Gestión documental en las PYMES: problemas que acarrea la falta de acceso a la información
Más del 99,8% del entramado empresarial de España lo ocupan las pequeñas y medianas empresas.
Cada empresa es un mundo, como quien dice. Se enfrentan a retos y desafíos específicos, pero hay una tendencia que gira alrededor de todas ellas: la transformación digital. Debido al crecimiento y el uso de los dispositivos móviles, el almacenamiento en la nube, el big data y otros fenómenos sociales, las empresas están integrando la tecnología en todas sus áreas. Como consecuencia, está cambiando su cultura y renovándose el núcleo de sus modelos de negocio.
En este punto, el paso del papel al formato digital ya no es una opción, sino una necesidad que implica reelaborar los productos, los procesos y las estrategias dentro de las compañías. Pero ¿quién es el responsable de hacer que las PYMES aprovechen la tecnología digital, brindando soluciones a medida y escalables? ¿Quién se enfrente al desafío de la nueva gestión documental en las PYMES?
¡En Docunecta queremos descubrirlo!
El director informático en un mundo digital
Las PYMES están sintiendo cada vez más cerca la llamada de la transformación digital, y los directores informáticos deben estar preparados y capacitados para hacer frente al mayor desafío de los últimos tiempos. Su objetivo principal es el de fomentar la innovación y el cambio dentro de la empresa, brindando soluciones y promoviendo el motor de cambio dentro de la compañía.
El CTO (Chief Technology Officer) de las empresas ocupa la mayor responsabilidad del departamento técnico y tecnológico, pero sus labores han cambiado a lo largo del tiempo, en concordancia con los avances tecnológicos. Su rol se ha separado del CIO para enfocarse de lleno en el uso de la tecnología y la información para mejorar los servicios.
El director informático en un mundo digital debe reunir competencias técnicas, independencia para trabajar, versatilidad para adaptarse a los cambios, e ideas innovadoras, entre otras cosas.
¿Cómo hace frente a la falta de acceso a la información?
Los hándicaps informativos con los que se encuentran las PYMES en la actualidad tienen mucho que ver con los procesos que utilizan para almacenar, gestionar y acceder a la información. Las dificultades de acceso a una factura, a un contrato, a una solicitud, o a cualquier otro documento, ralentiza la actividad de las empresas. Y no solo eso, sino que el papel se deteriora con el paso del tiempo, ocupa mucho espacio en las oficinas y tiene un gran impacto sobre el medioambiente.
El director informático está tomando conciencia de este problema para impulsar una solución. En el momento en el que empieza a considerar la adquisición de un programa de gestión documental, es importante que disponga de criterios que le permitan tomar la mejor decisión de compra.
Gestión documental en las PYMES para mejorar el acceso a la información
El proceso de tránsito del papel al formato digital requiere conciencia, y la mayoría de las empresas lo hacen cuando empiezan a sentir los problemas de acceso, la pérdida de documentos, la pérdida de tiempo buscando papeles, el desorden y la mala imagen, la falta de acceso cuando están fuera de la oficina, la falta de información y productividad al repetir las labores administrativas una y otra vez, la dificultad para intercambiar documentos con personas que son ajenas a un determinado departamento, etc.
En general, son muchos y muy diversos los hándicaps que se están topando las compañías por los siguientes motivos:
- Quieren ofrecer un servicio al cliente más rápido e inteligente.
- Desean ahorrar costes eliminando el papel, en la medida de lo posible. Las impresoras, la tinta, los folios, el almacenamiento en archivadores y estanterías, la energía, etc., conllevan un alto coste para las PYMES.
- Ser más eficientes, abandonando los procesos lentos y tediosos propios del papel y apostando por la agilidad del entorno digital.
- La información es el activo vital de la mayoría de las empresas hoy en día, se acumula en grandes cantidades y necesitan procesarla de una forma rápida y segura.
- Buscan ser más sostenibles con el medioambiente.
- Quieren apostar por la seguridad de los datos, por un mayor control sobre el acceso a estos, con la cadena de custodia correspondiente y cumpliendo con la normativa en materia de privacidad.
- Saben que la competencia ya lo está haciendo.
Breve conclusión sobre el director informático en los problemas documentales
La gestión documental y el director informático de las compañías están viviendo una estrecha y fructífera relación para prestar servicios más valiosos a los usuarios de la empresa. Y para ello están siguiendo 4 pasos:
- Comprender el problema (cómo y dónde se está utilizando el papel en la compañía).
- Establecer objetivos y cambiar el comportamiento de los empleados en la compañía.
- Poner en marcha procedimientos digitales.
- Transformación digital de los documentos y automatización de los procesos en gestión documental de la empresa.
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