¿Qué es la digitalización certificada? ¿Para qué sirve? ¿Cómo elegir la mejor solución de digitalización? En este post vamos a responder todas estas preguntas y a hacer un repaso del contexto legal de la digitalización certificada. En Docunecta somos conscientes de su importancia para las empresas, y por ello queremos abordar este tema contigo. ¡Empezamos!
¿Qué es la digitalización certificada y para qué sirve?
En su sentido más técnico, este neologismo hace referencia a la digitalización de expedientes administrativos, documentos informativos, entre otras cosas, bajo determinados supuestos. Existe un marco legal que da pie a que las Administraciones desarrollen requisitos y procesos para dotar la documentación electrónica del carácter de copia auténtica.
En definitiva, es el proceso por el que un documento digitalizado pasa a tener validez legal ante un organismo oficial. La digitalización certificada ha sido conocida originalmente como un proceso para realizar y obtener copias digitales sin necesidad de perder el valor otorgado al documento original.
La Orden EHA/962/2007 definió este proceso como “la obtención de una imagen digital fiel e íntegra del documento original en papel que se pretenda sustituir, cumpliendo con las especificaciones técnicas que se publiquen por Resolución de la Agencia Estatal de Administración Tributaria”.
El contexto legal de la digitalización certificada
Más allá de las facturas, la verdadera digitalización también comprende la realización de copias electrónicas de cualquier documento originalmente en soporte papel. No obstante, el marco legal y normativo para el desarrollo de la digitalización está integrado en el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que “se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica (ENI) y las Normas Técnicas (NTI) publicadas posteriormente.
Entre ellas, encontramos: digitalización de documentos, expediente electrónico, catálogo de estándares, procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos, etc. Para la digitalización de determinados documentos, como las facturas, se necesita utilizar un software homologado por la Agencia Tributaria “para poder autenticar la digitalización de este tipo de documentos”.
Con el paso de los años, la digitalización se ha convertido en una acción vital para muchas empresas y administraciones públicas. Gracias a este proceso, se reducen los tiempos de gestión, las tareas operativas, las búsquedas y la pérdida de documentos. Los expertos en la digitalización personalizada de documentos y el asesoramiento personal se han involucrado para adaptar las soluciones a las necesidades concretas de los negocios.
¿Cómo sé si es la digitalización certificada adecuada?
La mejor digitalización certificada será aquella que permita a las empresas:
- Ahorrar tiempos en búsqueda de documentos, reconociendo los datos escritos en los documentos y clasificándolos conforma a ellos gracias a un sistema OCR.
- Custodiar los documentos digitales en un repositorio seguro, agilizando la toma de decisiones.
- Automatizar los procesos, integrando los documentos digitalizados en un software implantado en la empresa.
- Reducir los errores humanos cometidos en los procesos documentales.
- Enviar los documentos que hayas buscado por correo electrónico sin necesidad de salir del programa en el que estés.
- Compatibilidad con todos los equipos y posibilidad de integrarlo con todos los CRM y ERP.
La mejor digitalización certificada te permitirá usar la información de forma segura, ahorrar tiempo, liberar espacio y aumentar la disponibilidad de los datos en cualquier momento. ¿Tienes demasiados documentos a tu cargo? ¿Eres el responsable de dirigir, planificar y organizar la información de tu empresa? Si necesitas varios minutos para buscar, localizar y modificar datos, debes saber que necesitas un software de gestión documental inteligente y certificado.
Hazte estas preguntas antes de decantarte por una solución de digitalización:
- ¿Tu empresa tiene un nivel elevado de documentos en papel o en digital?
- ¿Necesitas gestionar estos documentos una vez que están almacenados?
- ¿Esa información va a ser utilizada por distintos empleados o departamentos?
- ¿Necesitas organizar, controlar y automatizar estos documentos digitalizados?
La respuesta que des a estas preguntas va a determinar si necesitas un software para digitalizar tus documentos o no.
Digitalización certificada: resumen final
Finalizamos este post haciendo un repaso por la digitalización certificada. El proceso de contabilización manual de las facturas recibidas, o simplemente la gestión de cualquier documento en nuestra empresa, conlleva unas tareas que generan importantes pérdidas de tiempo y dinero. Además, también pueden provocar errores como consecuencia del tratamiento manual.
Por eso, algunas compañías están tomando la iniciativa de desarrollar software de gestión documental y asesorar a las empresas para mejorar su competitividad, estar actualizados con las nuevas tendencias tecnológicas, optimizar los procesos, mejorar los tiempos de respuesta e incrementar la calidad. Estos son solo algunos de los beneficios que las nuevas tecnologías aportan a los negocios.
Queda claro que la digitalización certificada es el proceso por el que los documentos en papel son transformados en documentos electrónicos, cumpliendo con los requisitos establecidos. La información resultante tendrá la misma validez legal que el documento original en papel. Por tanto, esta se ha convertido en una alternativa muy eficaz para aquellas compañías que manejan documentos a diario, los almacenan y comparten.
No solo estarían mejorando la gestión informativa, sino también ahorrando papel, archivadores, espacio y tiempo, por lo que su productividad aumentará considerablemente. Ahora, tú también puedes contar con una contabilización y un archivo automáticos sin errores. Las herramientas de análisis son más seguras, sencillas y accesibles.
¿Estás preparado para ser más competitivo en tu sector? ¿Te gustaría digitalizar tus documentos mientras cumples con todos los requisitos legales impuestos por la normativa?
Las tecnologías de la información y de la comunicación (TIC) ya están al alcance de tu empresa.
