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Blog de gestión documental para empresas

Escrito por Miguel Aparisi en Transformacion digital / Tiempo de lectura: 4 minutos.

¿Tener muchos documentos implica implantar un programa de gestión documental?

La respuesta es NO, y el porqué te lo vamos a explicar a lo largo de este post, así como los supuestos en los que tu empresa SÍ debería decantarse por esta solución. La gestión documental se ha convertido en uno de los grandes avances de la actualidad para mejorar la administración y gestión de los datos, documentos y archivos en las organizaciones, una solución que beneficia también el cumplimiento con la normativa de protección de datos (RGPD).

Todos los miembros de la empresa pueden obtener grandes ventajas generales e individuales. Por ejemplo: desde el punto de vista global, la empresa mejora los tiempos de respuesta a los clientes y su productividad. Desde el punto de vista individual, un director administrativo financiero no solo mejora la gestión de sus documentos, sino también la reducción de costes en las cuentas de la empresa. El resto de profesionales de la compañía también obtienen grandes ventajas de este tipo de soluciones.

¡COMENZAMOS!

 

¿Qué ocurre cuando tienes muchos documentos en tu empresa?

Contar con gran cantidad de papeles en la oficina no es una razón de peso para implantar un sistema de gestión documental, sino que, además de este factor, la compañía debe buscar habitualmente muchos de esos papeles. Esto sí repercute en la pérdida de tiempo, el deterioro y la pérdida de documentos, y en el gran espacio que ocupa el material.

Así que, piensa: ¿Buscas papeleo a menudo (actas, escritos, facturas, albaranes, certificados, nóminas, declaraciones, etc.)? ¿Cuánto tiempo tardas en encontrar el documento que estás buscando? ¿Tardas demasiado en responder a tus clientes con la información que solicitan? ¿Tu compañía invierte demasiado dinero en papel y tinta? ¿Estás comprometido con el medioambiente?

Si la respuesta a alguna de estas preguntas es SÍ, entonces, deberías pensar seriamente en implantar un programa de gestión documental.

 

5 cosas a tener en cuenta cuando elegimos un software de gestión documental

A continuación, queremos mostrar algunos supuestos en los que resulta necesario implantar soluciones documentales en la empresa. ¡Presta atención, este puede ser tu caso!

  1. Tu empresa necesita ahorrar y tú formas parte de esta responsabilidad. Eres el director administrativo financiero y, por tanto, has de gestionar y supervisar los recursos económicos, diseñar y controlar la estrategia financiera de la empresa. Así que, reducir algunos costes no te vendría nada mal.
  2. El ahorro de tiempo en los trabajadores se consigue cuando pueden desempeñar su trabajo con éxito, sin tener que estar pendientes de tareas rutinarias. Además, algunos estudios demuestran que los trabajadores gastan hasta un 30% de su tiempo en encontrar un documento. ¡No dejes que esto ocurra en tu compañía!
  3. Tardas demasiado en encontrar el papeleo que necesitas, por lo que tu acceso a la información se convierte en un proceso tardío, lento y rutinario. Al final, esto influye en el tiempo que tardas en dar una respuesta eficaz a tus clientes, lo que repercute también en su confianza y satisfacción con la empresa.
  4. Tienes problemas concretos que no logras identificar al 100% y que necesitas resolver con soluciones a medida para ahorrar costes, eliminar tiempos y tareas innecesarias.
  5. ¿Qué tipo de información manejas? Si eres una gestoría, puedes digitalizar las nóminas, las altas y bajas de la seguridad social, las facturas, etc. Si eres una agencia de transporte, tus albaranes, notas de gastos, rutas de transporte, etc., también podrán pasar al universo digital. En realidad, cualquier profesional puede beneficiarse de este tipo de solución.

¿Necesitas buscar o manejar muchos papeles al día? Si la respuesta es sí, debes saber que las soluciones de gestión documental te permitirán un rápido acceso, disponibilidad, aumento de la productividad, y el poder trasladar la información a otras ubicaciones para reducir el espacio que ocupa en las instalaciones.

La gestión documental no es un mero paso del papel al universo digital, ni tampoco un escaneo a PC. Son soluciones, sobre todo para PYMES, que no resultan caras y que permiten la automatización de tareas mediante procesos de flujos de datos (WorkFlow).

 

No necesitas conocimientos técnicos

Si ya estás barajando la posibilidad de implantar un programa de gestión documental en tu organización, debes saber que no se necesita tener conocimientos técnicos para utilizarlo. La propia solución, así como la empresa encargada de su implantación, se ocuparán de convertir los procesos manuales en automáticos. Esta ya se ha convertido en la solución preferida de muchos Directores Informáticos, Financieros y CEOs por el impulso que da a las empresas en su crecimiento.

¿Y tú? ¿Qué opinas?

 

¡Y además cuida el medioambiente!

Tras décadas y décadas de papeleo en las empresas, de su intercambio con los clientes, de su almacenamiento, deterioro, y todo lo que ello conlleva, la sociedad está prestando poco a poco más atención al medioambiente. En mitad de la crisis climática que estamos viviendo, y recién celebrada la Cumbre del Clima en Madrid, la gestión documental se presenta como una solución eficaz también para contribuir a la sostenibilidad. Si te estás preguntando cómo esta tecnología contribuye al cuidado del medioambiente y la reducción de la huella de carbono, mira estos motivos: reduce el uso del papel y, por tanto también la tala de árboles. Tus datos en facturas, escritos, etc., se transformarán en información precisa adaptada al flujo de tu empresa.

¿Estás comprometido con el medioambiente? Entre todos podemos reducir los más de 15 millones que árboles que se talan al año. ¿Te apuntas? Cuenta con la digitalización de documentos con docunecta.com y empieza el viaje de manera segura.

 

DocuManager Un sistema de gestión documental fácil y sencillo

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