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Coste de un sistema de gestión documental

Escrito por Equipo de Docunecta en Gestion documental / Tiempo de lectura: 9 minutos.

A la hora de implantar un sistema de gestión documental en tu empresa, es posible que haya un factor que te frene. Hablamos del coste. Quizás tengas miedo de que se necesite una inversión inasumible para tu compañía, o temas que vaya a pasar demasiado tiempo hasta que lo logres rentabilizar.

Hoy vamos a desmontar mitos y a demostrar que, en realidad, un sistema de gestión documental como el de Docunecta no es un gasto, sino una inversión que, en la práctica, te permitirá obtener un ahorro importante que será clave en el futuro de tu compañía.

¿Quieres saber cómo? ¡Sigue leyendo! En las próximas líneas te lo explicamos.

 

¿Cómo se calcula el precio de un gestor documental?

A la hora de saber cuánto va a costar un sistema de gestión documental, debes considerar la situación desde dos puntos de vista claramente diferenciados pero que, en el fondo, están interrelacionados entre sí:

  1. Cuánto tendrás que pagar

Tanto si optas por contratar los servicios de una empresa externa especializada como Docunecta (lo que, sin duda, agilizará todo el procedimiento y te evitará quebraderos de cabeza) como si optas por encargaros internamente de todos los pasos necesarios, habrá unos costes que tendrás que afrontar. La maquinaria necesaria, el software que implementes, la formación para que tus trabajadores aprendan a manejarlo con eficiencia, todo eso hay que tenerlo en cuenta. Si además decides que será tu propia compañía la que lleve a cabo el proceso con sus recursos propios, ten en cuenta que el tiempo requerido serán horas que deberás dejar de dedicar a otras actividades productivas habituales. Y en ese caso también tendrás que encargarte tú tanto del diseño del plan como de vigilar que todo se vaya cumpliendo tal como se estableció.

¿Cuánto te va a costar todo eso? Depende. Hay que tener en cuenta muchos factores, como veremos más adelante. Cada compañía tiene unas necesidades particulares, y por tanto unos costes previstos a la hora de emprender este proceso. Precisamente uno de los servicios que ofrecemos en Docunecta es el asesoramiento por parte de un especialista que te ayudará a determinar con precisión y rigor tus necesidades y a estimar un presupuesto.

  1. Cuánto ahorro te va a suponer

No se trata solo de gastar dinero, sino de gastarlo con un propósito, que es obtener beneficio a medio y largo plazo. Como has visto anteriormente, la gestión documental dentro de tu empresa va a aportarte una serie bastante larga de ventajas operativas que, con altas probabilidades, acabarán haciendo que reduzcas los costes globales de operación dentro de la compañía y, además, que seas más eficiente en el trabajo.

Es decir, que produzcas más, generes más valor y, por tanto, aumentes tus ingresos a la vez que reduzcas tus gastos globales. Un sistema de gestión documental hará que el balance de tu compañía mejore de manera sustancial.

¿En qué medida? De nuevo, depende de las características concretas de tu empresa. Una opción interesante es hacer un estudio de tu situación actual y de las actuaciones que se podrían adoptar, para determinar con precisión qué mejora notarás.

Para calcular realmente qué precio tendrá un gestor documental en la economía de tu empresa, debes tener en cuenta ambas componentes. Quizás un cálculo inicial te lleva a pensar que el sistema de gestión documental tiene un coste demasiado alto… pero cuando incluyes el segundo factor, el del ahorro, verá que no es que salga barato, sino que se amortiza solo e incluso te ayuda a generar beneficios

En cualquier caso, sí que hay ciertas variables que te llevarán a tener que afrontar un primer pago mayor o menor. Veámoslas a continuación.


Factores que afectan al precio de un software de gestión documental

El software que utilices para la gestión digitalizada de tus documentos de trabajo ha de adecuarse a las necesidades que tengas en cuanto a características como la capacidad de procesado y almacenamiento. Esto, claro, influye en el precio: cuanto más potente sea, más alto será su importe. Por eso es importante que tengas claro qué te hace falta y así evitar pagar de más.

