¿Qué conlleva la destrucción de documentos digitalizados? Como empresa, seguramente almacenas gran cantidad de información acerca de la identidad de tus clientes y otros datos derivados del negocio. Sin embargo, llega un momento en el que esta información deja de servirte, por lo que debes deshacerte de ella. Muchos documentos contienen información confidencial, por lo que hay que tratarlos correctamente. ¿Debemos recurrir indiscutiblemente a la destrucción? ¿Los eliminados, los guardamos…? ¿Se pueden destruir si están digitalizados? ¿Cómo podemos hacerlo?
Vamos a responder a estas preguntas basándonos en el actual Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). ¿Nos acompañas?
Destrucción de documentos digitalizados
Desde que se aplicó el nuevo RGPD europeo en mayo de 2018, ha cambiado la normativa para la protección de datos. ¿Qué sucede cuando se trata de documentos electrónicos? ¿Es posible la destrucción de documentos digitalizados?
La respuesta es SÍ. Gracias al desarrollo de software especializado en gestión documental es fácil destruir documentos digitalizados en cualquier empresa. Este tipo de soluciones integrales permiten a cualquier compañía almacenar los documentos de su negocio de forma segura y destruirlos cuando proceda.
Disponer de un software de gestión documental es vital, ya que a menudo se necesitan certificados para documentos muy delicados. Por ejemplo: contratos con clientes, donde aparecen firmas, nombres y apellidos, DNIs, etc.; farmacias y centros de salud, quienes almacenan historiales de pacientes; gestorías y asesorías, con números de la Seguridad Social, nóminas, números de cuenta, entre otros datos sensibles.
¿Qué es y para qué sirve la destrucción de documentos digitalizados a través de software?
Disponer de software de gestión documental especializado en la destrucción de documentos se ha convertido en la principal alternativa de las empresas para acabar con la información digitalizada cuando ya no sirve. Se trata de programas creados para gestionar grandes cantidades de documentos, capaces de rastrearlos, almacenarlos y destruirlos de manera electrónica y segura. Sus principales funcionalidades son:
- Asegurar la privacidad de los datos de la empresa y proteger la continuidad del negocio.
- Proteger la confidencialidad de la información almacenada en los documentos.
- Cumplir con la normativa vigente en protección de datos y con los controles obligatorios de seguridad de la información recogidos en la ISO 27001.
- Permite controlar la documentación sensible, centralizar y unificar la gestión de los datos.
Al igual que cualquier profesional almacena sus recibos, facturas, resguardos, contratos, etc., las compañías también manejan documentos confidenciales sobre sus empleados y clientes. Desde currículums vitae que han ido recibiendo, hasta informes, cuentas bancarias, números de identificación, documentos de identidad, etc.
Estos documentos no pueden salir a la luz. Por eso, cuando quedan obsoletos, hay que destruirlos de una manera especial y segura, incluyendo los certificados necesarios. No es necesario que almacenes grandes cantidades de datos cuando ya no resultan útiles. Deshacerse de ellos con un software de destrucción documental te permitirá evitar errores.
Este tipo de soluciones suelen ser muy sostenibles, ya que suponen una alternativa a la destrucción física de papeles o discos duros y reducen el impacto medioambiental que generan otras formas de destrucción de datos. Reducen los gastos en operaciones y el tiempo de gestión, por lo que resultan muy rentables. Y son versátiles y seguros. El borrado de datos puede ser programado y cumple con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Por el contrario, ¿qué dice la normativa acerca de la destrucción de documentos físicos?
Cuando se trata de documentos en papel, debemos triturarlos en distintos tamaños, formas y calidades mediante destructoras y trituradoras de papel, una solución segura para deshacernos de los documentos físicos.
El artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, establece que el responsable del tratamiento tendrá que bloquear los datos siempre y cuando proceda a rectificarlos o suprimirlos. El bloqueo consiste en identificar y reservar los datos, adaptándose a las medidas organizativas y técnicas, con el fin de impedir su tratamiento, “excepto para la exigencia de posibles responsabilidades derivadas del tratamiento y solo por el plazo de prescripción de las mismas”. Una vez transcurra ese plazo deberá procederse a la destrucción de los datos.
El responsable de su tratamiento decidirá si cuando finalice la prestación de los servicios del encargado, dichos datos personales deben ser destruidos, devueltos o entregados a otro encargado. “No procederá a la destrucción de los datos cuando existe una previsión legal que obligue a su conservación, en cuyo caso deberán ser devueltos al responsable, que garantizará su conservación mientras tal obligación persista”.
Conclusión acerca de la destrucción de documentos digitalizados
A lo largo de este post, hemos comprobado que los documentos que han sido digitalizados también pueden destruirse. Además de ser un requisito impuesto por el RGPD, permite a las empresas trabajar de forma segura, evitando errores, sanciones y otras complicaciones. Por lo general, la herramienta encargada de destruir los documentos digitales son los programas de gestión documental, quienes aportan múltiples ventajas a las empresas, más allá de la destrucción de datos: accesibilidad, trazabilidad, velocidad, rentabilidad, control y organización, interacción y trabajo colaborativo, etc.
¿Tus sistemas almacenan información que ya no utilizas? ¿Estás haciendo algo para eliminarla y ganar espacio? ¿Conoces los requisitos necesarios para deshacerte de ella? ¿Quieres conocer más cosas acerca del software de destrucción de documentos? ¿Sabes si tu empresa puede destruir los documentos originales? ¿Cómo debes guardar los datos de un correo electrónico para que no se cuestione su autenticidad? ¿Sabes si tiene valor probatorio los documentos electrónicos que almacenas?
No esperes más y cuéntanos todas tus dudas. Estamos aquí para ayudarte.
