La productividad de los empleados es necesaria en cualquier negocio o pyme para incrementar la eficiencia y las oportunidades de negocio. De nada sirve tener una plantilla bien formada y con unos trabajadores expertos en cada una de las funciones que desempeñan si éstos no gestionan bien su jornada laboral.

Además, no es algo que afecte sólo a las empresas privadas sino también al sector público que aboga por unos empleados eficientes que repercutan directamente en mejorar la atención y los servicios a los ciudadanos.

La productividad no es solo la gestión más eficiente del tiempo sino que abarca otros aspectos. En definitiva, a nivel empresarial se define como el resultado de las acciones que se deben ejecutar para conseguir los objetivos de tu empresa. Es, por tanto, la relación entre los recursos que invierte una empresa para alcanzar sus metas y los resultados que obtiene a través de ellos. Cuanto más invierta y menos resultados consiga, quiere decir que es menos productiva y viceversa.

Hoy día, las empresas buscan mejorar su productividad porque son conscientes de que ésta redunda en beneficios directos y en la consecución de una organización más eficiente y por tanto competitiva.

Según un informe reciente del Foro Económico Mundial, España se sitúa a la cola de los países europeos en cuanto a formación y productividad de los empleados, solo por delante de Grecia, Serbia o Moldavia. Sin embargo, el interés por mejorar en este aspecto va creciendo y las empresas que destacan son las que más posibilidades tienen de sobrevivir y destacar en un mercado tan competitivo.

Como responsable de personal o gerente de un negocio deberás preocuparte porque los trabajadores aprovechen al máximo sus horas en la oficina e incluso puedan organizarse su tiempo como mejor les convenga. Más horas no es sinónimo de más calidad. Algunas personas “presumen” de ser los primeros en llegar o incluso los últimos en abandonar su puesto a pesar de no haber avanzado en nada importante.

Pero además de la gestión del tiempo hay otras claves a tener en cuenta para aumentar la productividad de los empleados que desde Docunecta te resumimos a continuación.

1.Transformación digital

En plena era tecnológica, con millones de usuarios que acceden cada segundo a Internet en busca de servicios, productos y oportunidades, tu empresa no puede estar al margen del entorno digital.

La transformación digital ha permitido avances que hace unos años eran inimaginables y también ha contribuido a un aumento de la productividad de los negocios y de sus empleados. No sólo hay que tener una página web o ecommerce o estar presente en canales o redes sociales, sino también aprovechar las posibilidades del marketing digital o las ventajas de la globalización para abrir horizontes y oportunidades.

Los empleados deben saber cómo utilizar esa tecnología a su alcance para que redunde en beneficios para la empresa. Saber aprovechar esos recursos es fundamental para que esa inversión no se convierta en un gasto y sea rentable.

2. Innovación constante

Al hilo de lo anterior, la productividad de una empresa es mayor cuanto más invierta en innovación. Hay muchas industrias que se quedan obsoletas porque no ven la necesidad de modernizar sus equipos o adaptarse al mercado y a las exigencias del mismo.

Equipos más eficientes, más rápidos y que permitan alcanzar los objetivos marcados en menos tiempo marcan la diferencia entre empresas que buscan mejorar sus cuentas y aprovechar sus recursos y aquellas que están en declive.

3. Motivación de los empleados

Los empleados deben estar motivados para ser productivos. Motivarles con incentivos salariales, promoción laboral o personal o implicándoles en proyectos de forma que se sientan parte indispensable de la organización ayuda a conseguir resultados.

Tanto si son más antiguos como si llevan poco tiempo en la empresa, deben sentirse cómodos y protegidos, por lo que también es fundamental velar por su seguridad laboral y por sus intereses.

4. Gestión documental

La gestión documental en la empresa tienen grandes ventajas sea cual sea el sector al que pertenezca. Contar con todos los documentos, tanto históricos como recientes, digitalizados y en un programa que permita acceder a ellos desde cualquier lugar y dispositivo, supone una mejora en la productividad de los empleados.

Pero, no sólo para tener una empresa más eficiente sino para otros aspectos importantes. Un programa de gestión documental ayuda a ahorrar costes, supone una mayor seguridad de la información, mejora el ROI de las empresas y beneficia al medio ambiente, entre otros muchos beneficios.