Algunas de las circunstancias que pueden afectar a este coste son:

  • El tamaño de tu empresa. Una gran compañía con gran cantidad de empleados tenderá a generar muchos más documentos que una PYME, por lo que gestionarlos será una labor más compleja y costosa.
  • Su antigüedad. En general, cuanto más tiempo lleve operativa una compañía, mayor será el volumen de documentos que habrá generado a lo largo de su historia y mayor será el archivo que hay que gestionar, y por tanto hará falta una capacidad mayor.
  • Su sector de actividad. Aunque todas las compañías generan documentos, no todas lo hacen en la misma medida. No es lo mismo, por poner un ejemplo, un bufete de abogados, que maneja constantemente textos legales, contratos, informes y todo tipo de papeles, que una fábrica en la que habrá poco más que facturas y albaranes.
  • El estado de digitalización del que se parte. Hay empresas que tienen muy avanzada la digitalización de sus procesos y necesitará hacer un esfuerzo menor para que su gestión documental se ponga a la altura. Otras que funcionen de forma más tradicional deberán destinar más recursos.
  • El tipo de documentos que maneja. Si la mayoría del material está basado en texto plano, que “pesa poco”, en principio no hará falta tanta potencia como si hubiera que manejar imágenes o archivos gráficos, que suelen implicar archivos grandes y más pesados. Influye también el formato en el que resulte más conveniente guardar estos archivos.

Insistimos: no te tomes todo esto como una ley universal. Cada empresa es un mundo y hay muchos detalles que tener en cuenta para hacer un cálculo definitivo. Por ejemplo, como veremos a continuación, las capacidades concretas del programa que se utilice determinarán que tenga un precio mayor o menor.

 

Características del software de gestión documental que afectan a su coste

Cuando vayas a contratar un software para la gestión documental de tu empresa has de tener en cuenta, entre otras, las siguientes funcionalidades:

  1. Tipo de sistema. En esencia se distinguen dos, dependiendo de dónde se almacenen los datos:
  2. En las propias instalaciones de la empresa (on premise). Requerirán que tu compañía tenga sus propios servidores, con la inversión inicial y los gastos de mantenimiento que eso conlleva. A cambio, disfrutarás de mayor privacidad y seguridad.
  3. En la nube (cloud). Los archivos estarán alojados en servidores externos a los que tu empresa se conectará. Solo pagas por el espacio que realmente necesitas, evitas cualquier coste de mantenimiento y ahorras espacio en tu oficina, a costa de el posible riesgo de seguridad que puede suponer depender de un tercero para almacenar tu material confidencial. No obstante, la tecnología de seguridad cada vez está más avanzada y los riesgos de accesos indebidos son mínimos, motivo por el cual esta modalidad está ganando popularidad.
  4. Número de usuarios. En general, cuantos más trabajadores de tu empresa tengan que tener acceso al sistema, más se encarecerá, puesto que tendrá que ser más robusto para soportar una cantidad mayor de conexiones.
  5. Espacio de almacenamiento. De manera similar, cuanto más necesites para tus documentos, más puede subir el precio. No obstante, este factor, aunque sigue siendo relevante, cada vez lo es menos, debido igualmente a las mejoras tecnológicas que abaratan la capacidad de los dispositivos para guardar archivos.
  6. Herramientas y funcionalidades adicionales. Como en cualquier otra cosa, los extras que incluyas (niveles personalizables de seguridad, utilidades más o menos avanzadas de edición, firma biométrica, metadatos, etcétera) harán que el precio suba.


Documanager, un gestor documental económico

Desde Docunecta te ofrecemos una solución para que el coste de tu sistema de gestión documental sea asumible en todas las circunstancias. Nuestro software Documanager escanea, procesa con OCR y clasifica todos los documentos con los que trabajas habitualmente de una manera inteligente, para que ahorres tiempo, ganes en productividad y garantices una seguridad absoluta en tu entorno laboral.

La clave que hace de Documanager un sistema particularmente eficiente en la gestión documental es su personalización. Aunque el programa tiene una enorme capacidad de funciones, tú eliges cuáles van a resultar útiles para tu actividad y solamente pagas por ellas. ¡Olvídate de facturas desmesuradas por características que jamás usarás!

Además, es compatible con cualquier ERP o CRM que ya estés utilizando: no te hará falta migrar a herramientas nuevas ni afrontar el coste de terceros programas para hacerlo. Y por si fuera poco, va incluida una formación personalizada que hará que tus trabajadores no tengan el menor problema ni deban recurrir a cursos adicionales para aprender a manejarlo.

¿Quieres más detalles sobre cómo Documanager de Docunecta puede ayudarte a ahorrar costes haciendo que tu empresa trabaje de forma más eficaz? ¡No dudes en consultarnos! Estamos aquí para resolver todas tus dudas.

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