Tu empresa genera una gran cantidad de datos en su actividad cotidiana. Probablemente muchos te resulten familiares: textos como informes, facturas o contratos, pero puede que también fotografías, gráficos, quizás algún vídeo… Son formatos de uso cotidiano, con los que estás familiarizado.
Lo que quizás no sepas es que de estos datos se deriva un concepto importante a la hora de gestionarlos: los metadatos. Están ahí, a menudo generados automáticamente, aunque a lo mejor ni siquiera te has dado cuenta de su presencia… o incluso no sabías ni que existían. Y, sin embargo, son muy valiosos y útiles.
¿Quieres saber qué son los metadatos, para qué sirven y cómo puedes aprovechar sus ventajas? ¡Te lo explicamos al detalle a lo largo de este artículo!
Definición de metadatos
El prefijo “meta” viene del griego, idioma en el que significa “después” o “más allá”. De manera abstracta, se usa para indicar que un concepto se aplica sobre sí mismo. La palabra “metadatos”, por tanto, vendría a significar “datos sobre los datos”.
Precisamente, los metadatos son “datos que hablan acerca de los datos”, en el sentido de que describen el contenido de los archivos o la información que estos traen en su interior.
Aunque puedas pensar que es un invento reciente, el concepto tiene en realidad orígenes más antiguos: se acuñó por primera vez en los años ’60 del siglo pasado por parte de David Griffel y Stuart McIntosh, dos investigadores del MIT. Además, aunque ahora lo asociemos a archivos digitales, el mundo analógico también puede usarlos; eran metadatos, por ejemplo, las fichas informativas que tenía cada libro en una biblioteca antes de que el sistema se digitalizara.
Para qué se utilizan los metadatos
Los metadatos tienen una serie de aplicaciones que resultan muy útiles en el trabajo cotidiano. Algunas de ellas son:
- Búsqueda y análisis. Los metadatos, al aportar información sobre el contenido de los datos, ayudan a la hora de clasificarlos y de encontrar el tipo de información que nos haga falta en cada momento, permitiéndonos ahorrar tiempo al no necesitar consultar el dato en sí. Precisamente este es su uso más común: agilizar la consulta en buscadores.
- Estandarización. Mediante los metadatos pueden definirse criterios fijos y comunes para identificar los documentos, eliminando errores e inconsistencias, de manera que se facilita su manejo cotidiano y la compatibilidad si necesitas sacarlos de tu empresa y enviarlos a clientes, proveedores u otros agentes externos.
- Los metadatos permiten detectar de manera sencilla la información crítica que no quieres que salga de tu empresa, evitando cualquier riesgo potencial.
- Gestión de cambios. Gracias a los metadatos es fácil localizar alteraciones que se hagan en los datos originales, por lo que te resultará sencillo controlar el progreso de un proyecto y las distintas versiones que se vayan haciendo de él.
- Rapidez de desarrollos. Al poder acceder de forma más inteligente a los datos, los metadatos permiten a los creadores trabajar con más agilidad reduciendo el tiempo invertido en el abastecimiento de material, y por tanto incrementar su producción y la rentabilidad para tu empresa.
- Mejora de informes. Los metadatos permitirán gestionar informes de más calidad, lo que repercutirá en un análisis más fiable de los procesos y, por tanto, contribuirá a aplicar correctamente las medidas de corrección que se necesiten.
- Evaluación. En forma de metadato se puede incluir una valoración sobre la calidad del contenido de un documento, que resulta de gran utilidad a la hora de decidir si merece la pena utilizarlo o no para el proyecto que tengas en marcha.
Puedes ver que los metadatos son una herramienta muy eficaz para la gestión cotidiana de la información que manejas en tu empresa. No obstante, para hacer un uso adecuado conviene diferenciar entre los distintos tipos de metadatos que te puedes encontrar.
Tipos de metadatos
Existen numerosas maneras de clasificar los metadatos. La más habitual, por su sencillez, es la que propone la Oficina Nacional de Estándares de Información estadounidense (NISO, por sus siglas en inglés). Según esta entidad, los metadatos se pueden diferenciar en tres categorías:
- Son los metadatos que sirven para descubrir e identificar el contenido de un dato, con información útil de cara a la búsqueda e identificación de los archivos. Incluye conceptos como el título, el autor, los temas tratados, las palabras clave o la entidad que lo ha publicado.