5. Formación continua

La productividad de una empresa depende también de una buena formación de todo el equipo. Los empleados deben tener los conocimientos necesarios para desempeñar sus funciones pero también han de estar al día ante los continuos cambios que se produzcan en la empresa: nuevos equipos, softwares de gestión documental implementados para mejorar, diferentes programas, metodologías…

Su nivel de motivación y de productividad aumentará si les proporcionas las herramientas para mejorar sus habilidades y competencias en cada momento, durante su relación laboral dentro de la organización.

6.Comunicación abierta

Una comunicación fluida entre los trabajadores de cada uno de los departamentos es una buena forma de evitar mal entendidos, errores, olvidos…pero también es útil para librarse de reuniones constantes que consuman tiempo para todos.

Además, según la experta en productividad Beatriz Blasco, generando una cultura abierta en la que la comunicación sea efectiva no será necesario el envío de correos electrónicos para comunicar cierta información de la empresa por parte de los responsables de área, gerentes, directivos o personal administrativo.

7. Metolodología GTD 

David Allen ideó este método de gestión del tiempo que por sus siglas en inglés se traduce como Getting Thing Done, algo así como “Tener las cosas hechas”.

Consiste en centrarse en las tareas que estás realizando eliminando de la mente aquellas cosas que tienes pendientes. Es una metodología de trabajo que se aplica para conseguir finalizar todo el trabajo importante cada día y evitar estrés por no haberlo realizado.

El método se basa en cuatro pasos que se resumen en:

  • Recopilar, todas las tareas pendientes tanto aquellas que requieren una acción inmediata como otras que se harán más adelante
  • Procesar, entre todo lo recopilado aquellos trabajos que puedes hacer en menos de dos minutos, los que suponen más tiempo o los que necesitan ser delegados
  • Organizar, la fecha de cada una de las tareas así como las horas y el tiempo que tardarás en finalizarlas
  • Revisar las listas y tareas pendientes, reubicar las que tienen fecha

Hay herramientas para implementar esta metodología para los empleados orientadas a aumentar su productividad.

8. Buena planificación

La previsión y planificación de tareas, encaminadas a conseguir las metas fijadas previamente, contribuye a alcanzar unos niveles más altos de productividad.

Un buen directivo es aquel capaz de llevar a cabo una planificación estratégica definiendo intereses, objetivos, estrategias o acciones así como el tiempo para llevarlas a cabo y la forma y personas que se encargarán de desarrollarlas.

9. Mejora el ambiente laboral

Muchos estudios relacionan el ambiente en la oficina con la productividad de los empleados. El entorno laboral es una de las responsabilidades de los equipos de recursos humanos para motivar a los trabajadores y por tanto conseguir mejores resultados del tiempo que pasan físicamente en la empresa.

Hay algunas formas efectivas de conseguir un buen ambiente:

  • El respeto de todos los miembros, creando relaciones interpersonales y cercanía entre compañeros y jefes
  • Reconocer los méritos de los trabajadores para que se sientan motivados, felices y dispuestos siempre a colaborar
  • Conciliar su vida laboral con la personal, con reducciones de jornada u horarios flexibles de acuerdo a sus circunstancias personales
  • Mostrar confianza de los superiores en los empleados, de forma que se involucren más en las tareas
  • Fomentar el trabajo en equipo
  • Crear un espacio agradable, con una temperatura óptima, una limpieza, orden y seguridad es muy positivo

10. Compartir conocimiento

Cada uno de los miembros de una empresa tiene sus conocimientos, ideas, experiencia, formación y misión dentro de la misma. Sin embargo, compartir todo eso entre diferentes trabajadores incluso de distintas áreas puede ser muy valioso para obtener nuevas ideas y contar con personas más eficientes, formadas y por tanto, productivas.

Como responsable de una organización o del departamento de Recursos Humanos, conectar a los miembros de la plantilla de forma que puedan aprender unos de otros, es una labor importante para incrementar el valor de los empleados.

Con estas diez claves conseguirás aumentar la productividad de tus empleados, pero es algo que se consigue paso a paso. Una exigencia demasiado elevada en poco tiempo puede ser contraproducente, por lo que deberás empezar poco a poco con algunas técnicas como por ejemplo un nuevo programa de gestión documental, la formación de los empleados para su utilización o la planificación de las próximas acciones que se van a implementar en la empresa de aquí a un periodo concreto.