Gestión de documentos y gestión de contenido: ¿Cuál necesitas?

Nos encontramos ante dos realidades actuales en el contexto de las empresas y la gestión de la información y los documentos que manejan. Conocer qué tipo de sistema necesitas en la tuya es fundamental para el buen funcionamiento, por eso, vamos a compartir contigo en qué se diferencian la gestión documental y de contenidos, sus puntos en común y una serie de preguntas que te ayudarán a identificar qué necesitas. ¿Te animas a comprobarlo? Haz scroll y sigue leyendo.

Gestión de documentos y gestión de contenido: no son lo mismo

Para conocer sus diferencias, primero vamos a definir qué es uno y qué es otro. Por un lado, el software de gestión de documentos o DMS, por sus siglas en inglés, es un sistema que ayuda a obtener, almacenar y analizar una gran cantidad de información en una sola plataforma. Es una solución que simplifica los procesos de administración de archivos digitalmente y actúa como una base de datos centralizada, lo que facilita la búsqueda de documentos.

Por otro lado, el software de gestión de contenido o CMS consiste en crear y gestionar contenido digital. Las herramientas que ofrece facilitan la colaboración en el trabajo gracias a la integración de la gestión de documentos con los activos digitales de una empresa.

3 cosas que diferencian el DMS del CMS

Teniendo en cuenta la cantidad de características que tienen en común ambos softwares administrativos, seguramente estés pensando que las diferencias entre uno y otro son mínimas. En realidad, son muy diferentes por una serie de razones que vamos a compartir contigo a continuación:

1. La principal diferencia se encuentra en la estructura de los datos: mientras el software de administración de documentos ha sido diseñado para trabajar con datos contenidos en documentos estructurados (Word, Excel, PDF, PowerPoint…), el software de gestión de contenido tiene la capacidad de administrar información electrónica tanto estructurada como no estructurada y otro tipo de activos digitales (vídeo, audio, archivos multimedia, Flash…).
2. El propósito: la gestión documental tiene como fin digitalizar los archivos, así como rastrear y administrar nuevos documentos a lo largo de su ciclo de vida, es decir, tener un registro de los archivos conforme se escriben y reescriben. Con la administración de contenido, tiene como objetivo almacenar y administrar los archivos y documentos de las empresas.
3. El DMS tiene capacidades avanzadas con escaneo e imágenes que no podemos encontrar en la mayoría de los CMS: piensa en una solución de gestión documental que ofrece reconocimiento óptico de marcas, de caracteres y de huella manual para el escaneo de copias impresas, por ejemplo.

Si estás pensando en elegir la solución más adecuada para tu negocio, no olvides tener en cuenta estas 3 diferencias, te ayudarán a definir cuál se ajusta mejor a tus necesidades.

El punto de encuentro entre la gestión de documentos y gestión de contenido

Vale, no son lo mismo, pero ¿por qué se les relaciona? A nivel de pequeña empresa, las funcionalidades de estos dos softwares se ven muy similares, ya que no tienen necesidades demasiado complejas en cuestiones de documentos y contenido.

Sin embargo, esta apreciación cambia cuando se trata de medianas y grandes compañías en las que se necesita organizar y administrar cantidades masivas de datos estructurados y no estructurados. A continuación, vamos a compartir contigo cuáles son los puntos de encuentro entre el DMS y el CMS:

• Son tecnologías basadas en SaaS (tecnología de software como servicio), que es en una metodología de entrega de software que aloja servidores de terceros y los pone al servicio de los usuarios por medio de internet. Como consecuencia, tanto el software de gestión de documentos como el de contenidos pueden alojarse en un servidor de terceros por el que la información se almacena de forma segura en la nube.
• Permiten el almacenamiento, administración y recuperación de los datos. Pueden hacerlo sistemáticamente, indexar los documentos para poder buscarlos fácilmente y la información no se pierde.
• Nivel de seguridad alto. Con ambos puedes brindar gran seguridad para salvaguardar la información confidencial de tu empresa, ya que no permiten el acceso no autorizado. Además, en caso de que se borren tus archivos de forma accidental, puedes recuperarlos sin problema.
• Permiten en almacenamiento centralizado de los datos. Es aquí donde almacenan toda su información y pueden acceder fácilmente, además de registrar el acceso a otras acciones individuales y a la base de datos.

¿Todavía no tienes muy claro cuál es la solución adecuada para tu compañía? Consúltanos sin compromiso y sal de dudas.

¿CMS depende de DMS?

En realidad, no siempre es así, pero es cierto que el sistema de gestión de documentos es una subcategoría del gestor de contenidos, de manera que, sin la capacidad del primero, el segundo no podría funcionar correctamente. La gestión del correo electrónico, los activos digitales y los procesos comerciales son algunos ejemplos que caracterizan el software de gestión de contenidos. Son complementarios.

La gestión documental con Docunecta es la columna vertebral e incluye desde el propio diseño de los procesos de generación de documentos, su almacenamiento y flujo de trabajo, hasta la distribución final. Quiere administrar todo ese volumen de material que se maneja en las empresas para que pueda ser localizado fácilmente. En el contexto digital en el que vivimos, la información y la gestión documental se dan cada vez más la mano.

Las empresas aumentan constantemente el volumen de información a medida que pasa el tiempo (fotocopias, facturas, albaranes, contratos, etc.) y necesitan homogeneizar su estructura, así como tratar el contenido para que pueda ser consultado. Hay que encontrar su lugar digital. Y a partir de ahí, podemos pensar en el resto de las funcionalidades: informes de los distintos departamentos, chats internos, organización del workflow, etc.

En este sentido, podemos mejorar la recuperación y visualización de todos estos datos a través de intranets.

Gestión documental vs. Gestión de contenidos: preguntas previas a su implantación

En el contexto digital que vivimos, es necesario definir con claridad cuáles son tus necesidades, y una buena forma de empezar es respondiendo a estas preguntas:

• ¿Qué documentos se generan y quién los hace?
• ¿Qué departamentos los gestionan?
• ¿Qué información necesitas guardar física y digitalmente?
• ¿En qué formato guardas los datos (PDF, Word, HTML, Excel)?
• ¿Qué procesos de decisión intervienen en el workflow interno?
• ¿Qué partes de la información necesitas compartir y con quién?
• ¿Qué tipo de seguridad tienen los documentos?
• ¿Cómo es esa información (papel, muy estructurada, poco estructurada, digital, etc.)?

Estas preguntas te ayudarán a detectar tus necesidades y, en consecuencia, saber qué tipo de software necesitas implantar en tu empresa. Tanto DMS como CMS gestionan información, pero sus objetivos no son los mismos. Un buen sistema de gestión de contenidos debe tener un modelo de gestión documental completo.