Implantar un gestor documental como responsabilidad del CIO
La gestión documental se ha convertido en una parte fundamental del éxito de las empresas hoy en día. Su capacidad para encontrar la manera más eficiente de almacenar y organizar archivos conduce al aumento de la productividad y a la reducción de los problemas que derivan de la gestión del papel.
La persona encargada de detectar esta necesidad en las empresas es el CIO o director de sistemas de información, quien también cuenta con otras responsabilidades como: garantizar la integridad y la disponibilidad de la información contenida en las bases de datos de la empresa y su adaptación a las políticas de seguridad, proveer los sistemas informáticos requeridos para apoyar las labores de soporte y gestión, y administrar la infraestructura tecnológica de la empresa.
A continuación, queremos compartir contigo el papel que desempeña el CIO en la propuesta de implantación de programas y soluciones de gestión documental con docunecta.com.
Cubrir todas las necesidades tecnológicas de la empresa
La implantación de un gestor documental está dejando de ser una necesidad para convertirse casi en una obligación. El CIO debe ser capaz de apostar por nuevos sistemas que van surgiendo de la mano de las tecnologías con el objetivo de cubrir todas las necesidades de la compañía y del cliente. Sus preocupaciones van más allá, de manera que necesitan tomar decisiones de compra en base a la información que reciben de su equipo de trabajo o de otros puntos de información (internet, medios de comunicación, etc.).
¿Cuándo implantar un gestor documental?
Antes de lanzarte a la transformación digital del negocio desde el paso del papel al mundo digital, es importante que te hagas estas preguntas. Si la mayoría de tus respuestas son afirmativas, es el momento de plantearse la implantación de un gestor documental. Empezamos:
- ¿Tienes a menudo papeles distribuidos por encima de la mesa de la oficina?
- ¿Careces de espacio para ordenar toda la información?
- ¿Has tenido alguna dificultad para localizar un determinado documento?
- ¿Imprimes más de una vez al día documentos en papel?
- ¿Todavía almacenas documentos en carpetas?
- ¿Haces copias de seguridad de tu documentación a menudo?
- Cuando necesitas compartir papeles con otros departamentos, ¿sacas copias o envías numerosos emails a sus destinatarios?
La cantidad de datos que se manejan a diario en las empresas hace que los sistemas de gestión tradicionales queden obsoletos. De hecho, hay datos que demuestran que el volumen de información dentro de estas crece al 200% anual. De esta forma, se hacen necesarias herramientas que ofrezcan garantías de seguridad y agilidad en los procesos.
La gestión documental como parte de la transformación digital
La implantación de un sistema de gestión documental no conlleva una transformación digital por sí sola, pero es parte del proceso. Este paso debe ir acompañado de un cambio cultural que se basa en el fomento de la innovación, la creatividad y la colaboración. Las ventajas que lleva consigo la transformación digital vienen marcadas por:
- Mayor espacio disponible.
- Acceso fácil y rápido a los documentos.
- Almacenamiento seguro en la nube.
- Realizar consultas instantáneas y simultáneas.
- Documentos modificables.
Un largo etcétera da continuidad a las ventajas de la gestión documental en las empresas. Cada negocio cuenta con unos retos específicos, pero la transformación digital es común entre todos ellos. Aunque puede que el CIO ya tenga en mente algunos motivos para llevar a cabo el paso del papel al paradigma digital, hay una serie de razones que justifican esta decisión:
- Búsqueda de la eficiencia. Los procesos en papel son, por naturaleza, lentos y tediosos, a diferencia de los procesos digitales (rápidos y ágiles).
- Aumento de la competencia. Si no ofreces el mejor servicio a un precio competitivo, alguien lo hará por ti.
- Cumplimiento de la normativa. Cumplir con el actual RGPD es mucho más fácil cuando se sabe con exactitud la ubicación de los documentos, sus accesos, etc.
- Mayor seguridad. Una hoja de papel impresa es vulnerable y puede acabar en manos de cualquiera.
- Ahorrar costes. La eliminación del papel siempre supone un ahorro en el uso de impresoras, energía, folios, así como en la productividad y en el almacenamiento.
- Búsqueda de la sostenibilidad. El uso del papel va aumentando, poco a poco, la huella ecológica, lo que influye negativamente en el medioambiente.
Toda esta información te será muy útil si existe preocupación en ofrecer una experiencia de cliente que mantenga la competitividad, y, por último, si eres un responsable TI que intenta proveer la tecnología necesaria para prestar servicios más valiosos a los usuarios, y reducir los costes.
Los documentos de la empresa: papel vs. digital
La información que contienen nuestros documentos es la savia que nutre los procesos que se desarrollan dentro de la organización. Los flujos de trabajo que se basan en el papel siempre han sido un vehículo de intercambio de información, y aunque la impresión y el papel pueden parecer marginales, muchos documentos decisivos siguen procesándose de esta manera.
Esta es la razón por la que los cambios que impulsa la gestión documental tienen un gran potencial para transformar la manera de trabajar de las compañías. Y lo mejor de todo, los cambios o efectos positivos que aporta un gestor documental pueden traducirse en historias de éxito que demuestra que la transformación digital puede alcanzar los objetivos que deseamos.
¿Estás preparado para afrontar el paso del papel a digital? ¿Conoces los sistemas que necesitas para gestionar eficazmente tus documentos?
Pregúntanos todas tus dudas. En Docunecta estaremos encantados de escucharte.
