La digitalización de documentos supone un salto cualitativo en la rentabilidad y productividad de la empresa. No sólo el ahorro en costes de impresión y papel, sino también la liberación del espacio físico y la seguridad de la información custodiada son algunas de las principales ventajas de la digitalización documental.
Cada vez son más las organizaciones e instituciones que están dando paso a una gestión eficaz de sus documentos, dejando en papel solamente aquellos imprescindibles, de consulta diaria o incluso que requieren de un formato físico por motivos legales.
En el caso de una asesoría, convertir en formato digital la gran cantidad de documentos que gestionan día a día es una necesidad básica que supone una pequeña inversión que se rentabiliza en poco tiempo.
Según el Índice de la Economía y la Sociedad Digitales que elabora anualmente la Unión Europea, España ocupa el puesto 11 en el ránking de empresas que han optado por la digitalización.
Digitalización de documentos: ¿Qué es?
La digitalización documental consiste en traspasar toda la documentación física de una empresa a formato digital, teniendo acceso a ella desde el ordenador en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Cualquier documento en papel, como facturas, contratos, albaranes...puede ser digitalizado.
El objetivo final es mejorar la productividad de la empresa, haciendo un uso racional de la documentación al pasar de trabajar de analógico a digital. Es el primer paso para dar el salto a la transformación digital de tu asesoría o empresa.
Opciones de digitalización
Si piensas en el hecho de digitalizar todos los documentos de tu asesoría quizás te eches para atrás. El escaneo de papeles de forma manual es algo tedioso. Teniendo en cuenta, la gran cantidad de información que se acumula en la oficina, a nadie le apetece dar ese paso por pura pereza y lo va dejando una y otra vez.
Sin embargo, hoy día ese proceso no es tan pesado debido al avance en nuevas tecnologías, con escáneres de gran potencia que facilitan mucho el trabajo y con empresas especializadas en dar este servicio de digitalización. Existen por tanto dos opciones principales:
Digitalización por parte de la empresa
En el caso de optar por convertir los documentos analógicos en formato digital por tu propia cuenta, es imprescindible adquirir un software específico de digitalización.
Puedes encontrar programas gratuitos pero solo se recomiendan en el caso de que la información que quieres digitalizar sea muy poca, ya que tienen muchas limitaciones. Y también puedes hacerlo con un programa de pago que te permitirá más opciones.
Otra opción para hacerlo en la propia empresa es implementar un programa de gestión documental que incluya la captura o digitalización.
Si optas por esta posibilidad, ten en cuenta que tendrás que contar con personal de la oficina durante unos días para que te ayude, ralentizando otras funciones y acumulando otras tareas importantes. Y también requiere de la compra de escáneres profesionales y material necesario para una correcta digitalización.
Externalización del servicio
La otra alternativa que tienes para digitalizar los documentos de tu asesoría o gestoría es la de externalizar el servicio a una empresa especializada.
En este caso, ellos se encargarán de todo el proceso y te darán la opción de hacerlo en tus propias instalaciones o de recoger los documentos para digitalizarlos de forma externa.
Además de convertir todos los documentos a formato digital, también podrán custodiar esa información de forma segura, evitando así la destrucción accidental en caso de incendio, robo, subida de tensión, inundación, etc.
Es la mejor opción en el caso de que no tengas recursos para hacerlo a mano, sea mucha la información a digitalizar de distintos formatos, no cuentes con el personal apropiado y quieras ahorrar tiempo.
Para qué voy a digitalizar
Lo primero que has de tener en cuenta es tu objetivo final. Tener en cuenta las ventajas de la digitalización es importante pero más aún saber cuáles son tus necesidades reales. Aunque es cierto que, en la mayoría de casos, las empresas que dan el paso rentabilizan rápido la inversión.
Este proceso supone el primer paso para sacar provecho a la transformación digital completa, con la adquisición posterior de un programa de gestión documental que incremente las ventajas de la conversión de documentos.
A la hora de digitalizar, no olvides que no sólo podrás hacerlo con documentos en papel básicos como facturas de clientes, albaranes, seguros...sino también con otros formatos como planos, imágenes, mapas, incluso archivos multimedia.
Como ya sabrás, la digitalización de documentos de una asesoría y en general de cualquier negocio o institución, supone un ahorro del espacio físico y de tiempo. Ventajas que redundan en una mayor eficiencia y una mejora de la atención al cliente.
Sin embargo, no son las únicas razones que debes valorar a la hora de tomar una decisión sino que hay otras importantes como son:
Mayor seguridad
Restringir el acceso a cierta información relevante mediante claves de acceso que solo están al alcance de determinados trabajadores es una forma de aumentar la seguridad.
Guardar bajo llave en un cajón cierta documentación es algo del siglo pasado que, si bien se sigue haciendo, es bueno modernizarse y tener otras opciones que reduzcan el riesgo de pérdida o sustracción.
Reducción de costes
El almacenamiento de la documentación en papel y de numerosos archivos físicos debe hacerse con un orden para que la búsqueda y gestión sea lo más eficiente posible. Para ello, es probable que necesites a alguien que se encargue de ese mantenimiento y que, por tanto, suponga un coste extra para la asesoría.
Por otra parte, supone un ahorro en gastos de impresión y mantenimiento de equipos y también contribuye a tener una empresa sostenible y respetuosa con el medio ambiente.
Acceso sin límites
La consulta de información desde un dispositivo móvil sin necesidad de estar de forma física en la oficina es una gran ventaja. Y más, teniendo en cuenta la cantidad de tiempo que algunos trabajadores o directivos pasan fuera de la empresa.
A la hora de compartir documentos tanto de forma interna, con otros departamentos o compañeros, como externa, con clientes o proveedores, también supone una ventaja. El hecho de contar con un servicio de mensajería para el envío de documentos ralentiza la recepción además de suponer un riesgo de pérdida y de seguridad de la documentación.
Evitar el deterioro
La custodia en papel de la documentación no está exenta del riesgo de sufrir un deterioro. El tiempo, el polvo, los ácaros o cualquier desastre natural puede ocasionar pérdida de información importante como documentos antiguos, planos, mapas, imágenes...La conservación de esos archivos está asegurada con la digitalización y más si se elige la custodia externa.
¿Se pueden digitalizar facturas?
En una asesoría, las facturas son parte importante de la documentación que gestionan. Sin embargo, a la hora de digitalizar este tipo de documentos hay que especificar al proveedor elegido o tener muy en cuenta la normativa especial por la que se rigen.
Es imprescindible la elección de un software homologado por la Agencia Tributaria AEAT para que el archivo digitalizado tenga el mismo valor que el original. Una herramienta así te permitirá trabajar con facturas digitales y sustituir el papel de este tipo de documentos, de lo contrario, tendrás que seguir usando el papel.
Por tanto, la digitalización de documentos de tu asesoría tiene grandes ventajas y es uno de los retos de muchas empresas en España que aún no han dado el paso. Es importante contar con un buen proveedor y valorar bien cuáles son las necesidades reales que tienes como empresa y qué beneficios vas a obtener.
