¿Cómo mejorar la relación con el cliente usando DocuManager?

Este es uno de los principales objetivos de todo responsable IT en las empresas, junto con la gestión informática (sistemas ERP, procesos, parte computacional) y su orientación a la consecución de los objetivos marcados en la empresa. Rompiendo con algunos mitos, no se trata de hacer informática, sino de utilizarla para que se cumplan todas las metas de la organización.

Los clientes son parte de la estructura empresarial y una base fundamental para el buen funcionamiento de la compañía. Debemos cuidar nuestra relación con ellos, no solo desde el punto de vista comunicativo sino también desde la agilidad de los procesos, la atención a sus solicitudes y la calidad de los productos o servicios que les ofrecemos.

Cómo influye el funcionamiento de DocuManager en tu relación con el cliente

Aunque el sistema de gestión documental inteligente de Docunecta, DocuManager, es una solución dirigida directamente a las empresas, sus ventajas alcanzan a los clientes de las mismas por varias razones.

El principal beneficio se encuentra en la rapidez de búsqueda de documentos. Si un cliente necesita inmediatamente un dato, la empresa solo tendrá que teclear una o varias palabras que correspondan a un documento para que el software de gestión documental inteligente las lea a través de un sistema OCR y reconozca los datos escritos, localizándolos inmediatamente.

La más significativa es la gran cantidad de tiempo que pueden ahorrar tanto empresas como clientes en la búsqueda, clasificación, modificación y envío de información.

Ventajas de las TIC en las empresas

No nos cabe duda de que las TIC han traído innumerables ventajas a las empresas. Los responsables de orientar su uso e implantación dentro de estas también deben garantizar la integridad y la disponibilidad de la información contenida en las bases de datos y adaptarla a las políticas de seguridad. Estas son algunas de las ventajas que obtienen cuando se mejoran los resultados del negocio usando las TIC.

1. Ahorra desplazamientos

Hace 20 años, incluso menos, la necesidad de conocer un producto o un servicio, así como de adquirirlo, nos obligaba a desplazarnos a la empresa. A veces, los clientes incluso no tenían tiempo, o las circunstancias no eran las más adecuadas para estar desplazándose. Con la tecnología actual (aplicaciones móviles corporativas, páginas web, redes sociales, etc.) la movilidad ya no es un impedimento.

La disponibilidad de las empresas ha pasado de ser un servicio con horario fijo a una atención flexible y un contacto 24/7 (24 horas al día durante los 7 días de la semana). Esta ventaja ha mejorado el sentimiento de cercanía entre empresa-cliente, así como la interactividad entre ambos (en cualquier momento y lugar).

2. Mejores vías de comunicación con el cliente

Esta ventaja está directamente relacionada con la primera, ya que las aplicaciones móviles corporativas, las páginas web, los perfiles en redes sociales (LinkedIn, Facebook, Twitter, Instagram…) han abierto un abanico comunicativo que no cierra a ninguna hora. Los usuarios/clientes pueden consultar la información de la empresa a cualquier hora y desde cualquier lugar. Si hace varias décadas los únicos puntos de contacto directo con el cliente se realizaban de manera presencial, con llamadas telefónicas o incluso con el correo postal, en este momento las vías de comunicación se han ampliado de forma infinita. La comunicación es cada vez más diversificada, optimizada y eficaz.

3. Mayor facilidad para conocer los hábitos de los consumidores

Está claro que si queremos mejorar nuestra relación con los clientes, necesitamos conocerlos mejor: sus necesidades, preocupaciones, objetivos, responsabilidades, comportamientos en redes sociales, etc. De esta forma, saber cómo, cuánto y de qué forma buscan solución a sus necesidades o problemas, nos permitirá llegar a ellos en el momento oportuno. Una de las preguntas más frecuentes en las compañías consiste precisamente en esto: ¿Cómo puedo atraer clientes potenciales? La tecnología tiene mucho que ver con esto gracias a la presencia de CRMs, métricas, analíticas de resultados, estrategias de marketing automatizadas, etc.

4. Mayor agilidad para dar la información que los clientes nos solicitan

Este es un problema al que muchas empresas están haciendo frente gracias a los sistemas de gestión documental y sus ventajas en cuestiones de organización, recuperación, accesibilidad y productividad con la documentación. Por eso, negocios en los que se manejan a menudo grandes cantidades de datos, e incluso información sensible, necesitan mantener organizada toda la documentación.

Los clientes pueden solicitarla en cualquier momento, además de ser el principal activo de este tipo de compañías. En las asesorías y gestorías, por ejemplo, es frecuente trabajar con facturas, contratos, tramitación de subvenciones, certificados, trámites laborales, gestión de negocios (contabilidad, nóminas, análisis fiscales…). En definitiva, es información que estas empresas necesitan tener organizada para su consulta en cualquier momento.

5. Mayor seguridad de la información

Aunque todavía hay quien tiene algunas dudas sobre las ventajas de la digitalización, debemos de tener en cuenta que el papel, por su naturaleza, es inseguro. Las hojas impresas con datos de clientes y empresas pueden acabar en manos de cualquiera, pero si mantenemos esos papeles digitalizados, su control será superior sobre quién puede acceder y quién no. Es más, gracias a la custodia del documento en su ciclo de vida, pueden consultar si se ha producido algún cambio en su proceso. En dos palabras: transparencia y seguridad máxima.

Gracias a la digitalización, no solo existe un beneficio directo en la relación entre empresa y cliente, sino también para toda la sociedad. El uso de papel aumenta inevitablemente la huella ecológica, lo que repercute en un mayor consumo de energía, pero gracias a la digitalización, aumenta el respeto al medio ambiente y la sostenibilidad.

Desde Docunecta, sabemos que la información contenida en los documentos es muchas veces la savia de la que se nutren las compañías y muchos procesos y decisiones dependen de ellos. ¿Estás preparado para dar el paso a la digitalización? Es hora de no perder más tiempo.