su trabajo también mejorará.

No obstante, hay que tener clara una cosa: el trabajo en equipo no es igual al trabajo colaborativo. El segundo es mucho más complejo y eficiente. Es la colaboración de distintas personas que aportan recursos, herramientas o soluciones para alcanzar un objetivo común. Cuando esta colaboración se da entre las áreas, hablamos de grupos de personas que trabajan con otros grupos, pero la colaboración también puede darse entre empresas.

 

¿Qué otras ventajas aporta la gestión documental al trabajo colaborativo?

Si todavía no cuentas con un plan estratégico para reducir tus costes y aumentar la productividad, mira los beneficios que puedes obtener con un software de gestión de documentos:

  1. Mejora la gestión del tiempo.
  2. Reduce el nivel de estrés al saber que hay otros equipos de personas que pueden echarte una mano en el trabajo que desarrolláis en la colaboración.
  3. Fortalece la unión entre las personas, departamentos o empresas.
  4. Crea un ambiente de trabajo mucho más motivador.
  5. Permite priorizar y conocer cuáles son los puntos fuertes y débiles de unos trabajadores con otros.
  6. Reduce el número de conflictos y malentendidos entre los miembros del equipo, ya que todos pueden conocer el estado de la cuestión en cualquier momento.

 

Aplicar el trabajo colaborativo en el entorno profesional puede parecer una tarea complicada, pero no hace falta ser una gran empresa y contar con múltiples departamentos para desarrollar la colaboración. También puede aplicarse en las funciones que desempeña en su actividad profesional a diario. (No te lo pierdas en el siguiente apartado).

 

Cómo desarrollar el trabajo colaborativo en los distintos departamentos o funciones

Independientemente de tu estructura empresarial, los empleados de tu compañía realizan tareas de recursos humanos, compras, ventas, etc. ¿Verdad?

  • Recursos humanos. Sus profesionales son los encargados de gestionar las relaciones entre la plantilla, además de otras cosas. Parte de su trabajo colaborativo se encuentra en promover relaciones sanas entre los trabajadores, asegurarse de que estén motivados con los objetivos comunes de la empresa, etc.
  • Compras. Para gestionar con eficacia las relaciones entre las empresas y proveedores, es importante que estos conozcan el objetivo de la compañía, y que si este se consigue, ellos seguirán formando parte de su actividad. Si esto queda claro, el trabajo colaborativo entre empresa y proveedor se desarrollará de forma natural.
  • Ventas. La gestión entre empresas y clientes es fundamental para la buena marcha del negocio. Gracias a las herramientas de trabajo colaborativo fortalecerán estas relaciones, mejorarán la comunicación y el acceso a la información que los clientes solicitan a las compañías. Por ejemplo: un portal web compartido, un área de clientes, etc.

Todo se resume en: eficacia, eficiencia y efectividad. ¿Te atreves a dar el paso?

 

 

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