La gestión documental

Porque el 90% de las empresas no es capaz de controlar lo que gasta en gestionar su documentación

Numerosas empresas, tanto grandes organizaciones como pymes, se enfrentan a diario a los problemas derivados de una mala gestión de sus documentos.

La búsqueda de archivos, facturas, fichas de cliente, albaranes…suponen una pérdida de tiempo y de recursos humanos que revierten en una peor calidad de atención al cliente final.

Pero no sólo el tiempo es uno de los inconvenientes de carecer de un programa de gestión documental sino también la posible pérdida de documentos y datos confidenciales e importantes, el acceso a los mismos desde distintos soportes y ubicaciones, la merma en la productividad de sus empleados o la poca o nula seguridad en el almacenamiento de los documentos.

Ante el reconocimiento de estos problemas tan frecuentes, muchas empresas trabajan en la actualidad con programas de gestión documental gracias a los cuales han mejorado su productividad y han obtenido beneficios reales en su facturación.

¿Quieres ser beneficiarte de estas ventajas o seguir corriendo los riesgos que comporta una mala gestión documental?

Ventajas de la Gestión Documental

La gestión documental comporta numerosas ventajas a las empresas, independientemente del sector en el que se muevan, que contribuyen a mejorar la calidad de sus servicios y la productividad de sus empleados, redundando en una mejora global de la marca o institución en la que se implante.

Hoy día, en un mundo globalizado y donde la digitalización ha adquirido un papel tan importante, no se concibe una empresa de cierto tamaño que no haya dado el salto a la era digital y no está aprovechando los beneficios tanto a corto como medio y largo plazo que tiene la gestión documental.

Entre los principales beneficios que podemos destacar de un software de gestión documental están:

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Seguridad

Es imprescindible disponer de una herramienta que controle quién puede acceder a qué documentos y cuándo accede.

Ahorro de tiempo

Al disponer de la información que necesito de forma instantánea voy a poder dedicar mi tiempo a conseguir clientes nuevos y a ampliar el negocio con los clientes existentes

Ahorro de dinero

Al poder tener acceso a la documentación y poder automatizar procesos de forma instantánea necesitamos menos personal realizando labores administrativas sin aportar ningún valor.

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Acceso a la documentación

Acceso rápido y seguro a la información de la empresa desde cualquier lugar reduciendo los tiempos de búsqueda de información, y por consiguiente, de respuesta.

Compatibilidad

Nuestro sistema es compatible con la mayoría de Sistemas de gestión del mercado con lo que no va a tener que cambiar su forma de trabajo actual.

Beneficios para el Medio Ambiente

Cada Español gasta una media de 130 Kg de Papel al año, esto produce una deforestación de 487.500 hectáreas.

Conservación a largo plazo

El acceso a los documentos en papel puede perderse en cualquier momento y no disponer de ellos a largo plazo es un gran inconveniente. La gestión documental preserva los documentos y facilita su recuperación en cualquier momento independientemente del formato en el que se guardó.

Mejora el ROI

Hay estudios que demuestran que la reducción de costes, la mejora en la calidad y la productividad de la empresa y el ahorro de tiempo contribuyen a mejorar el ROI de nuestra actividad

Permite unificar procesos

La gestión de documentos evita que cada persona de cada departamento realice la misma tarea de forma diferente, unificando los procedimientos de cada tarea y permitiendo medir los resultados de forma sencilla y rápida.

Trabajadores más eficaces

Un proceso automatizado permite un mayor control sobre el mismo y por tanto un incremento en la productividad y eficacia del trabajador que además podrá realizar una auditoría de cada uno de los procesos de trabajo que se llevan a cabo en la empresa.

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Mínimo riesgo de pérdida

La pérdida de documentos en papel es un problema frecuente al que se enfrentan las empresas y que puede traer graves consecuencias. Gracias a la gestión documental el riesgo de pérdida ante un accidente, incendio, inundación…se elimina.

Recuperación sencilla de documentos

Realizar búsquedas rápidas para consultas personalizadas y acceder y recuperar los documentos necesarios en cada momento en una de las ventajas que destacan las empresas que cuentan con un sistema de gestión documental.

Son muchos los beneficios que se obtienen gracias a un buen software para gestionar de forma sencilla la gran cantidad de documentos que se acumulan diariamente en las empresas. Por tanto, no supone un gasto sino una inversión que se rentabiliza desde el primer momento.

Te ayudamos a gestionar de una forma eficaz su documentación