- Son los metadatos que explican cómo se organizan los distintos componentes de un dato. Se refiere, por ejemplo, al orden de las páginas de un libro para formar capítulos y secciones.
- Son los metadatos que aluden a la fuente de la información. Dentro de estos, cabe distinguir otros dos subtipos: los de gestión de derechos, que se refieren a todo lo relativo a la protección de la propiedad intelectual, y los de conservación, que indican la manera adecuada de mantener y almacenar un recurso (por ejemplo, los metadatos de conservación de un libro pueden indicar en qué sección de la biblioteca debería guardarse).
Aparte, hay teóricos de la materia que incluyen algún tipo más. Entre los más comunes se pueden destacar:
- Técnicos. Son los metadatos que se refieren a las propiedades del archivo que contiene los datos, con aspectos como su fecha de creación y de modificación, su tamaño, su formato, su sistema de compresión (si la tiene), etcétera. Son especialmente importantes para la interoperabilidad de sistemas digitales.
- De accesibilidad. Son los metadatos diseñados expresamente para facilitar que personas con alguna discapacidad, o que se encuentren en alguna situación en la que se presenten dificultades, puedan acceder a determinados tipos de datos que de otra manera quedarían fuera de su alcance. Por ejemplo, descripciones en texto del contenido de una fotografía para usuarios con problemas de visión.
Ejemplos de metadatos
Hay muchos ámbitos de la información donde encontrarás metadatos. Estos son algunos de los más comunes:
- Fotografías e imágenes. Al tomar una foto, muchas cámaras digitales incluyen una serie de metadatos útiles para su procesamiento posterior: velocidad de obturación, apertura del diafragma, distancia focal, modo escogido (automático o manual), velocidad ISO, coordenadas del lugar donde se hizo el disparo (si la cámara está equipada con GPS), el modelo de cámara utilizado, etcétera. Posteriormente, el fotógrafo puede añadir otras como la identidad del autor, descripción de la escena o las palabras clave correspondientes, que harán más fácil su búsqueda en una base de datos.
- Materiales escritos. En forma de metadatos puede aparecer la extensión (número de páginas, de palabras o de caracteres), el contenido (un resumen, un índice de capítulos, las palabras clave, los temas tratados), el autor, la fecha de creación, el tipo de contenido (si es una obra literaria, y en su caso el género al que pertenece, o un manual técnico, o un texto legal), etcétera.
- Vídeos. Algunos metadatos útiles en una grabación, que pueden añadirse a los que se usan en fotografía estática, aluden al formato en el que están grabados, su duración, su bitrate (tasa de bits: cantidad de información por cada unidad de tiempo, lo que te dará una idea tanto de su calidad como del tamaño del archivo), la fecha de grabación y de edición, el software utilizado, el códec necesario para reproducirlo, etcétera. Muchos de estos metadatos se utilizan también para grabaciones únicamente de sonido.
Muchos de estos metadatos se guardan en formatos estandarizados (por ejemplo, Exif), de manera que se asegura la compatibilidad entre distintos equipos: los que tú generes serán visibles para cualquier otra persona que necesite utilizarlos, y viceversa.
Los metadatos en tus documentos
Ya habrás podido deducir que los metadatos son una herramienta no ya muy útil, sino directamente fundamental para la gestión y clasificación de documentos. Gracias a ellos se simplifica enormemente la tarea de ordenarlos y establecer una base de datos con la que acceder de forma rápida y sencilla a lo que te haga falta en cada momento.
Por eso, los sistemas de gestión documental como Docunecta tienen muy en cuenta los metadatos a la hora de estructurar los documentos de tu empresa. El software es capaz tanto de crearlos automáticamente cuando es preciso, como de leerlos e interpretarlos en función de tus necesidades en cada momento.
¿Quieres saber más sobre los metadatos y sobre cómo pueden ayudar a que tu empresa funcione de manera más eficiente a través de la gestión documental? ¡No dudes en consultarnos! Estamos a tu disposición para resolver todas tus dudas.
