En la actualidad todas las empresas, ya sean grandes o pequeñas, trabajan con una gran cantidad de documentos de todo tipo, tantos que a veces son casi imposibles de controlar. Por eso es fundamental gestionarlos adecuadamente, para que el negocio no se convierta en un caos del que luego será difícil salir.
Ya sabemos que gran parte del éxito de una entidad radica en su capacidad de organización y en su manera de dirigir el trabajo administrativo. Por suerte, con las nuevas tecnologías es más fácil conseguirlo, y aquí precisamente es donde la gestión documental para empresas de Docunecta puede ayudar a lograrlo.
Gracias a esta nueva forma de trabajar con los documentos (electrónicos o imágenes digitalizadas de los que se reciben en papel) se acabaron las interminables pilas de archivos repartidos por todos los estantes de tu espacio de trabajo. Todo queda más despejado, lejos del desorden y dispuesto para ser utilizado convenientemente. Te preguntarás qué hace un programa de gestión documental para lograr estas ventajas tan sustanciales en las labores administrativas. Por suerte, es mucho más sencillo de lo que se pudiera pensar. Aquí tienes algunas de las claves para entender sus funciones y cómo benefician la productividad de las empresas.
¿Qué es la gestión documental?
Resumidamente podríamos decir que es el grupo de normas utilizadas por las empresas para gestionar cualquier tipo de documento que reciban o generen ellas mismas. Se trata de conservarlos y organizarlos para que sea más sencilla su recuperación cuando sea preciso. Además, con la gestión documental se consigue que los documentos que están relacionados puedan vincularse fácilmente, sin necesidad de acudir a distintos departamentos de la entidad.
¿Qué hace un programa de gestión documental?
Después de ver qué es la gestión documental parece claro pensar que un programa de gestión documental es una aplicación que organiza y administra todos los documentos de una organización y que nos permite conservar, publicar y tratar documentos electrónicos y otros que ya tengamos digitalizados. Con ello es posible trabajar desde nuestro ordenador con toda la documentación de la empresa, sin tener que recurrir a los engorrosos papeles. Porque el programa funciona a modo de almacén o repositorio que permite acceder fácilmente a los documentos, cambiarlos o simplemente compartirlos.
Normalmente se establecen restricciones en los distintos usuarios, para tener un control exhaustivo de quién tiene acceso a los documentos y esto proporciona mucha seguridad para la protección de datos. Además, se pueden integrar diversas aplicaciones, lo que permite el flujo de información sin interrupciones entre distintas plataformas e incluso con otras empresas.
¿Cuáles son los beneficios de los programas de gestión documental?
- Quizás la ventaja más sobresaliente y que se ve más rápido es que las tareas administrativas se vuelven mucho más sencillas porque tenemos todos los documentos necesarios en nuestra pantalla. Y como disponen de unos sistemas bien estructurados, estos programas nos ayudan a encontrar lo que buscamos fácilmente.
- Las aplicaciones permiten extraer la información que queramos de los documentos que tengamos archivados, así como utilizarla en lo que sea necesario. Logran buscar contenidos de una forma precisa y en un tiempo record.
- La información se puede enviar fácilmente a otras personas, ya sea fuera o dentro de la propia empresa. Se trata de compartir datos sin hacer uso del papel y mucho menos de las obsoletas fotocopias.
- Se acabaron los archivos desordenados de documentos que jamás vuelven a aparecer cuando los necesitamos. Se ahorra tiempo en buscar lo perdido y por lo tanto el trabajo se hace más eficaz, dando lugar a la disminución de gastos de la empresa.
- No solo repercuten en lo económico, sino que además proporcionan una imagen más positiva de la entidad, que consigue una atención más rápida a sus clientes y transmite mayor confianza.
Si quieres que tu negocio crezca y se beneficie de los cambios que nos traen los programas de gestión documental para empresas amplía tu información en Docunecta.com. ¡Siempre saldrás ganando!
