Un aspecto crucial para que tu empresa funcione bien es la organización de las tareas.
En su actividad cotidiana hay muchos procesos que se deben completar si quieres que el producto que fabricas o que el servicio que ofreces salga adelante cumpliendo con las expectativas de tus clientes. Que todo tenga orden y funcione según lo previsto es la mejor, y casi la única, manera de que el rendimiento sea satisfactorio y obtengas beneficios.
Para conseguirlo, debes establecer alguna metodología que permita tener una coordinación adecuada entre todo el personal implicado en cada parte de la actividad productiva.
Hay varias técnicas destinadas a este fin; nosotros hoy te sugerimos que funciones mediante flujos de trabajo o workflows, porque, aplicados correctamente, son una de las maneras más fiables y eficaces para conseguir resultados excelentes.
¿No habías oído hablar nunca de los flujos de trabajo? ¡No te preocupes! En las próximas líneas te explicamos detalladamente qué son, cómo puedes implementarlos y de qué manera te van a beneficiar. ¡No te lo pierdas!
La definición más habitual de workflow es la que lo considera la automatización de los procesos de trabajo que desarrolla una empresa en su día a día, de tal forma que tanto las tareas que deben realizarse como la información necesaria pasan de un trabajador a otro siguiendo una jerarquía determinada y unas reglas o patrones establecidos con anterioridad.
En definitiva, mediante un flujo de trabajo se conecta a todos los empleados de la empresa con todos los procesos de negocio relacionados con ella, estableciendo un orden.
Hay que tener en cuenta que un flujo de trabajo puede ser global, afectando a la empresa en su conjunto, o bien parcial, refiriéndose de forma específica a alguna parte concreta de tu operativa. Normalmente habrá un gran workflow general del que dependerán flujos secundarios para determinadas tareas.
Son importantes, además, dos matices:
Ambos detalles, especialmente el primero, son fundamentales para que el sistema de workflow funcione correctamente. Si una pieza se sale de su engranaje puede alterar el flujo entero y, potencialmente, causar que toda la estructura falle. Es un riesgo que puede evitarse fácilmente con una gestión adecuada y que, en cualquier caso, no supone una contrapartida significativa ante todos los beneficios que puede aportar a tu empresa.
Implementar un sistema de flujo de trabajo en tu empresa le aportará numerosas mejoras estructurales. Entre ellas podemos citar las siguientes:
Queda claro, por tanto, que establecer un workflow hará que tu empresa funcione mejor. Ahora lo que necesitas saber es qué tienes que hacer para ponerlo en marcha.
A la hora de instaurar un sistema de flujos de trabajo en tu compañía, conviene que sigas esta secuencia para asegurarte de que tienes éxito:
Deberás repetir el proceso hasta que el resultado sea plenamente satisfactorio.
Como hemos visto, un workflow puede aplicarse tanto al conjunto de operaciones de una empresa como a un área específica. Con ánimo de simplificar, te planteamos un par de casos del segundo tipo.
Los flujos de trabajo se pueden aplicar a todo tipo de áreas, pero en la mayoría de ellas te encontrarás con un punto común: se generarán muchos documentos. Comunicaciones con el cliente, circulares internas, facturas, recibos, tasas, trámites legales, son una inmensa cantidad de papeles.
Implantar un sistema de workflow en este ámbito te facilitará mucho la vida, porque la organización automatizada de la documentación te hará ahorrar tiempo y te evitará el trabajo que supone encargarte de la tarea a mano. Por suerte, existen sistemas de gestión documental para empresas, como el de Docunecta, preparados específicamente para tal fin.
Un flujo de trabajo optimizado en el ámbito de la documentación, a través de un software especializado y adaptado a las características de tu empresa, te permitirá acceder sin dificultad y con total seguridad a cualquier material que te haga falta en todo momento. Esta herramienta auxiliar se convertirá en fundamental para que tu compañía sea más productiva, al permitir, entre otras cosas, que los distintos procesos se unifiquen teniendo acceso a la misma información.
¿Quieres saber cómo puede contribuir un sistema de gestión documental a que tu empresa funcione mejor? ¡Consúltanos y te daremos todos los detalles!