Para definir la memoria de sostenibilidad, vamos a echar mano de la guía Global Reporting Initiative (GRI), el estándar internacional donde se recoge todo lo relacionado con su elaboración. ¿Qué es? ¿Para qué sirve? ¿Cómo hacerla? Descubrirlo es nuestra misión de hoy. ¡No te lo pierdas!
Qué es la memoria de sostenibilidad de una empresa
En pocas palabras, es un documento que contiene información sobre el desempeño ambiental, económico, social y de gobierno de una empresa. Es decir, las bases que constituyen su responsabilidad social. En el ámbito de las organizaciones, cada vez es más habitual contar con procesos de elaboración de las memorias de sostenibilidad con el fin de fijar metas, medir el desempeño y gestionar todos los cambios necesarios.
Y para que no te quede ninguna incertidumbre, vamos a resolver las principales dudas generadas en el entorno de la memoria de sostenibilidad:
- ¿Para qué sirve?
La memoria conlleva hacer visible y público el esfuerzo y los recursos de la empresa invertidos en la responsabilidad social. Y esto presenta una serie de ventajas para la empresa, tales como el conocimiento de una organización, la mejora de su imagen y reputación en el sector o la identificación de riesgos. En definitiva, es una especie de radiografía en 3D sobre la dimensión económica, social y ambiental.
- ¿Por qué hacer una memoria de sostenibilidad en tu compañía?
La razón fundamental es que facilita la obtención de los datos de la actuación de la empresa, un punto esencial para cualquier actividad. Sin duda, es un punto de apoyo al fortalecimiento de las relaciones con las partes interesadas, así como una manera de posicionarse y diferenciarse de la competencia. Y ya sabes lo que eso significa a ojos de inversores y compradores responsables.
A continuación, vamos a resolver estas dudas en detalle. ¿Nos acompañas?
Para qué sirve una memoria de sostenibilidad
Es la principal herramienta con la que cuenta una empresa para comunicar el impacto ambiental y el desempeño de su actividad, independientemente de si es positivo o negativo. En cualquier caso, los datos aportados deben ser relevantes para los grupos de interés (empleados, proveedores, inversores, etc.).
Así que, a la pregunta ¿para qué sirve una memoria de sostenibilidad? la primera respuesta surge de la mano de la transparencia. Su principal objetivo es ofrecer un ejercicio transparente de la contribución de la compañía a la sostenibilidad.
La elaboración de la memoria de sostenibilidad implica crear y comunicar los vínculos forjados entre la empresa y la sostenibilidad, así como el seguimiento de la información. Estas son algunas de sus principales ventajas para los negocios:
- Mejora la comunicación interna y el sentimiento de pertenencia de los empleados con la compañía.
- Identifica riesgos con mayor antelación, lo que permite tomar cartas en el asunto.
- Favorece la imagen y la reputación de la empresa.
- Te diferencia de la competencia ante posibles inversores.
Son los grupos de interés quienes establecen los puntos importantes a incluir en la memoria, lo que se conoce como ‘análisis de materialidad’.
¿Significa que la memoria de sostenibilidad es una especie de rendición de cuentas a sus grupos interesados? La respuesta es sí. Y ahora que lo tienes claro, vamos a ver cómo puedes desarrollar la tuya.
Cómo hacer la memoria de sostenibilidad de tu empresa
Para responder a esta pregunta, es importante tener claro que la memoria no es un lugar de destino, sino un vehículo que conduce a las empresas a mejorar su gestión.
- Asignar responsabilidades. Es el momento de decidir quién se va a encargar de planificar, gestionar y comunicar la memoria de sostenibilidad, así como de tomar las decisiones oportunas. En este proceso será necesario conocer información de todas las tareas de la empresa, por lo que se necesita reunir gran cantidad de documentación.
- Planificar. Esta fase implica revisar el objetivo, la visión y los valores de la empresa, así como las actividades que desempeña y su estrategia de responsabilidad social.
- Identificar contenidos. Ahora que ya tienes claros los objetivos de tu memoria, es el momento de definir los temas a tratar. Para ello, vamos a investigar el contexto de la sostenibilidad en la compañía y el sector. En la elaboración de la memoria, podemos echar mano de la metodología GRI, quien nos aporta los protocolos de realización divididos en cuatro series (Serie 100 de estándares temáticos, Serie 200 de temas económicos, Serie 300 de temas ambientales y Serie 400 de temas sociales).
- Matriz de materialidad. Vamos a realizar una matriz de materialidad de grupos de interés para conocer quiénes son los principales stakeholders, sus incertidumbres y expectativas.
- Elaboración. Una vez reunida toda la información necesaria, vamos a elaborar la memoria de sostenibilidad. El borrador creado tendrá que ser revisados por la Dirección y el resto de las áreas implicadas. Finalmente, cuando tengamos el documento definitivo, se reflejará el desempeño social, ambiental y económico, sus resultados y objetivos de futuro, entre otras cosas.
- Asesoría. Y si durante el proceso de elaboración de la memoria de sostenibilidad de tu negocio cuentas con el asesoramiento de un buen equipo de consultores, mucho mejor. Es una manera fácil de aportar valor y ofrecer mayor confianza.
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La sostenibilidad se ha convertido en uno de esos conceptos de moda en el ámbito de las empresas. Pero más allá de ser una tendencia, también es un valor vital que conviene tomarse en serio. En Docunecta, podemos ayudarte a mejorar la sostenibilidad de tu compañía gracias a la gestión documental digitalizada:
- Reduce la dependencia de soportes materiales, como el papel.
- Limita la generación de residuos.
- Mayor productividad.
- Rapidez en los procesos.
- Reducción del riesgo profesional.
- Cumplimiento de la normativa de seguridad.
Además, la elaboración de la memoria de sostenibilidad requiere disponer de información de todas las áreas de la empresa, lo que implica reunir gran cantidad de documentos. No solo acerca de la actividad, sino también sobre los resultados económicos, los productos y servicios y las distintas prácticas relacionadas con la gestión del personal. Gracias a la presencia de un sistema de gestión documental como el de Docunecta, encontrar y reunir esta información se convierte en un proceso mucho más fácil y rápido.
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