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Blog de gestión documental para empresas

Escrito por Miguel Aparisi en Transformacion digital / Tiempo de lectura: 5 minutos.

Aumenta la digitalización de documentos en las empresas españolas

¿Eres de esas empresas que todavía no han encontrado el momento ideal para dar el paso en la digitalización de documentos? Tarde o temprano, te llegará, como todo en la vida. El comportamiento de los consumidores, la innovación tecnológica, las necesidades y expectativas del cliente y el cambio en la cadena de valor de las organizaciones nos obligan a dar el paso en la transformación digital.

En este contexto, ha nacido la oportunidad de diseñar una hoja de ruta del negocio en la era de la disrupción tecnológica, apostando por nuevas estrategias internas y externas. Cada vez son más las empresas que toman conciencia de esta situación, y a lo largo de este post vamos a hablarte de la situación en España.

Si no sabes por dónde abordar la disrupción tecnológica, ni conoces al detalle lo que necesita tu compañía, quédate y acompáñanos en este post.

 

2020: Las empresas españolas toman conciencia de la transformación digital

Hace tiempo que las organizaciones en España empezaron a ser conscientes de la necesitada digitalización de sus documentos, como parte del proceso de transformación digital. Con el paso de los años, este sentimiento ha ido aumentando, algo que se refleja en los datos recogidos en el III Estudio sobre el estado de la digitalización de las empresas y administraciones públicas españolas:

  • En términos generales, “la captación de nuevos clientes y la evolución del sector es lo que más preocupa a las empresas más pequeñas”. En último lugar se encuentra la digitalización y el uso de las nuevas tecnologías para su actividad.
  • Para las pymes, su principal preocupación es la evolución del sector y, en sexto lugar, la digitalización.
  • Esta primera preocupación coincide también con las grandes empresas, quienes sitúan en quinto lugar las nuevas tecnologías.

 

Como señala el propio informe, “en una escala sobre 10, los profesionales y pequeñas empresas tienen una media de preocupación de 6.3 puntos frente al 6,0 de 2017. Esta media en Pymes es de 6,8 y en las grandes empresas es de 7,3”.

Como podemos observar, la inquietud por la digitalización y la tecnología aumenta a medida que las empresas son más grandes y tienen mayor número de empleados. La elevada demanda, la plantilla, la necesitada rapidez en su actividad y la competencia obligan a las grandes compañías a invertir en procesos de automatización. Gracias a este tipo de estudios, podemos conocer el estado de las empresas y las Administraciones Públicas españolas en su avance digital.

 

Otras conclusiones sobre la digitalización en España

De este tipo de informes podemos sacar conclusiones muy distintas, pero todas nos llevan a una idea fundamental: el uso de las nuevas tecnologías está creciendo año tras año. No obstante, a continuación vamos a mostrarte otras deducciones importantes para comprender el estado de la tecnología en la actividad de las empresas y Administraciones españolas:

  • Algunas compañías han puesto el foco de la tecnología en la transformación continuada de la cultura del negocio y su estructura.
  • Otras, creen que es importante estar a la vanguardia de los cambios tecnológicos que se están produciendo para aplicarlos en su actividad.
  • Un número menor de empresas (27%) están adoptando soluciones tecnológicas que les permitan crecer en el mercado.
  • Pero la mayoría (54%) están usando las nuevas tecnologías para mejorar el servicio al cliente. Ese es su principal objetivo.

 

Este es el significado de la digitalización para las organizaciones públicas y privadas de nuestro país, pero ¿cuáles es el tuyo? ¿A qué prestas más atención? ¿Qué te preocupa? Cuéntanoslo.

 

Invertir en tecnología es sinónimo de reducir gastos

Y no solo de eso, sino también de ahorrar tiempo. Vamos a poner un ejemplo real que está sucediendo en muchas compañías: imagina que eres una empresa mediana que gestiona a diario información de todo tipo (nóminas, contratos, altas, bajas, albaranes, facturas, etc.), de clientes y proveedores muy distintos.

¿Cómo y dónde almacenas estos datos? ¿Utilizas archivadores físicos? Con el paso del tiempo, esta práctica ha ido digitalizándose con los llamados gestores documentales, una solución tecnológica que sirve para clasificar los documentos de forma correcta a través de un software. De esta manera, se puede acceder en cualquier momento a la información, ya que un sistema OCR se encarga de leer los documentos, reconocer los datos en ellos escritos y clasificarlos.

Este es solo un pequeño ejemplo de lo que la tecnología puede hacer por las empresas para mejorar su productividad, ahorrar costes y tiempo. Por eso, es importante que las empresas busquen ayuda en consultorías y se apoyan en equipos de profesionales que les ayuden a dar el paso en la digitalización, identificar sus necesidades y solventarlas de forma rápida y sencilla.

 

Principal conclusión sobre la digitalización en España

Los datos que te hemos mostrado a lo largo de este post pertenecen a 2019, un año donde la conciencia de las empresas y las Administraciones ha ido creciendo. Ahora que nos encontramos en el principio de un nuevo año, todo apunta a que las cifras seguirán creciendo. La mayoría de las organizaciones que apuestan por la tecnología en el país se encuentran en una fase intermedia en el proceso de transformación digital, pero las que ya han avanzado en este camino no superan todavía el 25%.

Hasta el momento, parece que la conectividad a la red, los dispositivos, los sistemas de seguridad y las herramientas colaborativas son los principales actores de la apuesta tecnológica. Ahora, 2020 traer nuevos avances en las telecomunicaciones (5G para todo y todos, más Inteligencia Artificial (IA), y nuevas apuestas por la privacidad digital y la ciberseguridad).

¿En qué punto te encuentras? Si es en el de partida, cuenta con el proceso seguro de digitalización de documentos con docunecta.com.

 

 

 

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