Cómo alinear los sistemas de información con los planes de la compañía

Los sistemas de información tienen una gran importancia dentro de una empresa, pues facilitan procedimientos como la administración, recolección, recuperación, procesamiento, almacenamiento y distribución de la información que resulta relevante para la compañía. ¿No sabes cómo alinear los sistemas de información con los planes estratégicos de tu empresa? Acompáñanos y te explicamos también la importancia de la gestión documental.

¿En qué consiste la alineación de TI?

Debes ser consciente de la importancia que supone vincular un sistema de gestión documental con los planes estratégicos de la empresa. Pero ¿qué significa alinear? Consiste en que por cada acción que la compañía pretenda desarrollar con el fin de cumplir su estrategia, se analicen a su vez todos los riesgos que esa acción supone y se extraigan alternativas posibles por si esos riesgos al final ocurren.

Existen herramientas que desempeñan la función de alineación y a través de las cuales se pueden detectar las posibles desviaciones del plan estratégico.

Muchas empresas, como respuesta para gestionar y prevenir los riesgos, incorporan agentes, consultores, incluso analistas, dentro del procedimiento que desarrolla los planes estratégicos de la compañía. Supone un gran acierto incluirlos desde la fase inicial, pues, de esta forma, aumentan las probabilidades de que se prevengan los riesgos, así como el incumplimiento de los planes estratégicos desde el primer momento.

Si lo que deseas es la evolución y crecimiento de la empresa, la mejor opción que puedes llevar a cabo es alinear los sistemas de información con los planes estratégicos. Con ello, vas a garantizar un futuro exitoso para la compañía. Puedes servirte de algunos pasos a la hora de desarrollar la alineación correspondiente, como los cuatro siguientes:

1. Desarrollar planes estratégicos en cada departamento o área: No necesitas desarrollar un plan estratégico general si no quieres, también puedes desarrollar varios por cada departamento que componga la empresa. Para ello, sí que resulta preciso la colaboración de los empleados y su compromiso.
2. Organizar reuniones de forma habitual: Son de gran utilidad para revisar los logros de la compañía y para cerciorarse de las metas que quiere conseguir. Estas reuniones deben tener un carácter estratégico, así como operacional. Dentro de esta «habitualidad» te recomendamos que las reuniones se produzcan mensualmente.
3. Incluir a los colaboradores en el proceso de alineación: Resulta esencial que las personas colaboradoras muestren una gran implicación en el plan estratégico que desarrolle la empresa. Este punto está conectado con el primero, pues estos colaboradores, además de involucrarse, deben comprometerse con este procedimiento de alineación.
4. Reforzar la organización y orientarla a la consecución de resultados: Se debe impulsar desde dentro la organización y la adecuada gestión de la compañía, ya que, si la organización es inexistente, el alineamiento que se quiere realizar no será posible. Para llevar a cabo una organización apropiada resulta fundamental la comunicación, ya que sin este aspecto una compañía no crecerá ni evolucionará de forma correcta.

Papel del CIO en los sistemas de información

Garantizar la alineación de los sistemas de información y los planes estratégicos es una de las máximas prioridades del CIO. Es una de las mejores formas para cuantificar aspectos como los niveles de coherencia que estén relacionados con las infraestructuras TI, la gestión de la información, así como las necesidades de la empresa.

Las compañías necesitan planes estratégicos que resulten exitosos. Los cargos que más interdependencia tienen, y que son clave para la alineación de sistema de información con respecto al plan estratégico, son tanto el CIO como el CEO. Los problemas suelen aparecen cuando no existe comunicación alguna entre ambos y cuando, aunque haya comunicación, no se produce ningún entendimiento.

Según el cargo, desarrollan un tipo de competencias u otras. En el caso del CIO esas funciones son:

• Entender el valor que supone realizar planes estratégicos y lo importante que pueden llegar a ser para sustentar la arquitectura empresarial.
• Gestionar informaciones y garantizar su eficiencia, precisión y seguridad.
• Permitir un acceso seguro a esas informaciones o documentos de la compañía.

El director informático cuenta con una serie de características que lo definen y potencian su figura dentro de una empresa. ¿Conoces de qué rasgos se tratan?

• Control de los posibles riesgos que se puedan producir.
• Influencia e importancia en la gestión documental de la compañía.
• Determinación de estrategias e insistencia del valor que tienen las TI
• Alienación de las tecnologías de la información (TI) para el negocio.

Plan TI: Necesidad básica de los sistemas de información

Algunas empresas todavía desconocen la importancia que tienen los sistemas de información para el crecimiento de su negocio. Además, los sistemas de información también resultan eficaces para la optimización de procesos e incremento de la productividad de la compañía. Un Plan TI puede ser la columna vertebral de la empresa y debes ser consciente de ello, pero también puede funcionar como su sistema nervioso. Las fases de las que se debe componer un Plan TI son cuatro:

1. Comprender la estrategia de la compañía.
2. Analizar las tecnologías de la información.
3. Formular la estrategia que se desea desarrollar.
4. Realizar un plan de implantación.

Gracias a un Plan TI, la empresa dispone de ciertas herramientas que ayudan a conseguir los objetivos estratégicos que se han establecido.

La gestión documental se posiciona como una de las mejores tecnologías innovadoras de hoy en día. Las ventajas que puede obtener tu empresa si utiliza un sistema de gestión documental con Docunecta son múltiples. Resulta fundamental a la hora de gestionar el gasto que supone la documentación y es que el 90% de las compañías es incapaz de controlar estos gastos. Una mala gestión de documentos suele ser el problema principal que acarrea un negocio empresarial. Por eso se han desarrollado sistemas o softwares inteligentes de gestión documental. ¿Quieres conocer los beneficios que aporta?

• Almacenamiento seguro
• Ahorro de tiempo, coste y espacio
• Contribuye a cuidar del medioambiente
• Conservación de documentos de forma permanente
• Recuperación de documentos al instante

No pierdas más tiempo y lleva a cabo el proceso de alineación entre los sistemas de información y los planes de la compañía. Consiste en una de las mejores formas para conseguir que tu negocio evolucione.