En pleno siglo XXI no te puedes permitir el mundo de trabajar todavía en modo analógico. El mundo cada vez está más digitalizado, no solo porque lo exigen los tiempos, sino porque está comprobado que es una manera mucho más eficiente de funcionar.
Pero ¿en qué consiste exactamente esto de la digitalización? ¿Qué puede aportarle a tu empresa digitalizar sus procesos? Y sobre todo, ¿qué tienes que hacer para conseguirlo de forma eficiente y no limitarte a gastar mucho dinero en comprar ordenadores?
A lo largo de las siguientes líneas vamos a explicarte de forma detallada este concepto, de manera que entiendas bien para qué sirve y en qué medida te puede servir para que tu empresa funcione mejor.
Para entender qué es la digitalización tenemos que comprender primero en qué consiste representar la información de forma digital.
Tú normalmente vives en un mundo analógico, en el que te están llegando datos continuamente. La luz, el sonido… funcionan como si fueran una corriente de agua: no paran de fluir. Pasarse a digital significa escoger algunos puntos concretos de esta corriente y averiguar sus valores; se pueden almacenar en forma de códigos de números binarios (formados solo con ceros y unos) que un ordenador puede entender.
Así conseguimos varias ventajas, entre ellas:
Prácticamente todo se puede “hacer digital”, es decir, digitalizar. Textos, imágenes, música… cualquier forma de información. Por supuesto, también nos referimos a los procesos: el trabajo cotidiano de tu empresa en cuanto a técnicas de funcionamiento interno, comunicación corporativa, sistemas de venta, y casi cualquier cosa que te puedas imaginar.
No se trata solamente de hacerse una página web o una app para el teléfono, como suele pensar la mayoría de la gente. Incluso la maquinaria que fabrique los productos que luego vendes es digitalizable: desde hace ya tiempo, para algunas tareas mecánicas se usan robots programables, extremadamente precisos, veloces y seguros.
Pero ¿por qué te interesa complicarte la vida en cambiarlo todo si lo que tienes ya funciona bien? Sencillamente, porque te va a servir para mejorar y ser más eficiente, y por tanto más rentable.
Si decides lanzarte a la digitalización de procesos, tu empresa lo va a notar para bien. Entre los avances que conseguirás destacamos:
Digitalizar los procesos de tu empresa no es solamente beneficioso: a estas alturas del siglo XX es prácticamente imprescindible para seguir siendo competitivo. Eso sí, no debes hacerlo de cualquier manera. Es mejor que lo planifiques bien, porque si no, solo estarás tirando el dinero.
Para embarcarte en la digitalización de procesos de tu compañía, conviene que sigas estas cinco etapas:
De los cinco pasos, probablemente sea el último el que más trabajo te va a llevar. Obtener información es relativamente sencillo, pero muy laborioso. Tienes que montar los canales de comunicación adecuados (email, chat, perfiles en redes sociales, etcétera) y recopilar y organizar todo lo que consigas.
Para semejante tarea puede ser muy útil un sistema de gestión documental para empresas como el que ofrece Docunecta. Un software especializado te permitirá mantener siempre en orden los distintos materiales que fueras recopilando, dándole jerarquía para tener fácilmente accesible lo que te hiciera falta en cada momento, y además aportando las medidas de seguridad más rigurosas para garantizar que las distintas informaciones no acaban en manos indebidas.
En sí misma, además, la gestión de la documentación es un proceso que puedes y debes digitalizar. Seguro que tu empresa genera incontables papeles en su actividad cotidiana: facturas, recibos, contratos, notificaciones, correo, etcétera. Acelerar esta tarea mediante un servicio de digitalización de documentos como el de Docunecta, que usa técnicas de escaneado, reconocimiento óptico, verificación y exportación a formatos estándar, te proporcionará un ahorro de tiempo y espacio, y por tanto de dinero, muy valioso para que tu compañía prospere.
Si quieres más información sobre cómo te podemos ayudar con la digitalización de procesos en tu empresa, no dudes en consultarnos. ¡Encontraremos la solución personalizada más eficaz!