Si tu empresa se dedica a la ejecución de proyectos de ingeniería, habrás tenido ocasión de comprobar que no todo tu trabajo se basa en diseñar la obra y llevarla a cabo.
Desde que alguien piensa en hacer esa carretera, o ese embalse, o ese puente, hasta que se coloca el último ladrillo, hay un camino muy largo que ir recorriendo para asegurarse de que todo sale bien.
Durante esos pasos no solo es inevitable, sino también necesario que se genere una gran cantidad de documentos de todo tipo. Ocurre que en no pocas ocasiones son tantos que llegan al punto de dificultarte tu actividad cotidiana… salvo que tengas alguna forma de gestionarlos.
Precisamente por eso, actualmente en todo proyecto de ingeniería es necesario un sistema de gestión documental.
¿Quieres saber cómo te puede beneficiar un programa de este tipo a la hora de trabajar?
¡No dejes de leer, te lo explicamos a continuación!
De una empresa con actividad industrial, igual que de cualquier otra, surgen muchísimos documentos en su actividad diaria.
No obstante, por el tipo de tareas que desarrolla, la gestión documental es especialmente importante para ellas, más si cabe que para compañías en otros sectores.
Esto se debe a que, en la gran mayoría de los casos, una acción industrial o de ingeniería suele funcionar de forma colaborativa. Tu empresa no se encargará ella sola de todas las partes necesarias, sino que muy probablemente delegará o subcontratará determinados aspectos de la obra a terceras entidades. O bien, si tu compañía es suficientemente grande como para hacerse cargo en solitario, estará estructurada en diferentes departamentos, cada uno con una función concreta.
No cabe duda de que esta forma de trabajar resulta beneficiosa, puesto que cuanto más especializado en una tarea concreta esté el grupo de trabajo que se encargue de ella, más dominio tendrá de la situación y mejores resultados se obtendrán.
A cambio surge una dificultad: es imprescindible que la coordinación sea perfecta entre todos los implicados. En caso contrario, una discrepancia supone el riesgo de que las distintas partes no cuadren y el resultado final acabe siendo fallido.
Por ese motivo debe existir un sistema de gestión documental que asegure que todos los participantes en el plan tienen acceso a la información necesaria. Planos, especificaciones técnicas y demás materiales de trabajo deben poder compartirse de forma rápida con todas las partes implicadas, evitando cualquier retraso que comprometiera la viabilidad del trabajo.
Es importante también que haya trazabilidad en los documentos. Ocurrirá a menudo que te llegue información muy importante para continuar el trabajo, pero que esté incompleta o sea poco clara. En ese caso tendrás que saber cuál es la fuente originaria de la información para poder pedir las aclaraciones oportunas y que todo siga adelante.
Pero además, necesitas que todo este material, potencialmente sensible, llegue a las personas que tienen que trabajar con él… y solo a ellas. El espionaje industrial puede sonar a película, pero es una realidad que existe y contra la que hay que luchar. Por eso hace falta alguna manera segura para garantizar que nadie no autorizado puede ver según qué documentos.
Todas estas necesidades que surgen en un proyecto de ingeniería solo las resuelve satisfactoriamente un programa de gestión documental. Ahora que tienes claro por qué hace falta, vamos a comprobar qué tipos de documentos son los que tienen que quedar cubiertos por el software.
Tu proyecto de ingeniería, para salir adelante, necesitará ir generando y transmitiendo documentos de muchos tipos. Estos son algunos de los que encontrarás con más frecuencia:
Según las características concretas del proyecto en el que te hayas involucrado y el sector de actividad en el que trabajes, los distintos documentos tendrán mayor o menor relevancia. En cualquier caso, dada la cantidad de participantes involucrados, es preciso que se establezca un flujo de trabajo adecuado, de la manera que veremos a continuación.
Como ya te contamos, un flujo de trabajo o workflow consiste en la automatización de los procesos de trabajo que desarrolla tu compañía en su actividad cotidiana. De cara a la gestión documental en la ingeniería, esto se traduce en tareas como:
Todas estas acciones pueden ser muy laboriosas y complejas si se intentan resolver de forma manual. Por eso, es muy conveniente disponer de un software de gestión documental que sistematice y agilice el proceso.
Documanager, el software de gestión documental de Docunecta, es una herramienta muy adecuada para encargarse de algo tan complejo como todo un proyecto de ingeniería. Sus múltiples funciones le permiten encargarse de todos los aspectos que necesites con gran fiabilidad y a un coste muy razonable.
Documanager te permite ahorrar tiempo, liberar espacio en tu oficina y ganar en productividad al ofrecer un espacio donde alojar todos los archivos necesarios. Es un gestor documental inteligente, lo que significa que se adapta expresamente a las necesidades concretas de tu proyecto, ajustando sus utilidades para no dar servicios superfluos que nunca vayas a utilizar. De esta manera evitas distracciones y posibles confusiones a la vez que reduces el precio.
Además, si ya has empezado a trabajar de forma digital, no tendrás ningún problema de adaptación, puesto que es compatible con cualquier ERP o CRM. Y si tus documentos están aún en papel, no te preocupes: Docunecta se encarga de su recogida, digitalización, indexación y custodia garantizando al 100% su seguridad.
¿Quieres conocer con detalle cómo puede Documanager ayudar a que la gestión documental de tus proyectos de ingeniería sea más eficiente? ¡Consúltanos! Estaremos encantados de resolver cualquier duda que te pudiera surgir.