La posibilidad de que suceda una catástrofe en cualquier oficina o en las instalaciones de tu empresa es remota, pero existe. Incluso, en algunos casos, las escasas medidas de seguridad adoptadas en las mismas, hacen que estos hechos ocurran con más frecuencia de la deseada. Proteger la información de una empresa es una opción que, entre otras ventajas, supone la tranquilidad para los propietarios y trabajadores.
Un incendio o una inundación, una plaga de insectos o roedores, un robo...son acontecimientos que ponen en peligro la documentación de la empresa y con ello los miles de archivos y datos de clientes que tiene bajo su custodia.
Proteger la información de la empresa es muy importante para el buen funcionamiento de la misma y para que ésta pueda continuar prestando los servicios que hacía con normalidad tras una catástrofe. Además, la protección de datos es obligatoria y supone poner en marcha mecanismos y soluciones que la garanticen.
Las nuevas tecnologías han supuesto ventajas a la hora de compartir archivos, en diferentes formatos, y a través de distintos dispositivos. Aunque las ventajas son grandes, los empresarios son cada vez más conscientes del riesgo que eso supone si no se protege bien la información.
Hay distintas soluciones para mantener los documentos a buen recaudo y tendrás que adoptar aquella más útil en función de las necesidades de tu empresa. Te contamos las ventajas e inconvenientes de cada una de las principales opciones que tienes.
1. Copias de seguridad en PC y discos externos
Esta solución es útil en el caso de una empresa pequeña o familiar, pero no se recomienda para pymes o empresas más grandes, que custodien gran cantidad de documentos.
En este caso, se trata de realizar copias de seguridad directamente en el ordenador u ordenadores que uséis. Se pueden programar, pero es importante guardar esa información en otro soporte móvil como un DVD, un disco duro externo o un USB.
Una de las ventajas principales es que es una solución económica. Como desventaja hay que señalar que no está garantizada la protección de información personal o confidencial. Además, el hecho de tener que pasar esos datos a un soporte movible disco duro externo requiere de un tiempo considerable.
2.Copias de seguridad en un servidor de la empresa
Cuando hay cinco o más ordenadores en la empresa, es más recomendable instalar un servidor central. De esa forma, disminuye el riesgo de perder archivos y, por tanto, aumenta la protección de la información de la empresa.
El servidor hace copias de seguridad de forma automática y diaria, además de mantener la información encriptada, aunque puedes programarlas cuándo quieras (días, semanas, meses). Cualquier trabajador puede acceder a los datos almacenados en el servidor a través de unas claves de acceso. Tú decides a quién proporcionarle el acceso y a quiénes restringirlo.
Otra ventaja de esta solución es que los trabajadores que no estén físicamente en la oficina pueden acceder a la información almacenada en el servidor conectándose de forma remota a la red.
Hay diferentes tipos de servidores (torre, rack, blade) y también distintas marcas. Si quieres algo fiable y seguro, será mejor escoger una marca reconocida.
Entre las desventajas están el riesgo de pérdida de información al no hacerse las copias en tiempo real y que se necesitan ciertos conocimientos técnicos para restaurar la información.
3. Copias de seguridad en la nube
Una de las opciones más usadas hoy día por numerosas empresas es el almacenamiento de datos en Internet, para lo que es imprescindible una buena conexión.
Hay opciones gratuitas y otras de pago, éstas últimas a las que tendrías que recurrir probablemente por el gran volumen de datos y para contar con ciertas opciones que las gratis no te ofrecen.
Entre las ventajas más destacadas para proteger la información de una empresa en la nube están:
- Mínimo riesgo de pérdida de datos
- Te permite liberar mucho espacio de los ordenadores
- No necesitas instalar ningún software o programa
- Hay espacios gratuitos si no tienes un volumen elevado de documentos
- La recuperación de datos desde un ordenador es rápida y el acceso fácil
- Puedes acceder a la información almacenada desde cualquier dispositivo
Sin embargo, hay algunas cosas negativas que debes tener en cuenta antes de decantarte por esta solución para proteger los documentos de tu empresa:
- Falta de seguridad. No es demasiado seguro ya que el control para acceder a los datos lo tiene el proveedor y los usuarios. Es conveniente crear claves muy seguras y cambiarlas con frecuencia para que no puedan ser hackeadas.
- Privacidad. No tenemos el control directo del lugar remoto donde se guardan los archivos
- Conexión imprescindible. Si se interrumpe la conexión a Internet en algún momento, no tendremos acceso a la información almacenada en la nube.
- Vaga cobertura legal. En algunos casos, hay conflictos en cuanto a la legislación a aplicar en cada caso. Normalmente, el usuario está en un país y el servidor en otro y hay dudas sobre cuál es la ley que hay que respetar.
- Conflictos de propiedad intelectual, al dejar información confidencial de clientes bajo el control de un proveedor
En cualquier caso, siempre tendrás que asesorarte para saber si realmente esta opción es la más adecuada en tu caso o por el contrario debes barajar otras herramientas.
4. Sistema de gestión documental
A las tres alternativas anteriores se suma una cuarta que es la preferida por las empresas que buscan una solución más profesional y segura para proteger su información.
Un software de gestión documental tiene muchas ventajas como el incremento de la productividad de los empleados, la reducción de costes de personal o el ahorro en mantenimientos e impresión, entre otras muchas.
Las principales diferencias de la gestión documental con el almacenamiento en la nube son:
- Puedes organizar mucho mejor tus archivos mediante carpetas, categorías y consultas de usuario, en lugar de hacerlo solo en carpetas.
- Cada archivo almacenado tiene su ficha de metadatos con la información más importante de cada uno
- Permite hacer búsquedas como si se tratara de un buscador introduciendo tanto el nombre del archivo como cualquier otro dato que contenga en su interior.
- Mayor rapidez y eficacia en las búsquedas y manejo de información
- Los usuarios pueden colaborar en cada archivo dejando comentarios, tareas o recordatorios, algo que no pueden hacer en un proveedor tradicional de almacenamiento en la nube.
- Se pueden crear flujos de trabajo y gestionar los mismos desde el programa de gestión documental, facilitando el trabajo de los distintos departamentos y áreas y aumentando la productividad de la empresa.
- Algunos programas de gestión documental permiten personalizar el software con su logotipo o imagen corporativa de forma que a la hora de compartir archivos con clientes reconozcan tu marca.
- Creación de plantillas y posibilidad de programar correos automáticos
- Escaneo y digitalización directa de archivos, e incluso de firma electrónica
- Compatible con otros sistemas de gestión con los que trabajas en la empresa
- Asesoramiento personalizado del proveedor, instalación e incluso formación en la empresa para aprender a utilizarlo, aunque no requiere demasiado tiempo ni conocimientos.
Son cuatro soluciones para proteger la información de una empresa que se usan de forma frecuente. Optar por cualquiera de ellas dependerá de las necesidades reales que tengas, pero si lo se trata de una organización media o con un volumen de documentos importante, lo mejor es contar con una herramienta de gestión documental profesional.
El valor de mantener a buen recaudo los activos más importantes de una empresa como es su documentación no tiene precio y una inversión merece la pena.
