La preocupación por implantar un software de gestión documental en la empresa

Ahora que estamos empezando un nuevo año, las empresas se preparan para afrontar los nuevos retos tecnológicos que serán presentados a lo largo de los múltiples eventos que ya están previstos para 2020: Hacking for Humanity comienza en 3 días, y a principios de febrero tendrá lugar la segunda edición del Congreso Nacional de Archivo y Documento Electrónico (CNADE). Y para el resto del año, ya se están preparando otros acontecimientos tecnológicos, como DevOpsDays y ASLAN 2020. Gracias a estos eventos podremos descubrir la importancia de implantar un software de gestión documental, entre otra cuestiones importantes.

Algunas voces ya apuntan a que la transformación digital (TD) y la gestión documental serán dos temas recurrentes en todos ellos. Por eso, los CEOs de las empresas no deben perder de vista su apuesta por estas tecnologías, un tema que vamos a tratar de cerca a lo largo de este post.

¿Te apuntas?

Ventajas de implantar un software de gestión documental en las compañías

Muchos CEOs fallan en la transformación digital de sus empresas, especialmente aquellos que no han nacido en la era digital. El cambio nunca es un proceso sencillo, sobre todo para ellos, pero quienes sí lo han hecho, parecen encontrar menos complejidad a la hora de desenvolverse con eficacia en el terreno digital. La historia de las empresas está llena de cambios extraordinarios que nos obligan a tomar nuevas medidas e iniciativas, de manera que el director general debe prepararse para ocupar un lugar cada vez más fundamental en el desarrollo de su compañía.

Son estos directivos quienes deben impulsar la transformación digital y adquirir las herramientas necesarias para la supervivencia y el crecimiento de la compañía. Solo el verdadero líder será capaz de identificar el valor de las tecnologías de la información y de la comunicación (TIC) y su aplicación en la práctica.

La implantación de un software de gestión documental es parte de este proceso transformador, de manera que vamos a abordarlo desde el punto de vista de la gestión. Para empezar, la transformación digital de las organizaciones incluye la desaparición de los documentos en papel y su sustitución por documentos electrónicos. A largo plazo, el escenario de este concepto se abre paso hacia la protección de los datos y la tecnología blockchain. Sin embargo, para que estos cambios se hagan realidad, el director general debe estar preparado para impulsar la transformación digital de su compañía y dejar que todo el equipo la dirija.

Recuerda que este proceso no debe ser atendido únicamente desde una perspectiva tecnológica, sino desde la propia Dirección. Porque, aunque los objetivos sigan siendo los mismos, el medio cambia.

¿Qué debes preguntarte antes de apostar por la gestión documental?

Como director general de la empresa, no solo debes hacerte preguntas directamente relacionadas con implantar un software de gestión documental (¿qué debe tener?, ¿cuál es su capacidad de almacenamiento?, ¿cómo es el soporte técnico?), etc., sino que también debes enfocarlas hacia la TD:

¿Qué debo cambiar durante el proceso?
¿Está mi empresa preparada para afrontar el desafío del cambio?
¿Cómo podemos enfrentarnos a la disrupción?

Estas son solo algunas de las muchas preguntas que las empresas deben hacerse antes de iniciar un proceso de transformación digital y adoptar las tecnologías necesarias para conseguir sus objetivos. Sin embargo, es importante partir teniendo claras algunas cosas: visión clara y holística de lo que se quiere conseguir, estrategia a largo plazo pero con resultados a corto, flexibilidad para el cambio, recordar que las empresas son el motor de la transformación digital, etc.

Principales ventajas del software de gestión documental

¿Qué ventajas obtienen las empresas a la hora de implantar un software de gestión documental?

Ahora que tenemos claras algunas cosas del camino hacia la TD, es el momento de apostar por las tecnologías como principales aliadas del cambio. Los softwares de gestión documental de docunecta.com se han convertido en una de las soluciones más actuales para afrontar con éxito la disrupción.

Algunas compañías ya están optimizando sus recursos gracias a sistemas como la gestión documental, que permite:

Mayor productividad (eficacia en la búsqueda y recuperación de documentos)
Ahorrar tiempo (ya que toda la documentación se encuentra en un único repositorio).
Ahorrar costes (se reduce el dinero destinado al papel y la tinta, la recuperación de la información tras una brecha de seguridad, etc.).
Mejorar el ROI y garantizar el cumplimiento de la normativa de seguridad (RGPD, ISO 15489, ISO 27001, ISO 30300, ISO 30301).
Se reduce el riesgo profesional (sobre todo en empresas donde se manejan grandes volúmenes de datos).
Movilidad (se puede acceder a la información desde cualquier dispositivos conectado a la red).
Preservación de los documentos electrónicos (información disponible en todo momento).
Aumentar la productividad (se agiliza la información en distintos canales y formatos).

A nivel general, este tipo de soluciones tecnológicas basadas en la gestión documental aportan la productividad y la eficiencia que las empresas necesitan para alcanzar sus objetivos y dar sentido a cada uno de sus documentos. Esta gestión incluye información de todo tipo, recibida y creada en la organización, para facilitar su recuperación, establecer el tiempo que debe almacenarse, eliminar los documentos que ya no sirven, asegurar la conservación de los más valiosos, etc.