¿Manejas un número muy elevado de documentos en tu empresa? ¿Qué haces cuando necesitas consultar la información contenida en ellos? ¿Dónde los almacenas?
La recuperación documental ha sido definida como “la coincidencia de alguna consulta de usuario establecida con un conjunto de registros de texto libre”. Su recuperación es fundamental para cualquier empresa y es por ello por lo que hoy vamos a hablarte de la gestión documental. Es decir, de la organización, registro, almacenamiento, recuperación y difusión de la información.
¡Empezamos!
Sistema de gestión y recuperación documental
Esta herramienta se ha convertido en una pieza cada vez más importante en las empresas debido a la cantidad de información que generan. Los archivadores, estanterías y otros sistemas antiguos de almacenamiento tienen demasiadas carencias, y por ello queremos hablarte de los nuevos sistemas inteligentes de gestión documental. Aseguran la información ordenada y eficiente para favorecer la productividad empresarial y reducir los costes. Sus principales ventajas son:
- Mejora el flujo de trabajo, con procesos más eficientes y automatizados.
- Aumenta el control y el seguimiento sobre las tareas realizadas en la empresa.
- Favorece el trabajo colaborativo entre los empleados.
- Permite la localización central de la información de la empresa.
- Posibilita la rápida recuperación
- Ayuda a cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
- Aumenta la seguridad de la información.
- Ahorra costes en papel, tinta, etc., y reduce el impacto sobre el medioambiente.
- Mejora la imagen de la empresa.
- Aumenta la productividad, ya que se deja de invertir tiempo en tareas rutinarias.
¿Todavía no dispones de un sistema de gestión documental en tu empresa? ¿Qué haces cuando necesitas recuperar un documento? Elige la solución que mejor se adapte a tu negocio y agiliza todos los procesos documentales.
¿Cómo recuperar tus documentos con Docunecta?
Con DocuManager, nuestro software inteligente de gestión documental. En Docunecta hemos desarrollado esta solución para almacenar y recuperar los documentos de tu empresa de forma rápida, instantánea, fácil y segura, tanto de los creados como de los recibidos para su posterior uso y consulta. Con DocuManager:
- Tendrás tus documentos donde y cuando quieras.
- Los encontrarás para enviar o editar de manera rápida.
- Elegirás quién tiene acceso a ellos y quién no.
- Tendrás todos tus documentos clasificados de forma correcta.
- DocuManager cuenta con un sistema OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) que reconoce los datos en ellos escritos y los clasifica conforme a ellos.
- Podrás hacer una búsqueda a través de una palabra o palabras que correspondan con ese documento y localizarlo de manera instantánea.
- Es un sistema diferente, compatible con cualquier ERP o CRM y con funciones del programa a medida.
- Podrás enviar documentos vía mail incluido y adquirir una formación personalizada.
- Elegirás entre un solo pago o mensualidades.
- Óptima digitalización de los documentos.
- Mejorará el workflow de su negocio gracias a la automatización de las funciones documentales.
No tienes que preocuparte por nada. Nuestro equipo se encarga de todo: recoger, digitalizar, indexar y custodiar los documentos, garantizando al 100% la seguridad de los datos para añadirlos al software de gestión documental inteligente.
Desde el minuto uno en que tengas DocuManager podrás disfrutar de todas las ventajas que aporta. Del mismo modo, también ahorrarás dinero, ya que transformarás los minutos perdidos entre papeleos y carpetas en productividad.
¡Aumenta tus beneficios con el sistema de gestión documental DocuManager!
La digitalización de documentos en la transformación digital
¿La búsqueda de cualquier documento se convierte en un infierno? ¿Te lleva demasiado tiempo el proceso de tramitación? ¿Todavía no dispones de una solución de gestión documental? En plena era digital, contar con una solución como DocuManager no es una opción, sino una obligación.
La apuesta por la gestión documental es un paso más hacia la plena transformación digital de las empresas. Cabe destacar el profundo cambio que se está produciendo en el campo de la gestión empresarial debido a las técnicas impuestas por la digitalización. La gestión documental no es solo una herramienta, sino que permite avanzar hacia una correcta recuperación documental.
Algunas tendencias relacionadas con dicha gestión son: los workflows (flujos de trabajo que agilizan nuestras tareas), la nube (para gestionar los documentos de manera rápida y sencilla) y la escalabilidad (adaptación a las necesidades y características de cada negocio). Puede que la digitalización de documentos no nos lleve por sí sola a una plena transformación digital, pero es parte del proceso y sin ella no sería posible alcanzarlo.
Gracias a los sistemas de gestión documental, como DocuManager, no solo es posible aumentar la productividad en la empresa, sino también facilitar la recuperación documental y lo que ello conlleva.
La constante captura, almacenamiento y recuperación de ficheros ha hecho que el mantenimeinto del orden y la lógica entre la documentación sea clave para asegurar la eficiencia y la productividad de cualquier negocio.
¡Solicita una demo y comience a disfrutar de las ventajas de DocuManager en tu empresa!
