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Blog de gestión documental para empresas

Escrito por Miguel Aparisi en Gestion documental / Tiempo de lectura: 5 minutos.

Cómo influye la gestión documental en las actividades del gerente

Uno de los objetivos principales del gerente de la empresa es utilizar los recursos de forma eficiente para obtener beneficios en la organización. No obstante, también controlará, planificará y organizará la compañía y a las personas. Hará todo lo posible para que cada área alcance sus objetivos. La organización debe ser uno de sus puntos fuertes para que se puedan administrar los recursos de la forma más eficiente posible.

El gerente también puede dirigir y liderar equipos de trabajo en algún momento, ya que cuenta con la adaptabilidad, el conocimiento, el liderazgo y la inteligencia emocional necesarios para llevar a cabo esta labor.

A lo largo de este post, queremos contarte de manera más extensa en qué consiste el rol del gerente en la empresa y cómo puede beneficiar la gestión documental en sus tareas.

 

Las responsabilidades del gerente comercial

Cuando nos referimos al gerente, debemos saber que existen distintos roles: desde el gerente de planta, producción, psicología y producción, hasta el gerente de finanzas, ventas, contabilidad, recursos humanos y comercial. En esta ocasión, vamos a escoger este último para abordar cuáles son sus responsabilidades dentro de la compañía:

  1. Es el encargado de mantener objetivos específicos y tomar buenas decisiones en un momento determinado.
  2. Debe supervisar, escuchar, liderar y clasificar los distintos factores de una empresa para seleccionar y capacitar al personal de forma eficiente.
  3. También debe colaborar con el gerente de marketing para estar en línea y posicionar el sitio web y diseñar las estrategias de negocio en concordancia con los objetivos.
  4. Garantizar que la empresa recibe ganancias y mantiene satisfechos a los clientes.
  5. Manejar al personal y asignarle tareas, así como garantizar su cumplimiento y desempeño.
  6. Procurar que todos los reclamos de los clientes son atendidos de forma profesional.
  7. Implementar políticas de precios.
  8. Coordinar todas las áreas de la organización y procurar que estas consigan sus metas.
  9. Analizar nuevas tendencias del mercado para determinar el enfoque hacia el que apunta la demanda de los consumidores.
  10. Utilizar efectivamente todo el espacio de la empresa para que las tareas se realicen con la mayor eficiencia posible.

Este gerente debe contar con características particulares, así como con la motivación suficiente para dirigir y escuchar. No obstante, aunque existe el gerente de producción como tal, todos deben trabajar para incrementar la productividad y satisfacer a los empleados de su equipo.

 

¿Qué papel desempeña la gestión documental en estas tareas?

Después de leer algunas de las principales labores de los gerentes en las compañías, puede que te estés preguntando cuál es la relación que mantienen con la gestión de los documentos.

Si tenemos en cuenta que sus principales preocupaciones son: transmitir a los clientes su ventaja competitiva o valor añadido y su capacidad de demostrar que pueden resolver sus necesidades o problemas, y, además, recordamos que entre los empleados existe preocupación por el tiempo que pierden en buscar determinados papeles y el desorden documental de la empresa, al gerente le corresponde intervenir en este problema.

El gerente es el responsable de ayudar a los departamentos a conseguir sus objetivos, y para ello, necesitan contar con las herramientas adecuadas, que hagan posible la agilidad, ahorren tiempo y dinero. Muchas compañías siguen dando prioridad a procesos tradicionales, y cuando necesitan acceder a un documento de inmediato, pierden demasiado tiempo buscando en estanterías, en carpetas, o simplemente en una computadora que no cuenta con ningún tipo de organización.

 

Los documentos de las distintas áreas de la empresa

Los documentos son necesarios para cualquier tarea que queramos realizar: firmar un contrato, enviar un albarán, realizar una factura, consultar una nómina, revisar un pedido, etc.

  • En el área de finanzas, se manejarán papeles referentes a la contabilidad (balances, cuenta de resultados, estado de cambios del Patrimonio Neto, estado de Flujos de Efectivo, etc.).
  • En el área de Recursos Humanos, se almacenarán cientos de currículums y otros documentos relacionados con el reclutamiento, la selección, la contratación, etc.
  • En el departamento de marketing, los documentos pueden ser de diversa índole, desde la investigación de mercados, hasta la propia comunicación con el cliente, las estrategias, etc.
  • En el departamento comercial, estos documentos corresponderían a los objetivos empresariales, oportunidades de negocio, informes, etc.
  • En el área de compras, los documentos pueden ser muy diversos, desde facturas y pedidos, hasta datos relativos a los clientes, productos, servicios y existencias de la compañía.
  • En el área de logística y distribución se manejan papeles sobre vendedores, proveedores, fabricantes, distribuidores, clientes, servicio postventa, etc.

Imagina la cantidad de documentos que almacenan las compañías en su día a día. El acceso rápido y la disponibilidad de los datos es garantía del buen funcionamiento y de la imagen de la compañía. Imagina por un momento que un cliente acude a ti porque necesita consultar el día que se realizó X pedido, o una factura, o cualquier otro documento. ¿Cuánto tiempo inviertes en su búsqueda?

La mayoría de las decisiones empresariales se basan en la información que almacenamos. ¡Cuídala!

 

¿Qué puede hacer la gestión documental por las distintas áreas empresariales?

Los distintos departamentos mejorarán su acceso a la información, lo que repercutirá en la mejora de los objetivos del gerente por varias razones:

  • La mayor eficacia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes desembocará en una mayor productividad.
  • Se reducirán los espacios donde se preserva la información y, por tanto, también se ahorrarán costes.
  • Al tener todos los documentos en un solo repositorio con las mismas reglas de clasificación, descripción, creación, etc., también se ahorrará tiempo.
  • La implantación de un gestor documental reduce los costes y aumenta la calidad, lo que repercute en la mejora del ROI.
  • Muchas veces, una misma tarea puede ser hecha de distintas formas por diferentes áreas, personas, etc., lo que imposibilita su medida eficaz. Gracias a la gestión documental, se pueden unificar procedimientos.
  • Las nuevas tecnologías aumentan la preservación y conservación de los documentos electrónicos a largo plazo.
  • Las tecnologías también nos permiten conectarnos en cualquier momento y lugar, lo que repercute en la mejora continua y en la reducción de la movilidad.
  • Se garantiza el cumplimiento con las normativas de seguridad, ya que los gestores documentales llevan implícitos su cumplimiento. Por ejemplo: el RGPD.

En definitiva, la gestión documental con docunecta.com se ha presentado como un aire fresco al desorden documental que presentan muchas compañías. Reduce el tiempo que perdemos buscando documentación, evita la pérdida de papeles importantes y el desorden documental y la mala imagen, mejora el acceso y aumenta la productividad.

 

 

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