La gestión documental en el 33 Encuentro de la Economía Digital y las Telecomunicaciones

Es el momento de la reindustrialización digital, pero hacen falta acciones concretas que impulsen el sector. ¿Disponen las empresas con recursos suficientes para conseguirlos? ¿Cuál está siendo el impacto de la transformación digital? Con el objetivo de dar respuesta a interrogantes como estos se ha celebrado el 33 Encuentro de la Economía Digital y las Telecomunicaciones en Santander.

En él no solo se produjo un encuentro entre representantes de la administración y organismos públicos españoles y europeos, máximos ejecutivos de empresas líderes en tecnología y centros de investigación, sino que ha sido un reencuentro de todos ellos con la realidad tecnológica y su impacto en la economía y la sociedad. Las reflexiones y opiniones de los máximos representantes de las compañías del sector han hecho posible esta cita para tratar la evolución del sector y las tendencias del futuro.

En este post queremos hacer un recorrido por las principales reflexiones del evento y el papel decisivo de la gestión documental en las empresas como herramienta competitiva.

¿A quién afecta la transformación digital?

Sería demasiado fácil responder A TODOS, pero es una afirmación totalmente realista. Compañías, clientes y una sociedad que necesita renovarse para subsistir son los principales protagonistas del cambio. La transformación digital nos afecta a todos y se ha presentado como el mayor reto de las compañías en el siglo XXI.

Aunque es un paso que nos salpica a todos, los principales encargados de ponerla en marcha dentro de las compañías son:

• Directivos de empresas y organizaciones (director informático, director general…).
• Profesionales con funciones técnicas, comerciales o de gestión (responsable IT, gerente comercial…).
• Técnicos que quieren adquirir conocimientos para desempeñar puestos en el futuro que les permitan crecer en la organización.
• Y otros interesados, como funcionarios de la Administración que deseen conocer las últimas novedades del sector tecnológico.
• Plataformas móviles que potencian el trabajo en remoto.
• Las tecnologías de la información y de la comunicación (TIC).
• Inteligencia artificial aplicable a los procesos de marketing, ventas y otras áreas estratégicas de la empresa.
• Computación en la nube para aumentar la rapidez de acceso a la información.

Queda claro que para superarlo, no es suficiente con emprender el camino de la digitalización de documentos o tener presencia en el mundo online, pero sí es un paso decisivo para alcanzar la plena transformación.

Encuentro digital con la gestión documental

La transformación digital afecta a todos los sectores públicos y privados, y, como señala la propia Universidad Internacional Menéndez Pelayo: “El evento aborda el panorama tecnológico y la creación de nuevos ecosistemas multisectoriales a corto, medio y largo plazo, y también el efecto de estas tecnologías en la vida de los ciudadanos, consumidores y clientes”.

Este proceso requiere la integración de la tecnología digital en todas las áreas de una empresa, de manera que se transforma la manera de operar y brindar valor a los clientes. En este proceso no podía faltar “la digitalización como palanca de la competitividad de la pyme”.

La organización de la información es fundamental para la buena marcha de las empresas, más aún en el contexto de la pasada aplicación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). La gestión documental es la herramienta capacitada para organizar toda la información que manejan las pequeñas y medianas empresas por una razón: es su principal activo.

Contar con la garantía de administración de todos los documentos recibidos y creados en una organización, así como la facilidad para recuperarlos, agrega valor a la propia compañía. Sin embargo, la gestión documental es una necesidad que ha existido siempre para almacenar o registrar los documentos.

En la actualidad se están desarrollando numerosos softwares para facilitar las tareas de gestión documental de las empresas, como DocuManager. Si una empresa que gestiona todos sus documentos de forma analógica decide recurrir a un software inteligente de gestión documental, vivirá un proceso de digitalización. Como consecuencia, su brecha digital se reduce.

Otras tecnologías clave en la digitalización

La transformación digital no es pura casualidad del destino, sino una necesidad que surge como consecuencia de las tecnologías. Al fin y al cabo, también son quienes respaldan la transformación digital, pero los softwares de gestión documental no son las únicas herramientas aliadas para dar el paso. Encontramos otras como:

-          Plataformas móviles que potencian el trabajo en remoto.

-          Las tecnologías de la información y de la comunicación (TIC).

-          Inteligencia artificial aplicable a los procesos de marketing, ventas y otras áreas estratégicas de la empresa.

-          Computación en la nube para aumentar la rapidez de acceso a la información.

Estas son solo algunas de las tendencias del futuro que se mencionaron en las 3 jornadas del evento para hacer eco de la evolución del sector.

3 declaraciones profesionales en el Encuentro de la Economía Digital

Los días 2, 3 y 4 de septiembre repartieron sabiduría por todos los rincones del evento digital. Podríamos destacar cientos de aspectos relevantes que allí se mencionaron entre todos los ponentes, desde el propio presidente del Gobierno en España, Pedro Sánchez, hasta los componentes de cualquier mesa de debate sobre la digitalización.

A continuación, vamos a compartir contigo algunas declaraciones que hicieron comenzar la semana dejando una clara huella digital en los asistentes:

1. Intervención de Rodrigo Echenique, presidente del Banco Santander España: “Todas las empresas tienen que innovar bajo las mismas reglas del juego”. “La digitalización nos va a permitir mejorar la eficiencia”. “Si demandamos algo es un banco de competencia justa para el entorno digital”.
2. Intervención de Pedro Mier, presidente de Ametic: “La diferencia entre tener industria o no en esta época es ser usuario o actor. Hay que ser consciente de la responsabilidad de nuestra representación. Tener o no industria vendrá de lo que hagamos y eso será el beneficio que pueda tener la sociedad”. “En este momento ya no hay deslocalización, las cadenas de valor están cambiando, por lo que todo cambia. La impresión 3D permitirá que se hagan productos de forma más barata sin necesidad de deslocalizar”.
3. Clausura de Pedro Sánchez, presidente del Gobierno en España: “La digitalización es necesaria y debería ser social, que no se excluya a nadie”. “El empleo es el principal interés de la sociedad en la que vivimos. Habrá un impacto importante de sustitución de muchos empleos que tienen cualificación baja o intermedia-baja, pero la automatización de la automoción, por ejemplo, supuso el abaratamiento de coches y creación de industrias que daban trabajo”.

Conclusiones del 33 Encuentro de la Economía Digital y las Telecomunicaciones

Gracias a este tipo de eventos, la sociedad se acerca a la realidad del mundo tecnológico y a su impacto. muchos profesionales se sienten motivados para impulsar el camino hacia la transformación digital de sus empresas, como sucede con los profesionales que han dado sus testimonios y los asistentes. Han sido testigos de la revolución que han supuesto las tecnologías y se han sumergido en el mundo digital.

El lema principal de esta 33 edición ha sido el de la reindustrialización digital, convirtiendo el encuentro en uno de los acontecimientos más importantes del calendario anual de la industria TIC en nuestro país. En todo este proceso de digitalización no podíamos olvidarnos del papel de la gestión documental.

¿Has empezado el proceso de digitalización en tu compañía? ¿Tienes dudas? Cuéntanoslas sin compromiso. En Docunecta estaremos encantados de escucharte.